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社内での経費削減アイデア・経費削減案の書き方・事務経費削減のコツ

経営

経費削減とはざっくり言われてもどうすればいいかわかりませんよね?経費削減は業務改善の初歩スキルです。すぐに実施でき、どの企業にとっても実践すれば成果を出しやすい経費削減にしっかり取り組み社内体制を強化していきましょう!具体的な経費削減事例も紹介しています。

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経費削減とは

経費削減とはざっくり言えば狭義の業務改善です。その対象は「物」であることが多く、人(人件費)や情報、プロセスはほとんど対象としません。また、削減対象は費用のことが多く、効率や品質はそれに見合ったものが選択されることが多くなっています。見方を変えれば、経費削減は業務改善の初歩スキル、範囲を絞った業務改善と言える。経費削減は失敗のリクスは少なく、すぐに実施できるため、どの企業にとっても実践すれば成果を出しやすくなっています。

経費削減の基本って?

全体的に管理しよう!

全体管理で経費削減するには3つの視点があります。 ①今あるモノを一度整理する②管理部署を明確にする③ルールを決める、の3つです。 それではその3つを詳しく説明していきます。

①今あるモノを一度整理する まず最初にやらなくてはいけないのは、今会社にある資産や備品を一度整理することです。いわゆる資産の棚卸です。棚卸を実施するには全社の協力が必要ですが、棚卸の必要性や目的(経費削減)を明確にして、各部署の管理者に協力を仰ぎ、必要な資料をしっかり用意すれば、意外と社員の協力は得やすくて、すぐに終わらせることができます。備品の洗い出しを行うことで、以下の内容を決める手がかりとなります。 •備品の重複有無、経費削減効果 •備品の種類と管理すべき部署の明確化 •各部署で引き続き管理するもの、全体で管理すべきもの

②管理部署を明確にする 備品、資産の棚卸が終わったら、ハサミやノリなどの備品は総務、システムのライセンスは情報システム部など、必要な資産・備品ごとに管理部署を明確にする必要があります。購入時に管理部署の稟議を仰ぐのはもちろんのこと、利用中の利用者の管理まで明確にすることで、購入の必要有無を明確にすることができます。その結果、購入する必要のない無駄な経費を削減ができます。

③ルールを決める 管理部署が決まったら管理部署と備品の内容ごとにルール、方針を決めます。備品の種類によっては、引き続き各部署で管理した方が利便性や効率が良いものがあるかもしれません。また、よく利用するもの、ある程度需要予測ができるものなら、発注回数を極力少なくし、発注個数を多くすることで割引交渉などで経費削減できるかもしれません。棚卸した備品をもとに、これらについてあなたの会社のルール、方針を決めます。単に重複備品を排除するだけでも経費削減効果があるが、ルールや方針を見直すことで更なる経費削減効果を生み出すこともできます。

社内で経費削減のアイデアを募集てみよう!

経費削減を検討する時、経費削減のアイデアを社員から募集する会社は多い。経費削減は企業に限らず家庭でも実施されることが多いため、多くの人が慣れ親しんでおり、また、経費削減はアイデア次第、専門知識不要と考えられることから、社員から何かアイデアが出るだろうと期待され、実施されるが実際はアイデアを出す社員が少ないのが現状です。

データ分析をしてみよう!

会社独自の無駄な経費を見つけるには、実際に使われている経費データを分析するのが最も確実である。

①経費削減の対象を見つける場合 少なくとも1年分のデータを調査・分析するのが良いです。理由としては •その月たまたま発生した・しなかった偶発性を見逃さない •季節変動、1年に1度などのイベントを見逃さない •データ活用時、時系列でデータ分析できる

②商品名を切り口に財務会計処理をしている企業 全ての費用を会計システムに登録しているため、1年分のデータを収集することは容易と思われるかもしれません。しかし、経費削減に必要なデータは財務会計の勘定科目でなく、財務会計よりも更に詳細な商品はサービス単位の名称が良いです。例えば旅費交通費という勘定科目では、その金額が妥当か、無駄遣いかを知ることはできないが、飛行機運賃(JAL:東京→大阪)と記載していれば、その金額が妥当か、無駄遣いかを簡単に判断することができます。管理会計を導入している企業なら、それらのデータを活用できるかもしれません。

③その他分析に必要な項目 上記以外に経費削減の分析に最低限必要と思われる項目は、•購入者•購入日付•利用部署•利用者•商品分類(勘定科目)•金額•その他です。 下記以外にもこんな切り口があれば、と思うものがあればどんどん付け加えると良いです。また、一つの経費について、大きな切り口(分類)と小さな切り口(詳細)に分けることでより一層分析しやすくなる。

④全てのデータをExcelファイルにまとめる 少々面倒ではあるが、上記のデータを全てExcelファイルに記入しましょう。会社の規模にもよりますが、従業員数が100人以上になるとおそらく数千件を超すデータになることでしょう。経費申請システムや支払い申請システムを利用している会社なら、情報システム部に依頼すれば、データベースから簡単にデータを取得できると思います。

経費削減アイデアの出し方って?

