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事務職への転職理由と志望動機例・未経験/無資格/新卒でも転職可?

職種研究

事務職への転職は経験がない、資格をもっていない、新卒などの場合でも可能でしょうか?転職理由と志望動機例はどうすべきでしょうか?ここではそういった事の他、事務職は転職が難しい?かどうかや事務で転職する際のおすすめ資格やスキルについてもご紹介します。

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事務職への転職理由と志望動機例

転職での面接時には転職理由と志望動機の2点は必ず聞かれる質問です。面接担当者にとって、転職理由は前職を辞めた理由にもつながる質問です。前の職場で問題はなかったか?仕事の遂行はどうだったか?と行った、職場での振る舞いなどについて知ることができるかもしれません。 そして、志望動機は仕事に対する姿勢や働く上で重視することといった応募者考え方を理解する助けになります。また、最も大切な入社した後にどの様な働きをしてくれるか…といった、会社が成長していく為に必要不可欠なことを知ることができるのです。事務職に限らないことですが、面接の際に転職理由と志望動機例について話す際には前向きな姿勢が面接担当者に伝わることが一番大切です。

転職理由

事務職という職種を限定した転職をするわけですから、面接担当者にアピールする転職理由は いま自分ができることで入社後にどのように会社に貢献して行きたいかという前向きな理由を前面に出して話すことは重要です。 転職の理由は人それぞれです。給与や休日などの待遇面での悪さなどが原因で転職を考えると言う人もいれば、人間関係がうまくいかなかったから転職を考えたという人もいるでしょう。 また会社の経営悪化などにより、リストラにあってしまった、上司や同僚からのセクハラやパワハラなどに会い、やめざるを得なかったなど不可抗力な出来事が自由の場合もあるかもしれません。 しかしそれを一番の転職理由にあげてしまうのはおすすめできません。 印象が悪くなるばかりか、面接担当者が「あの人は本当に家の戦力になりたいのだろうか」そう考えてしまうかもしれないのです。もしかしたらそれは合否に直接影響を与えるかもしれないのです。 それよりも、これからの新しい職場で自分がどうしたいか、どのように会社と関わって貢献できるかと言う視点で見るようにしましょう。転職理由のマイナスな面を付け加えるとしても全体の1割から2割と言ったわずかな程度にしておいたほうが良い結果につながります。

志望動機

よく目にする志望動機として「会社の将来性を感じたのでこの職場で自分を成長させていきたいと思いました」 「教育制度がしっかりしている御社で 事務職としての経験を積んでいきたいと思います」どういった当たり障りのない回答を目にすることがあります。 しかしこれは相手の立場から見ると、勉強をするために会社に入るのではないか、見えてしまうかもしれないのです。企業が採用面接をする一番の目的は、採用した人に戦力になってもらって会社の業績をさらに伸ばしていくことです。 戦力として成長していくためには確かに教育を受けたり、勉強をすることは必要です。しかし、志望動機にはそれを全面に出すよりも、今現在の自分の経験やスキルで、会社に貢献できること自分なりに考えて述べる方がはるかに印象が良くなるのではないでしょうか。

事務職の種類

一口で事務職と言っても、 会社の中の業務内容により様々な事務職が存在します。 官公庁などに多い一般事務、営業職の多い会社や部署で見積もり作成や顧客へのアポイントなど、営業のサポートをする営業事務、総務であれば総合事務が、人事部であれば人事事務が、商社など輸出入に関する会社であれば貿易事務があります。 他にも法務部の法務事務、社長のスケジュール管理や資料作成などを行う秘書も事務職の一種と言えます。また職種によってもそれぞれの特徴ある事務職が存在します。 例えば医療系であれば診療報酬明細書などの入力を行う医療事務、 歯科医には歯科事務が 薬局には 調剤薬局事務が、介護職には介護事務が…といった様に各業種に応じて、専門知識の必要な事務職が存在します。

事務職の業務

会社内での事務職の業務としてはどんなものがあるでしょうか。昔の日本の会社では、コピーを取ったり来客者へお茶を出したり、取引先へ書類を届けたりといったことが事務職の仕事として見られることも多かったですね。 しかし今の時代では、そういった業務の他に、パソコンでの資料作り、メールやFAXなどでのお客様とのやり取りなど、関わる業務は多岐にわたります。特に10名や20名希望の支店や営業所などでは、事務担当が一人ということも珍しくありません。営業所内の備品の管理や新しく配属された新人への基本的な研修なども任されることがあります。

事務職に求められること

事務職に求められるスキルで大切なことは「周囲への気配りができること」「周りとのコミュニケーションが適切に素早く取れること」です。また先ほど述べたような小規模な営業所での事務職などでは、スケジュールの把握と管理するマネジメント能力のようなものも必要となってきます。

未経験・資格なし・新卒でも事務職への転職は可能?

