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総務の仕事内容・総務の仕事の大変なところ・目標設定

転職ノウハウ

「総務」ってどんな仕事?本稿では意外と知らなかった総務のお仕事について、内容や特徴、やりがいをご紹介しています。また、総務の仕事ができない・苦手な場合の対処法やおすすめの資格についてもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

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総務ってどんな仕事?仕事内容や特徴について知ろう

総務の仕事というと、みなさんはどのようなイメージをお持ちでしょうか?企業全体に関する業務全般を扱うといったざっくりとした仕事内容は知っていても、具体的にどんなことをしているのか具体的なイメージがわかない、という方も多いと思います。今回はそんな「総務」という仕事に着目して、総務の仕事内容や特徴、やりがい、あると便利な資格などについてご紹介します。 総務という仕事に興味がある方や、総務への就職や転職を考えている方はぜひ参考にしてみてくださいね。

総務という立ち位置

総務とは、企業という組織全体を円滑に動かしていくため、様々な業務を取り扱います。企業によって業務内容は様々ですが、担当領域がとても広いことが特徴です。企業によって担当領域に大きな違いが出ることもあるため、就職前、転職前にあらかじめその企業での総務の担当領域を調べておく必要があります。

総務の仕事内容

そんな総務の主な業務内容をご紹介します。担当領域がとても広い総務の業務内容の一例として、オフィスの備品管理やファイリング、来客対応、電話対応、社内行事の企画運営などが挙げられます。 また、会社を運営していくうえで欠かせない業務でありながらも、現在社内にその業務を担当する部署が存在しない、といった場合にも、総務がその業務を担当します。そのため、企業によっては人事や経理などを兼務することもあります。

総務の仕事に向いている人物像、やりがいや身につくスキル

総務の仕事に向いている人の特徴、どんなところにやりがいがあるのかについて説明します。

総務の仕事に向いているのはどんな人物なのか

総務に向いているのは、コミュニケーション能力や交渉力、情報収集力の高い人が向いているといえます。総務は来客対応や電話対応で社外の人と接する機会が多くあります。また、社内行事の企画運営をする場合には、社内の人とも接するなど、人と関わる場面が多いため、このような能力はとても大切といえます。 また、担当する業務の領域がとても広いため、臨機応変に対応することも求められるのが総務の仕事です。そのため、新しいことや初めて経験することにも好奇心やチャレンジ精神をもって積極的に取り組む姿勢も大事だといえます。一つの物事に特化するというよりも、様々な物事に幅広く取り組める人が向いているといえるでしょう。また、さまざまな業務を並行してとり行うことも多いため、優先順位をつけててきぱきこなす必要もあります。 業務のなかにはとてもこまごまとした雑多な業務も多いため、企業の中で目立ちたいという人よりも、目立たなくても人のために自らの力を発揮することに喜びを感じることが出来る人に向いている仕事であるといえます。

総務のやりがいや身につくスキル

では、そんな総務の仕事ではどんなやりがいがあり、どんなスキルを身につけることができるのでしょうか? 業務の担当領域が広い分、会社への貢献度が大きく、他の社員から感謝されることが多いのが総務の仕事です。墓の社員から感謝されることは大きなやりがいにつながりますよね。 身につけることができるスキルとしては、来客対応や電話対応の機会が多いことから、コミュニケーション能力のアップやビジネスマナーを学ぶことができます。また、数字やデータの管理をしたり、書類を作成することも多いため、ワードやエクセルなどのPCスキルも身につけることができます。 担当領域が広い分、様々な領域の専門的な知識を身につけることができるのは総務ならではの魅力ではないでしょうか。

総務の大変な点とは

では、総務の仕事で大変なこととはなんでしょう。上記で触れたように、総務は担当領域が広い分、大きなやりがいも感じられる仕事ですが、そのぶん覚えることが膨大にあります。慣れないうちはとても大変に感じることでしょう。また、企業の「何でも屋」ともいえる総務は、様々な仕事を並行してこなすため、繁忙な時期も多いです。しかし、営業はモノやサービスを売る営業のように、自らの仕事を通じて直接利益を生み出す仕事ではありません。 そのため、企業という組織を円滑に動かしていくうえで総務は必要不可欠な存在であるにも関わらず、周りの人からは「総務っていったい何の仕事をしているのかわからない」と思われるような地味な存在になりがちです。 また、企業と社外の人との窓口として、不採用の連絡や地域住民や消費者などからの苦情の対応をすることもあります。 苦情や厳しい意見をぶつけられた際、たとえ自分が間違ったことをしていなかったとしても、会社の代表として謝罪しなければいけない点は、総務の大変な点の一つといえるでしょう。 しかし、どんな仕事にも大変なことや辛いことはあります。それは総務の仕事も例外ではありません。大変な中にも目標を定め、やりがいを感じながら仕事をこなしていくことが自分のスキルアップにつながっていきます。

