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上司への退職の伝え方と例文|理由例・タイミング・メール例文

退職ノウハウ

円満に退職するポイントとして、上司への退職の伝え方をご紹介しています。トラブルにならずに退職するには、どのような伝え方で退職について話せばよいのでしょうか?おすすめの理由例や、退職の相談をする際のマナーなどをまとめました。

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辞めるなら円満に!上司への退職の伝え方について

転職や家庭の事情などで、退職を決意した時、難関となるのが「上司に、いつどのようにして退職を伝えるか」という点だと思います。 退職を伝えると、大抵の場合は、上司から引き止められます。 それを振り切って退職をしなければならないとなると、気まずく感じる方も多いでしょう。 退職をすれば、その企業の社員ではなくなりますが、またいつどのような形でその企業と関係を持つことになるか分かりません。 そのような可能性を考えると、円満な退職が理想とされ、引き止められた時に強く断ることができないという方も、少なくないと思います。 そこで今回は、円満に退職する為に覚えておきたい、「上司への退職の伝え方」のポイントをご紹介していきます。

円満な退職の伝え方【1】:退職の相談は、まずは上司に

早速、円満な退職をする為の、上司への伝え方のポイントをご紹介していきます。 退職を決意したら、その意思を会社に伝えますよね。その際、誰に伝えるのがベストなのでしょうか? 結論から言うと、退職の相談は、まずは直属の上司にするのがマナーと言われています。 例えば、上司を飛び越えて社長などに相談してしまうと、直属の上司は管理能力やマネジメント能力を疑われ、面子を潰されてしまいます。 上司に迷惑を掛けない為にも、退職の相談はまずは直属の上司に打ち明けるようにしましょう。

円満な退職の伝え方【2】:退職の話の前に、ワンクッション入れる

退職の話は、直属の上司に相談することをおすすめしましたが、円満な退職の為のポイントは、それだけではありません。 退職の伝え方のマナーとして、事前にアポを取っておいたり、ワンクッション入れたりするというポイントがあります。 業務時間中に、突然「仕事を辞めたいのですが…」などと伝えられても、人目もありますし、上司も困ってしまいますよね。 このように、アポもなしに突然退職の話を切り出すのは、NGな伝え方だと言えるでしょう。 まずは、「相談したいことがあり、お時間を頂きたいのですが…」「お話しがありますが、ご都合宜しい日時はいつですか?」などと、話し掛けたりメールを送ったりして、ワンクッション入れましょう。

円満な退職の伝え方【3】:退職の話は、必ず個室で行う

上司に、相談の機会をもらったからと言って、場所やタイミングを気にせずに退職の話をして良いというわけではありません。 円満な退職の伝え方として、「場所を選ばなければならない」というポイントもあります。 上司や会社側としては、退職の話というのは、なるべく他の部下や社員に聞かせたくないものです。 社内で変な噂がたってしまう危険性がありますし、職場のやる気にも影響を与える可能性もある為です。 上記のような理由から、退職の話をする際は、個室などの他人の目がない場所が良いと言われています。 できるだけ、直属の上司と2人きりの状況を作り、他人に聞かれない場所で退職の相談をするのが、伝え方のマナーなのです。

円満な退職の伝え方【4】:退職を伝えるベストなタイミング

上記では、退職の伝え方をご紹介しましたが、これらの手順で伝えるタイミングとしては、いつがベストなのでしょうか? 自分の都合に合わせて仕事を辞める権利は、誰にでもあるものなので、必要以上に気に病むことはありませんが、退職をするということは、自分のポジションに穴をあけるということです。 その分、人員が減ったり担当者が減ったりするので、職場や会社には負担をかけることとなります。 その負担を少しでも軽くすることを考えると、なるべく早めに退職について上司に伝え、後任や引継ぎを行った方が良いと言えるでしょう。 後任や引継ぎなど、業務に関する事情を考慮すると、退職を希望する日の1.5~3ヶ月前(※1)くらいには、退職の意思を会社に伝えた方が良いと言われています。 3ヶ月よりも前に退職について相談しても問題はありませんが、退職を伝えてから退職日までの期間が長いと、気まずい思いをする機会も増えてくるかもしれません。 そのような可能性も考えると、やはり最も早くて3ヶ月前くらい、遅くとも1.5ヶ月前くらいまでには、退職する意思があると相談するようにしましょう。