たとえ経験がない、資格を持っていない、新卒からの就職であっても事務職への転職は不可能ではありません。 新卒であっても資格がなくてもそれぞれ経験してきたことやアピールできることがあるはずです。その特徴を活かして会社にどういった貢献ができるかを伝えることができれば良い結果へとつながります。 以下では注意点と志望動機例をあげて行きます。

未経験での転職場合

事務職が未経験であるという場合は、 前職での経験を活かすことができないか、また以前の職場でも事務職と関わることはあったはずです。その時に事務職に対して感じたことや改善した方が良いと思った ことがあれば、 アピールすることのひとつに加えてみましょう。 自分が応募したい会社の状況や 業界全体などについての知識ももっておくとよいでしょう。また、何か資格を持っていれば、それは全面に出すべきでし、たとえ持っていなくても「○○の資格について業務に役立つのではないかと思いただいま勉強中です」と面接しに入れるように少しでも勉強しておくことが大切です。

未経験の場合の志望動機例

転職では7年間ルート営業の業務を担当しておりました。新規営業のサポートを行う業務ででやりがいを感じておりました。仕事をする中で、車内業務のサポート業務をしている時が最も仕事がはかどると気付きました。 営業のサポート専任というスタンスで仕事を出来ないものか上司に話してみましたが、社内の業務体制が出来上がっていないとの返事で実現できませんでした。今回、御社で営業サポートの事務スタッフ募集していると聞き、自分の力が活かせるのではないかと思い、応募することに致しました。

資格がない転職の場合

資格を持っていない場合は、自分が事務職のどの様な所に魅かれたのか、今後の資格取得も含めて、どの様にキャリアを形作って行きたいかという事を面接担当者に伝えることが重要です。資格はまだ持っていないけれど、こういった勉強や努力をしていると示すことができると良いのではないでしょうか? また、もし社会へ出て数年での転職であれば、企業へのアピールポイントは増えます。 学校の卒業後にそれほど時間が経過していない人材は「第二新卒」と呼ばれており、柔軟な考えと基本的な社会経験を併せ持っていることで、まったくの新人よりも即戦力に近い存在としてみてもらえるのです。以下では第二新卒を例として志望動機例をあげてみます。

資格がない場合の志望動機例

大学を卒業して、2年間、営業の現場にで顧客サービスを担当しておりました。同じ営業部署の先輩社員の一人が営業事務をしており、折々で話しを聞く事ができました。私もその先輩には色々をサポートをして頂き、サポートや気配りをしてくれる事務職の大切さを肌で感じました。 入社2年目でしたが、転属願を出しましたが、営業事務の育成システムがないとの理由で転属は叶いませんでした。しかし、あきらめきれずにいた所、御社が新事業での営業サポートスタッフを募集していることを知り、新たな気持ちで仕事に取り組もうと決意し、応募を決心致しました。事務に関する資格はまだありませんが、只今日商簿記の3級の試験を受けようと勉強中です。

新卒の場合

新卒で事務職に応募する場合はどうしたら良いでしょうか?新卒は社会での経験がなく、年齢も若いという状況ですが、逆に言えばそれが最も大きなアピール点になります。会社側としては、社会人としてのマナーも含めて必要なことを教えて育て上げられるということができるからです。 しかし、他の新卒の応募者と差別化をはかるためにも、自分が学生時代に取り組んだこと、例えば、サークルや部での活動やアルバイトでの体験など、社会にでる上で役に立つことがないかを見直してみることが必要です。また、応募先の会社や業界についてあらかじめ研究をしておくのはもちろん必要ですし、時間が許すならば、事務に役立つ資格の勉強にチャレンジしてみるのも良いのではないでしょうか?

新卒の場合の志望動機例

学生時代には剣道部に所属しており、活動のスケジュールなどをパソコンで作成していました。また、授業の後は週に数回コンビニのアルバイトをしており、資材の発注を主にまかせられていました。どちらの経験も剣道部やコンビニを支える大切なことなんだと強く感じ、やりがいの気持ちをもったことを思い出します。 今回、御社の事務職を志望したのはこの体験が影響していると思います。今はまだ、社会経験もあまりない私ですが、仕事をしていく中で経験を積み、会社を支えられる様な人材へと成長できたらと考えております。就職するのあたっては日商簿記の4級を取得し、今は3級を目指して少しずつ勉強中です。御社の力になれる様にがんばって行きたいと思っています。

事務職が会社に貢献できること

事務職は周囲に気配りができることと周りとのコミュニケーションが適切にできることが大切です。その為には、周囲で起こることのスケジュールや内容について把握しておく必要があります。 経理事務であれば、決算や経費精算などの月次の処理の締め切りなどの日取りについて、営業事務であれば、個別の仕事の見積もり提出日や顧客とのやり取りが発生する場合は時によっては締め支払いのスケジュールも把握することが必要かもしれません。そうしたことで仕事の流れが明確になり、スムーズな管理が可能になります。 また、資格のレベルアップの為に知識を取得することでより専門性の高い事務処理にも対応できる様になります。それは結果として会社の売り上げや整腸に間接的に貢献することができるのです。

事務職は転職しやすい?