総務の仕事が苦手な場合の対処法

総務として働いていくなかで、苦手だと感じてしまったときの対処法はあるのでしょうか。総務の仕事が苦手だと感じた時は、まず、幅広い業務内容の中で自分が苦手だと感じる業務をピックアップしましょう。総務の業務内容の中で、主な業務の対処法を紹介します。

電話対応

総務の業務の中で多いのが電話対応です。電話が苦手だという人は多いですが、そもそもなぜ苦手なのでしょうか?なぜかよくわからないのに、「電話が苦手だ」という人はたくさんいます。この場合はただ単に電話に慣れていないため、苦手意識があるだけ、と考えられます。特に最近ではメールやSNS、LINEなど、さまざまなコミュニケーションツールの普及により、電話をかけなくても相手と連絡がとれるようになりました。これらのツールは電話よりも気軽に連絡できるため、電話を掛ける機会が減り、結果として電話に不慣れな人が増えたといえます。 では、そんな電話対応の対処法を三つご紹介します。 まず一つ目は電話対応に慣れるということです。とてもシンプルですが、極度に緊張してしまうのは電話の対応の経験が少ないから。最初からどんな仕事も簡単にこなせる人は少ないです。まずは最初の勇気をもって、回数を重ねていきましょう。 二つ目は、「必ず復唱をする」という点と「必ずメモを取る」という2点です。慣れない電話対応をしていると、緊張のあまりミスをしてしまいます。伝言の伝え間違えや日程の調整ミスといったミスの積み重ねををすることがないよう、最初からこの二点を徹底しておけば、安心です。復唱をすることで、自分の中で情報もきちんと整理できます。「必ず復唱をする」「必ずメモを取る」という二点は必ずクセづけるよう心がけましょう。 そして三つ目は、「上司や先輩から適切なアドバイスをもらう」ということです。電話対応中に突如として発生する判断を必要とする対応は、なかなかできるものではありません。そのため、経験のある先輩や上司に、今までどんなケースがあったのか、そしてそういったときはどのように対応したのか、ということを教えてもらい、自分の中で緊急対応のマニュアルを作っておきましょう。こういった対策をしておけば、いざというときも落ち着いて対応ができます。

来客対応

こちらも総務の主な仕事である来客対応。電話対応と同じく、社外の人とコミュニケーションをとるため、苦手と感じる人が多いのではないでしょうか。来客対応では、ちょっとした応対スキルで、お客様の受け取る印象が変わります。来客対応が苦手な人の中には、自分に自信が持てないという人が多いのが特徴です。そんな時は、まずなりたい自分をイメージしてヘアメイクや服装を変えてみましょう。なりたい自分に近づくことで、自分に自信を持つことができ、振る舞いが変わります。 また、自信がないとミスをする恐怖から声が小さくなり、話すスピードも速くなる傾向があります。相手が注意して聞かないと聞き取れないような声の大きさやトーン、スピードは、相手への配慮が足りず、不快感や不信感を与えてしまいます。人が心地よいと感じるのは、音階のドレミファソラシドの「ソ」の音だといわれています。そして、意識していつもより少し大きめの声でゆっくりと話してみましょう。これだけでだいぶ印象が変わります。 そして意外と自分では気づいていないポイントとして、「ダブルアクションをやめるようにする」というものがあります。ダブルアクションとは、二つの動作(アクション)を一緒にすることであり、これをやめると丁寧さが伝わります。来客対応という苦手な業務から早く逃れたいという気持ちが、無意識に行動にも出てしまい、動きが早く雑になりがちです。「いらっしゃいませ」と言ってからお辞儀をする、「ご案内いたします」と言ってアイコンタクトをとってから歩き始めるなど、多くの場面で使えるので、ぜひ気を付けてみましょう。

ファイリング

大量の書類をファイリングするのも総務の大事な仕事です。必要な時に必要な資料をぱっと取り出せるようにしておくと、探す手間も省けますし、あとから仕事もしやすいですよね。ファイリングのコツをご紹介するので、苦手な人はぜひ参考にしてみてくださいね。 まずは、後回しにせず、その都度ファイリングすることが大事です。すぐに書類がたまってしまう傾向があるのはちょっとルーズな人です。とりあえず机にしまっておこう、おとでまとめてファイリングしようと放置した結果、どれが何の書類化分からなくなってしまったりすることがありませんか?面倒だと思わず、その都度きちんとファイリングする癖をつけましょう。 また、必要なくなったものはすぐに処分するのも大事です。いらない書類やもう使わない書類がたまっていると無駄なスペースを使っていることになりますし、書類を探す手間も増えてしまいます。きちんと必要なもの、使わないもの、今すぐには使わないけれどある程度の期間おいておかなければいかないものなど分類を決め、分類ごとにまとめるのも一つのポイントです。 様々な仕事をこなす総務だからこそ、おふぇす内やデスク周りはキレイに整理整頓しておきたいですよね。