経費削減を専門で実施する

プロの経費削減コンサルタントに依頼したり、社内でプロジェクト体制を敷いて実施するとアイデアが出やすいです。プロの経費削減コンサルタントはアイデアそのものを売りとした商売であり、かつ、同業他社の事例も豊富なため、あなたの会社の実情にあった経費削減アイデアを複数提案してくれます。料金は実際に削減できた金額が年間経費の半額の場合が多く、一時的に支出が増えるものの、1年で考えると損をすることはありません。調査、実行計画作成、契約変更など全てプロのコンサルタントが実施してくれるので、社員の負担も少なく、利用企業の評判も良い。他の方法は社内でプロジェト体制を敷いてもうまくいくことが多いです。経費削減の調査に十分な時間を取れるため、ある程度のスキルがある人なら、成功する。社内プロジェクトの場合、汎用的な経費削減アイデアよりも、あなたの会社特有の問題点を多く見つけることができます。

効果を具体的にする

電気のスイッチの横に、「節電のため電気を消しましょう」と書いてもうまくいきません。「電気を消すと毎月10,000円削減できます。頑張りましょう。」だとうまくいく。理由は効果が明確、かつ、具体的だからです。また、先月は「10,000円削減できました。今月も頑張りましょう。」なども具体的成果が見えて効果的です。自分の頑張りを認められている、やってない人は自分もやらないとという気持ちになるからです。統計を取り、グラフなどで表示すればより一層やる気が出るでしょう。

単位を細分化し、目標を決める

例えば、全部署に経費削減目標10%を指示しましょう。経費削減のアイデアを出して下さい、では出なかったアイデアが、目標を決め各部署単位で実施させることで具体的な行動に移されます。情報システム部はレンタルサーバーの利用状況を調べて、契約を見直したり、経理部は経理ソフトのライセンスが当初の想定より利用されてないことから、ライセンスの減額を訴えます。営業は高速道路の利用について、営業部独自の規定を設けます。「経費削減のアイデアを出して下さい」という業務指示では他人事だったとしても、自部署のこと、まして目標が明確になるといろいろアイデアが出てきます。また、似た方法に部署毎、店舗毎に競争させるなども効果があります。このやり方では、全社を横断した経費削減効果は出にくいが、各部署固有の経費削減に効果があります。

経費削減案の書き方とは

会社として、又は部署として経費削減に取り組もうとする場合、まずは経費削減のための提案書を作って上司などに承認をとる必要が出てきます。ただ、営業の企画書とは違い、経費削減の提案書には独特のポイントがあります。そこで今回は、上司に認めてもらうための適切な提案書の作り方、そして上司の説得の仕方について解説したいと思います。

経費削減の提案書

経費削減の提案書には「何を」書けば良いのか上司に認めてもらえるレベルの提案書を作成するにあたっては、最低限次の項目について記載する必要があります。

その1:経費削減の目的 経費削減はもちろんそれ自体が目的でもありますが、そもそもなぜ今会社や部署をあげて経費削減に取り組む必要があるのか、その目的を簡潔に記載する必要があります。これが上司に伝わらなければ、たとえ承認が得られたとしても全社員にその重要性が伝わりません。そのため経費削減の目的は、経費削減を推進する上で、と手も重要になります。「経費が多いです!減らしましょう!!」だけではダメなのです。

その2:具体的な数値目標 いつまでに、どの程度の削減を目標とするのかについて記載する必要があります。これも、先ほどの目的が明確でないと、目標設定の根拠が曖昧になります。まずは目的をしっかりと記載した上で、その目的を達成するために必要な数値目標を設定しましょう。計算根拠まで示せればよりベターです。

その3:経費削減が可能と考えられる項目 経費削減を提案するからには、事前にある程度の社内調査を行い、現状から削減可能と思われる項目を洗い出しておく必要があります。「経費削減と打ち出したはいいが、結局どこも削れるところはなかった」では済まされません。経費削減を会社の施策として行なう以上は、実現が可能だと上司に確信を持たせられるだけの判断材料が必要なのです。そして、その判断材料として、現状から削減が可能だと思われる項目をいくつか洗い出し、2の具体的な数値と合わせて記載しましょう。

効果的な上司へのアピール方法

その1:プレゼンテーション ただ提案書を提出しただけでは、上司その重要性が伝わらない可能性があります。そのため、その提案書の主旨に沿ったプレゼンテーションを行なうことも重要です。できればプロジェクターなどを用いて、具体的な数値目標とそれを達成できると確信づけられる根拠となる削減項目などを、図やグラフなどを用いて分かりやすく示すとより効果的でしょう。