事務職は転職しやすい職種でしょうか?転職しやすいと言うと誰でも入社可能ととらえがちですが、そうではありません。コミュニケーションスキルや周囲への気配り、業種により資格のスキルアップも必要など仕事をする上で求められるスキルは決して低くありません。その意味では事務職は転職が難しい面もあると言えるでしょう。 しかし、志望する業界や応募先にについてしっかりとリサーチを行い、事前に必要な資格の取得にも励みレベルアップを心がけているならば、転職を実現するのは難しくないとも言えるのです。自分が事務職としてどの業界で働いて行きたいのか、方向性をしっかりと決めることが転職を成功させるために必要なことです。

事務へ転職する際のおすすめ資格やスキル

事務職への転職を成功させる為にも、できれば仕事で活用できる資格を持っておきたいものです。事務全般に通用する資格としては、パソコン関係の資格があれば心強いですね。業務のほとんどにはパソコンでの処理が必要になるのが今の職場環境ですので、MOSや日商PC、ITパスポートなどの資格は取得を目指したいものです。

業界により様々な知識が必要

志望する事務職が専門性があればある程、業界に特化した知識や資格が役に立ちます。 経理事務には日商簿記検定や簿記能力検定試験といった資格が、医療事務には医療事務技能審査試験(メディカルクラーク)などが特に必要になってきます。 また、海外の企業との取引や従業員に海外のスタッフが加わるなど、外国語が必要な場面が出てくる可能性もあります。TOEICや実用英語技能検定と言った語学に関する資格も余裕があれば手に入れておきたいですね。

日商簿記検定

事務職として取得したい資格の一つとしてこの日商簿記検定があります。日本商工会議所の行うこの資格は経理だけではく人事や総務、営業事務といった分野にも活用が可能です。 難易度別に1級から4級までの段階があり、簿記の入門として始める4級、会計や原価計算などの知識についても取得する1級など、取得する知識は幅広く、1級の資格をとることで、経営の管理や分析を行う知識を得ることができます。

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)はオフィスで使用することの多い、ワード・エクセル・パワーポイントなど企業であるマイクロソフト社の実施している資格です。民間の資格ですが、世界各国で試験が実施されており、国際的に通用する資格と言えるでしょう。各ソフトの操作方法の取得に重点をおいた資格になっています。

日商PC検定

日商 PC検定はエクセルやワードなどを用いた文書の作成に重点をエクセルなどを使用したオフィスでの文書作成についての資格です。MOSと比べて、実際の文書を作ることを念頭にしていますので、社会経験の少ない人などにはこの資格は実践的なものと言えます。

実用英語技能検定

学生の内から取り組む人も多い英検をよばれるこの資格は日本の英語の資格試験では最も長く行われています。その為、知名度が高く準1級や1級など上位の資格を取得するにしたがって評価も高くなります。

TOEIC

世界150カ国以上で実施されている英語検定であるのがこのTOEICです。試験の結果が合否ではなく、10点から990点までのスコアで評価されるので、客観的に英語のスキルを判断する材料としてビジネスの場面で活用されることも多いです。

秘書検定

秘書の為の検定試験と思われることも少なくない秘書検定ですが、ビジネスで必要なマナーや言葉使い、立ち振る舞いなど、時に接客することも必要な事務にとり必要な資格の一つです。

ITパスポート

パソコンがオフィスでの必須ツールになり、今はインターネットを活用する事も増え提案す。コンピューターのシステムやネットワークなど、一歩踏み込んだ知識を持つ人はそう多くはありません。余裕があれば、それらの知識を学ぶことができるITパスポートも取得しておくと事務としての評価も上がるのではないでしょうか?

資格取得にはには支援制度も

資格を取得するには学校へ通うことでもできますが、テキストを利用して独学で勉強することや通信教育で学ぶこと可能です。また、資格首都に際しては国の実施する職業訓練や求職者支援制度、費用の一部補助など各種の支援が受けることも可能です。在職中や求職中でも申請が可能な制度がありますので、最寄りにハローワークへ相談してmると良いでしょう。

前向きな転職を目指そう

事務職には業種によって求められる知識がちがって来ます。事務職であっても営業職であっても転職活動を行う上で大切なのは、どういった業界でどの様にレベルアップして行きたいかを考えることです。そうすることで必要な資格、取得するスキルも絞り込むことができます。 新卒であれ、未経験であれ、それは共通したことです。しっかりと方向性をもって転職活動や準備をすすめて行くことで経験したことのない事務職への転職も道が開けてくるのではないでしょうか? ハローワークをはじめとした、国や行政の行っている支援サービスや補助、窓口での相談を活用することで、転職活動をよりスムーズに進めることができます。転職した後から事務職としてのキャリアアップが始まります。将来をしっかりと見据えて、希望の事務職への就職を目指して行きましょう。

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