総務の仕事での目標設定

総務として目標設定をする場面でのコツと例をご紹介します。

備品経費の削減

まず、一つ目の例として、企業の中で総務がやるべきことは、日々の業務の効率化と業務削減が掲げられます。 企業の備品について一括管理も行う総務では、その備品の経費を削減をはかることができます。備品の仕入れ値の見直しをしましょう。まず、最近では安価でありながら、必要な備品を注文すると翌日には配送してくれるサービスもあるため、必要以上の備品の在庫を持つことはやめましょう。経費削減のために、効率的かつ経済的な仕組みを取り入れていいましょう。

福利厚生の見直し

二つ目の例として、福利厚生の見直しと削減が挙げられます。ぜんざい社員に提供されている福利厚生がどのくらい利用されているのか、企業で社員に提供されている福利厚生の年間・月間の利用者数を調査しましょう。そのうえでアンケートなどを取り、総務として現在社員が本当に必要としている福利厚生を提供できるようにしましょう。そして現状利用者の少ない福利厚生を廃止することで、福利厚生費用の削減につながります。

総務の仕事におすすめの資格

総務の業務内容は幅広く、さまざまな能力や資格が必要とされます。そのなかでも近年のトレンドからメジャーなものまで、おすすめの資格をご紹介します。

日商簿記

総務の仕事では、備品の管理や社員の賃金の管理、出張費などの清算など、お金の流れを把握する仕事が多くあります。このとき、簿記の知識は必須と言えます。簿記を学ぶことで、会社の経済活動の流れがよく理解できます。また、この流れが理解できたことで、他部署とのやりとりも円滑に行うことができます。 試験は年3回実施しており、3級、2級、1級でそれぞれ試験内容が異なります。一般的に扱う仕事内容から、2級を持っていれば役立つでしょう。

衛生管理者

オフィスで気持ち良く働くため、会社全体の風通しがよく、清潔で安全な環境を整えるのも総務の仕事内容の一つです。そんな心地よい職場環境を整えるために具体的な知識を得られるのが、衛生管理者の資格です。 衛生管理者の試験で問われるのは、照明や空調などが健康管理に最適な設定になっているかを管理する方法や、社員の健康管理を効果的に行う方法など、日々の仕事ですぐに活かせるものばかりです。正答率は6割以上で合格で難易度も低めであるため、総務として最初に狙う資格としてもおすすめできます。

マイナンバー実務検定(2級)

2016年1月から導入されたマイナンバー制度。まだ始まってから日も浅く、総務担当者であっても制度についての理解がなかなか十分でない人も多いようです。それだけに、マイナンバー制度について、しっかりとした知識を持っている人材の価値は高くなっています。 企業での活用を考えるのであれば、2級以上の取得がおすすめです。試験内容としては、知識を問うものが中心で、実技はありません。

メンタルヘルス・マネジメント検定

メンタルヘルス・マネジメント検定では、働く人たちの心の不調の未然防止と、活力ある職場づくりを目指して、職場内での役割に応じて必要なメンタルヘルスケアに関する知識や対処方法を習得できます。1996年に43.3万人であったうつ病患者が、2011年では95.8万人まで増加。そのうち半数は休職手続きを取っていています。そんな状況を改善するために、国政で「50人以上の事業所にはこの資格の保持者を1人以上置くこと」を義務付けました。 I~Ⅲ種まであるため、対象によって受験する種を選ぶことができます。

ビジネスキャリア検定(1級)

会社全体をマネジメントする立場ともいえる総務の仕事。また、管理職の立場にある人から相談を受けることもあります。そんな場面においてしっかりとした対応力を身につけるために役立つのが、ビジネスキャリア検定という資格です。2016年から、人事、人材開発、労務管理分野での出題が再開されたこともあり、総務担当者の間での注目度が高まっています。 論述形式での試験形式なので、学んだ知識をきちんと理解し、自分の言葉で答える必要があります。等級はBASIC級、3級、2級、1級とあり、部門長を狙う人には1級がおすすめです。

中小企業診断士(経営)

総務としてキャリアが長くなり、経営に携わる場面で効果的なコンサルティング力をの養うことができるのが中小企業診断士の資格です。国家資格であるため、企業からの評価も高い資格です。 しかし、合格率は例年20~30%とやや低めであるため、しっかりと取り組む必要があります。 試験形式はマークシート方式の一次試験と筆記の二次試験からなります。 難易度も高いため、総務としていずれは狙いたい資格と言えるでしょう。

総務の仕事についてのまとめ

本稿では総務の仕事についてさまざまな視点からご紹介しました。いかかでしたか? 企業の「何でも屋」である総務のお仕事に少しでも興味を持ったら、ぜひご自分でも調べてみてくださいね。 そして、これから総務の仕事に就きたい人、今総務として悩みや苦手な分野を抱えている人、いろんな人の参考になる記事になっていましたでしょうか? どんな仕事にも大変な面はあります。その大変さを乗り越えた先にやりがいを感じられるよう、頑張りましょう。

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