実績を作っておく

基本的には提案→実施という流れが一般的ですが、より効果的なことが先に自分の周りだけで簡単にできるようなことを実践し、経費削減の実績を作っておくということです。これには多少の負担がかかりますが、すでに効果が試算ではなく実際の形として目に見えるのでアピール度合いとしてはばっちりです。上司の人が厳しめの方ならより効果的かもしれません。

経費削減のアイデア事例〜 事務(オフィス)の経費削減のコツ編

刷代何気なく印刷している書類の数々

印刷すればその書類の管理のための経費がかかります。ファイル代、コピー用紙代、印刷用インク代、それらを発注する人件費。そこで!印刷経費の削減方法として裏紙の再使用の徹底はもちろんのこと、プラスして下記の2つを実践するだけで、経費はグンと抑えられます。 ・社内の資料はモノクロ印刷にする ・プリンターの交換 ・印刷カウンター料金の交渉をして1枚当たりの単価を安くする (例)1か月の印刷枚数がモノクロ1万枚、フルカラー1万枚の企業の場合 印刷1枚モノクロ3円、フルカラー30円で上記の枚数とすると…1か月あたりの経費はなんと330,000円! ・フルカラー印刷を半分に削減(モノクロ1万5千枚、フルカラー5千枚)し、印刷コストがモノクロ1円フルカラー10円になれば…1か月あたりの経費は驚きの65,000円!!265,000円のコスト削減を行う事が出来ます。

光熱費電気、ガス、水道に関わる経費削減

光熱費電気、ガス、水道に関わる経費削減はその料金体系の仕組みを利用するのが最も簡単で効果的であるといえます。成功のポイントは社員が現状かかっている経費を正しく認識することに尽きますので、まず実際にかかっている経費を「見える化」して社員へ伝え、その上で料金プランの見直しや節電、節水を心がけるように注意喚起していきましょう。水道光熱費の節約は、家庭で習慣化している事も多いため、全社員が工夫することで少なからずも効果が上がります。クーラーを1~2度上げる、暖房を1~2度下げるだけでも電気代の大幅な削減になります。

OA機器OA機器で出来る経費削減

OA機器OA機器で出来る経費削減とは、保守契約の見直しによるメンテナンス経費削減や、液晶モニタの導入で電気コストを削減することが挙げられます。前者では、保守契約や技術料といった目に見えない経費であることから、本当にそんなに高い費用が必要かどうかを見直してみましょう。また、後者では、LED液晶に変えるだけで、電気代がブラウン管よりも約3分の1で済みます。最近では15インチの液晶でも1万円前後で購入できます。

経費削減のアイデア事例〜人権費にかかる経費削減のコツ編

時間業務をマニュアル化

時間業務をマニュアル化すると、たいていの業務は早く出来るようになります。それにより社員教育の時間や人件費を削減することが可能になります。しかし、だたマニュアル化しただけではマニュアルワーカーが増え、人がロボットのようになってしまいますので、個人の力、個性が発揮できる職場環境を作っていく工夫が必要になります。

交通費社員の移動にかかわる交通費

交通費社員の移動にかかわる交通費は、年間を通して考えると相当な金額になります。そこで、高速道路の会社が発行する法人向けETCカードを利用して、大幅なコストカットを目指しましょう。このカードを使えば、休日や深夜には特別に割引き料金できます。また、クレジット機能がついていないため、高速道路の利用以外には使えなく、利用明細の項目が高速道路料金のみになるため、経費の管理を簡略化できるのも魅力です。

通信費ビジネスの必需品ともいえる携帯電話と固定電話

これらの通信・通話料金は、交渉次第で下げる事の出来る分野でもありますので、上手にコストダウン出来れば、大幅な経費削減に繋がります。 ・法人向けの割引きサービスやプランを利用する。携帯電話の通話料金は各社様々な割引きやサービスがあり、一概に最適なコストダウン方法を得られません。年間割り引き、指定番号割引き、定額プランなどを組み合わせて、自社にとって最適な方法を見つけましょう。 ・支払い方法でコストダウンする最適な方法が見つかったら、今度はその支払い方法で経費を削減しましょう。クレジットカードの中には、携帯電話やPHSの通話料金の一部をキャッシュバックやポイント還元するものがありますので、それらを組み合わせることによってより多くのコストダウンが可能です。

今からできる企業の経費削減アイデア総まとめ【厳選50】

企業にとって経費削減は昔から大変重要なテーマであり、企業の利潤追求という目的が変わらない限りおそらく永遠のテーマであり続けると言えましょう。従って経費削減に「これで十分」というゴールはなく、時代や環境の変化に合わせて追求し続ける必要があります。とは言え、経費削減に対するアイデアがなければ経費削減に取り組みようもありません。そこで、様々な費用項目毎に厳選した50の経費削減アイデアをご紹介致しますので、ぜひ参考にして下さい。

