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総務の仕事内容・総務の仕事の大変なところ・目標設定

初回公開日:2017年01月30日

更新日:2020年06月05日

記載されている内容は2017年01月30日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

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職種研究

「総務」ってどんな仕事?本稿では意外と知らなかった総務のお仕事について、内容や特徴、やりがいをご紹介しています。また、総務の仕事ができない・苦手な場合の対処法やおすすめの資格についてもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

総務として働いていくなかで、苦手だと感じてしまったときの対処法はあるのでしょうか。総務の仕事が苦手だと感じた時は、まず、幅広い業務内容の中で自分が苦手だと感じる業務をピックアップしましょう。 総務の仕事に疑問を感じ、今よりキャリアアップしたいと考えているなら、転職エージェントに相談してみることをおすすめします。転職のプロが経験やスキルを考慮し、あなたに合う求人を紹介してくれるでしょう。

電話対応

総務の業務の中で多いのが電話対応です。電話が苦手だという人は多いですが、そもそもなぜ苦手なのでしょうか?なぜかよくわからないのに、「電話が苦手だ」という人はたくさんいます。この場合はただ単に電話に慣れていないため、苦手意識があるだけ、と考えられます。特に最近ではメールやSNS、LINEなど、さまざまなコミュニケーションツールの普及により、電話をかけなくても相手と連絡がとれるようになりました。これらのツールは電話よりも気軽に連絡できるため、電話を掛ける機会が減り、結果として電話に不慣れな人が増えたといえます。 では、そんな電話対応の対処法を三つご紹介します。 まず一つ目は電話対応に慣れるということです。とてもシンプルですが、極度に緊張してしまうのは電話の対応の経験が少ないから。最初からどんな仕事も簡単にこなせる人は少ないです。まずは最初の勇気をもって、回数を重ねていきましょう。 二つ目は、「必ず復唱をする」という点と「必ずメモを取る」という2点です。慣れない電話対応をしていると、緊張のあまりミスをしてしまいます。伝言の伝え間違えや日程の調整ミスといったミスの積み重ねをすることがないよう、最初からこの二点を徹底しておけば、安心です。復唱をすることで、自分の中で情報もきちんと整理できます。「必ず復唱をする」「必ずメモを取る」という二点は必ずクセづけるよう心がけましょう。 そして三つ目は、「上司や先輩から適切なアドバイスをもらう」ということです。電話対応中に突如として発生する判断を必要とする対応は、なかなかできるものではありません。そのため、経験のある先輩や上司に、今までどんなケースがあったのか、そしてそういったときはどのように対応したのか、ということを教えてもらい、自分の中で緊急対応のマニュアルを作っておきましょう。こういった対策をしておけば、いざというときも落ち着いて対応ができます。

来客対応

こちらも総務の主な仕事である来客対応。電話対応と同じく、社外の人とコミュニケーションをとるため、苦手と感じる人が多いのではないでしょうか。来客対応では、ちょっとした応対スキルで、お客様の受け取る印象が変わります。来客対応が苦手な人の中には、自分に自信が持てないという人が多いのが特徴です。そんな時は、まずなりたい自分をイメージしてヘアメイクや服装を変えてみましょう。なりたい自分に近づくことで、自分に自信を持つことができ、振る舞いが変わります。 また、自信がないとミスをする恐怖から声が小さくなり、話すスピードも速くなる傾向があります。相手が注意して聞かないと聞き取れないような声の大きさやトーン、スピードは、相手への配慮が足りず、不快感や不信感を与えてしまいます。人が心地よいと感じるのは、音階のドレミファソラシドの「ソ」の音だといわれています。そして、意識していつもより少し大きめの声でゆっくりと話してみましょう。これだけでだいぶ印象が変わります。 そして意外と自分では気づいていないポイントとして、「ダブルアクションをやめるようにする」というものがあります。ダブルアクションとは、二つの動作(アクション)を一緒にすることであり、これをやめると丁寧さが伝わります。来客対応という苦手な業務から早く逃れたいという気持ちが、無意識に行動にも出てしまい、動きが早く雑になりがちです。「いらっしゃいませ」と言ってからお辞儀をする、「ご案内いたします」と言ってアイコンタクトをとってから歩き始めるなど、多くの場面で使えるので、ぜひ気を付けてみましょう。

ファイリング

大量の書類をファイリングするのも総務の大事な仕事です。必要な時に必要な資料をぱっと取り出せるようにしておくと、探す手間も省けますし、あとから仕事もしやすいですよね。ファイリングのコツをご紹介するので、苦手な人はぜひ参考にしてみてくださいね。 まずは、後回しにせず、その都度ファイリングすることが大事です。すぐに書類がたまってしまう傾向があるのはちょっとルーズな人です。とりあえず机にしまっておこう、あとでまとめてファイリングしようと放置した結果、どれが何の書類化分からなくなってしまったりすることがありませんか?面倒だと思わず、その都度きちんとファイリングする癖をつけましょう。 また、必要なくなったものはすぐに処分するのも大事です。いらない書類やもう使わない書類がたまっていると無駄なスペースを使っていることになりますし、書類を探す手間も増えてしまいます。きちんと必要なもの、使わないもの、今すぐには使わないけれどある程度の期間おいておかなければいかないものなど分類を決め、分類ごとにまとめるのも一つのポイントです。 様々な仕事をこなす総務だからこそ、オフィス内やデスク周りはキレイに整理整頓しておきたいですよね。

総務の仕事での目標設定

総務として目標設定をする場面でのコツと例をご紹介します。

備品経費の削減

まず、一つ目の例として、企業の中で総務がやるべきことは、日々の業務の効率化と業務削減が掲げられます。 企業の備品について一括管理も行う総務では、その備品の経費を削減をはかることができます。備品の仕入れ値の見直しをしましょう。まず、最近では安価でありながら、必要な備品を注文すると翌日には配送してくれるサービスもあるため、必要以上の備品の在庫を持つことはやめましょう。経費削減のために、効率的かつ経済的な仕組みを取り入れていいましょう。

福利厚生の見直し

二つ目の例として、福利厚生の見直しと削減が挙げられます。現在社員に提供されている福利厚生がどのくらい利用されているのか、企業で社員に提供されている福利厚生の年間・月間の利用者数を調査しましょう。そのうえでアンケートなどを取り、総務として現在社員が本当に必要としている福利厚生を提供できるようにしましょう。そして現状利用者の少ない福利厚生を廃止することで、福利厚生費用の削減につながります。

総務の仕事におすすめの資格

総務の業務内容は幅広く、さまざまな能力や資格が必要とされます。そのなかでも近年のトレンドからメジャーなものまで、おすすめの資格をご紹介します。

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