円満な退職をする為の退職理由例

上司に退職について相談すると、必ずと言って良い程尋ねられるのが、退職理由です。 退職理由によっては、会社側に退職を引き止める隙を作ってしまう可能性もある為、伝え方には慎重になった方が良いでしょう。 そこで、円満な退職の伝え方のポイントとして、おすすめの退職理由をご紹介していきます。

一身上の理由

上司に退職の理由を尋ねられたからと言って、全てを正直に話さなければならないわけではありません。 「一身上の理由で…」といった、曖昧な返答をすることも可能です。 しかし、あまりにも退職理由を話すのを拒むと、相手も「転職するのではないか」「何か言いづらい事情があるに違いない」などと、疑ってしまうかもしれません。 「一身上の理由により退職します」と言う時は、なるべく相手に不快感を与えない伝え方や言葉を選ぶようにしましょう。

体調の都合

また、退職理由で多いのが、体調不良や体調の都合です。 体調が悪い人のことを、無理矢理引き止めて働かせるというのは、企業側としてもなかなかやりづらいと思います。 その為、「引き止めづらい退職理由」としては、体調不良などが最も使いやすいでしょう。 しかし、体調の都合を退職理由とした場合、診断書や証拠の提出を求められる危険性も考えられます。 体調不良が本当であれば、病院の診断書や通院の記録を提出すれば良いだけのことですが、嘘の場合はバレてしまうことも。 このようなリスクから、体調不良を退職理由として使う場合は、伝え方や言葉の選び方を慎重に行う必要があります。

他にやりたい仕事がある

「別の業界で働きたい」「自分の人生について、見直したい」といった、ぼんやりとしているものの前向きな内容の理由は、トラブルに発展しにくい退職理由だと言われています。 現状への不満ではなく、別な道や今後の人生に対する前向きな気持ちによる退職理由は、ネガティブな印象を相手に与えにくいと考えられます。 それでいて、企業側ではどうすることもできない内容なので、妥協案や解決策を出しにくく、引き止めづらいものとなっています。 退職後、次の仕事が決まってないなら転職エージェントに相談することをおすすめします。転職エージェントなら、求人の紹介はもちろん条件の交渉まで行ってくれます。

退職に関するメールの送り方

退職の伝え方は、基本的には口頭です。 特に指示などがない場合は、上記でご紹介したように、なるべく個室で上司と2人だけで相談するようにしましょう。 メールで退職について切り出す場合は、アポイントを取る程度にしておくことをおすすめします。 「お話ししたいことがあるので、今度お時間を頂けますでしょうか?」 「相談したいことがあります」 など、退職について伝える為のアポイントに関しては、メールでやり取りしても問題ないでしょう。 しかし、本題である退職については、メールで打ち明けることはおすすめしません。 大切な話なので、特に相手から指定がない場合は、メールではなく口頭で伝えるようにしましょう。

円満な退職の鍵は、伝え方にあり!

いかがでしたでしょうか?今回は、「円満な退職」をテーマにして、円満に退職する為の伝え方のポイントや、おすすめの退職理由例などをご紹介しました。 退職をする権利は誰にでもあるものですが、円満に退職できるかどうかは、伝え方次第だと思います。 それには、会社側の事情も考慮し、退職日までのスケジュールをよく考えたり、退職について伝えるタイミングを読んだりすることが大切です。 また、退職までに引継ぎや後任をどうするのかといった、業務に関する部分でも、譲歩したり協力したりする必要があるでしょう。 退職を上司に伝える際のマナーを覚え、退職までの日々の過ごし方を工夫することで、円満な退職が実現しやすくなりますよ。 退職は人生を左右する大きな決断です。その後の転職に後悔しないためにも、あらゆる準備と対策を行いましょう。そして、一人での転職活動に限界を感じたら転職エージェントに相談してみましょう。

もっと良いところに就職しよう!

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