事務経費、消耗品費、オフィス環境・家賃【事務経費、消耗品費】

1.社内書類は全て電子化をはかる。 2.社内サーバーを格安のクラウドサービスへの切り換える。 3.社内コピーは再生紙を使用し且つ両面印刷を徹底する。 4.カラーコピーは出来るだけ使用を避ける。 5.社内文書は白黒のトナーセーブモードを使用する。 6.トナーはリサイクル品を活用する。 7.社内コピーは裏紙も使用する。 8.オフィス消耗品は個別使用から保管箱設等に戻す共用使用に換える。 9.ネットバンキングを活用して手数料を節約する。 10.オフィス家具やPCは新古品や中古品を活用する。【オフィス環境・家賃】 11.社内設置のサーバーは格安のクラウドービスへ切り換える。 12.パソコンモニタは液晶に切り換える。 13.長期入居等を条件に賃料の値下げ交渉を行う。 14.より安価な場所・賃料のビル等へ引っ越す。 15.オフィス家具は新品ではなく中古品も活用する。 16.家具やパーティションの配置を見直し空間の無駄を排除し、オフィス面積の統合をはかる。

福利厚生費・研修教育費 旅費・出張費、交通費・通勤費【福利厚生費・研修教育費】

17.社内の親睦会ではネットの格安クーポンをフル活用する。 18.自社保有福利厚生施設を売却し福利厚生のアウトソーシングサービスを利用する。 19.集合研修をネット動画を活用して個別研修に切り換える。 【旅費・出張費】 20.法人クレカを作り、共同でのマイル蓄積と利用をはかる。 21.LCCを利用する。 22.出張には個人旅行対象のパッケージツアーも活用する。 23.旅費が高騰するハイシーズの出張は出来る限り避ける。 24.本支店間の出張による会議はネットTV会議に切り換える。 【交通費・通勤費】 25.タクシーチケット制は止めて都度精算か事前仮払い請求制度にする。 26.通勤費は半年分支給にする。 27.自転車やジョギング通勤を奨励する。

郵送費・通信費・広告費新聞図書費【郵送費・通信費・広告費】

28.電子化出来る郵便物は電子化しファイル転送サービスを利用して送る。 29.宅配物が多い場合は宅配業者と法人契約を結ぶ。 30.郵送でのDMをインターネットFAX通信で送信に切り換える。 31.固定電話回線をIP電話に切り換える。 32.携帯電話のキャリア契約は定期的なプラン見直しとキャリアの変更を行う。 33.社内への電話連絡はskypeやLINEの利用を徹底する。 34.スマホはキャリア通信ではなく出来る限り無線LANでデータ通信する。 【新聞図書費】 35.ペーパー新聞を止めてネットのニュース配信サービスを利用する。 36.コピー機等は長期保守契約を都度修理に切り換える。 37.必要な本は図書館で借りるようにする。 38.雑誌等はwebの無料購読サービスや電子版を活用する。

電気、ガス、水道等のエネルギー費 車両費【電気、ガス、水道等のエネルギー費】

39.使用状況によりガスや電気の契約プランを見直す。 40.エコ給湯器の導入をはかる。 41.照明をLEDに全て切り換える。 42.電気の使用状況が一目でわかるパネル等を設置する。 43.エアコンはフィルターをこま目に清掃する。 44.エアコン室外機に室外機用散水装置を設置する。 45.水質を問わない水を大量利用する工場等は井戸を掘削し地下水も利用する。 46.冷房は従来より+2度、暖房は-2度とする。 47.未使用時のパソコン電源は必ずオフにする。 【車両費】 48.ハイブリッド車や電気自動車へ切り換える。 49.プリペイドカード等を活用して燃料費を節約する。 50.自社車両の使用頻度が少ない場合はカーシェアリングを活用する。

インセンティブを与え、経費削減をしよう

アイデアを恒常的に募る以上、様々な経費削減のアイデアをご紹介してきましたが、ご紹介したアイデアを参考にして頂く以外に経費削減方法を捻り出す方法があります。それは自社で経費削減のアイデアを広く募ることです。但し「経費削減」がかけ声だけに終わっている企業も少なくありませんし、インセンティブがなければやはり良いアイデも生まれません。そこで大変優れた経費削減アイデアの提案者は表彰したり、報償を与えたりといったインセンティブを提供するコンテスト形式で行うことが良いと言えます。そうすればご紹介したアイデアに加え、自社ならではの状況にマッチした経費削減方法も加わってきますので、更なるコスト削減がはかりましょう。

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