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請求書払いの払い方・請求書払いと領収書の取扱・払い忘れの対応方法

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この記事では、請求書払いの方法と請求書払い時の領収書の取り扱い方、請求書の払い忘れをしてしまった場合の対応方法について書いてあります。請求書支払いの請求書の書き方や支払われなかった側の対応も書いてあるので、双方の視点から請求書払いについて把握できます。

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請求書支払い、払い忘れのマナー

この記事では、請求書払いの方法と請求書払い時の領収書の取り扱い方、請求書の払い忘れをしてしまった場合の対応方法について書いてあります。請求書支払いの請求書の書き方や支払われなかった側の対応法も合わせて書いたので、双方の視点から請求書払いについて把握できます。 目次 ・「請求書払い」とは「料金後払い」のこと ・請求書払いできる対象者=支払いに関して信頼の置ける人物 ・請求書払いのメリット ・請求書と領収書の取り扱い ・請求書支払いの請求書の書き方 ・請求書支払書の発行方法 ・請求書支払書発行の注意点 ・支払われなかった場合の対応法 ・請求書の支払い忘れがあった時の対応 ・請求書の支払い忘れがあった時のお詫びのマナー

「請求書払い」とは「料金後払い」のこと

売主からの請求書がきてから買主が代金を支払うような場合に使われます。見積書ではなく、請求書(確定した金額)で後払いができる仕組みです。

請求書払いができる買い物

印刷会社さんに発注をかけた場合に多い様です。また、会社の飲み会など、大規模で行われた飲食料に対しても請求書払いができるお店もあります。大量の注文を何ヶ月、年にわたって注文する場合に便利に使えます。

請求書払いできる対象者=支払いに関して信頼の置ける人物

印刷会社さんのHPを見ているとこの様な表記があります。 A社「公共機関・施設官公庁のお客様」「学校法人様」「運輸・通信業または電気・ガス・水道・熱供給業の法人様」「一般企業 資本金1000万円以上の法人様」「当社の与信基準があります。」 B社「法人様または個人事業主様」「公共機関・施設、官公庁のお客様」「学校等の公共機関・施設のお客様」「当社の審査基準があります。」「新規お取引のお客様でも審査完了後初回よりご利用可能」 事業として働いていない個人には、請求書払いはできない様で、かつ対象者にも審査があります。

請求書払いのメリット

前払いにおける不安がなくなります。見積書でないので、請求額以外支払う必要がなくなります。締め日を自由に設定できる企業が多く、自社に合わせた支払いのタイミングで振り込むことができます。例えば印刷会社A社は「月々の締日、お支払日は、お客様が自由に設定可能」と明記しています。また、請求書以外の納品書・受領書・発注書等、書類のやり取りがないため、管理が手間が減り楽になります。

請求書と領収書の取り扱い

請求書は「○○代金として、○○円を支払ってください」のように、代金を要求する文書です。領収書は「○○代金として、○○円を受け取りました」というように、受け取りの証拠とするための文書です。領収書は現金での取り扱い時に主に発行されます。銀行振込で支払った場合は、預金通帳や振込控えが支払の証拠になるため、領収書は発行しないことが多いです。ですので、振込の場合は振込控えを保管しておき、現金の場合は領収書を保管します、どちらも7年間の保存が義務になっています。

請求書支払いの請求書の書き方

ご請求書 ○○株式会社さま □月□日 ご請求額○○○○円(消費税込み) 但し、お食事代として ○○日までにお支払いください お振込み先△△銀行△△支店(普通口座)口座番号○○○○口座名×××× 振込手数料はご負担くださいますよう宜しくお願い致します お店の住所及び電話番号、店名 店舗印

このように書きましょう。注意したい点は「消費税」「支払期限」「振込手数料」の3点です。「消費税」は含むのか含まないかを書きましょう。「支払期限」は「ご利用日の翌月末までに」「請求書到着後、7日以内に」など書いておきます。先方から依頼があった場合、対応できるか確認が必要です。もともとルールとして決めておくのも手だと思います。そうしなければ、いつ支払ってもらえるのかとヤキモキしますし、金銭面で経営にも影響が出てしまいます。「振込手数料」は支払う側が振込手数料を負担するのが一般的です。「振込手数料はご負担ください」をと書いておきましょう。

請求書支払書の発行方法

用紙は文房具店に売っているもので大丈夫です。複写式や入金確認のために半券式のように店舗側で控えが取れるものがいいでしょう。もしくはデータでのやり取りになれば、自分の手元にも残るようにデータを保管しておきます。送信した記録も保存しておきます。できるだけ早く、発行しましょう。利用日から一週間以内には相手先に届くようにします。

請求書支払書発行の注意点

請求する相手の会社、部署、役職、名前、会社の住所、連絡先、を確認し、請求先がそちらでいいか確認しておきましょう。その場で電話を入れたり、在籍の確認ができなければ、発行しない方が賢明です。もしくは、事前に連絡のない企業に対しては、請求書支払いを受け付けないのも詐欺を防ぐ手になります。経理宛に送る場合は、請求書の摘要欄に「○○部○○様ご利用分」と書き添えます。封筒には「請求書在中」と書いておきます。

支払われなかった場合の対応法

健全な商取り引きであれば、支払い期限までに入金がされますが、入金がない場合は請求書を再発行します。支払期限の明記と、「なお、本状と行き違いにお支払いを頂いた場合は何卒ご容赦下さい」などの行き違いの際のコメントを入れましょう。この後の期日までに支払いがない場合は、催促状や、督促状などのを送付します。 「督促状」催促状を送付したのにもかかわらず、支払いがなされない場合に、督促状を出します。法的手段にまで訴えるほどの金額ではない、これまでの取引がある場合「支払ってくれれば良い」という気持ちの場合に送ります。「内容証明書(内容証明郵便)」相手に届けられる文書の写しを郵便局が保管するので、代金の請求に関する法的な手続きを行なう時に、「この書面に書かれた内容が、間違いなく○月○日に相手に渡された内容である」と証明できます。「法的手続き」商品やサービスの対価を支払わない相手に対し、差し押さえや仮処分、その他の何らかの法的な手続きをとることになります。

請求書の支払い忘れがあった時:対応方法

うっかりしていて支払期限が過ぎてしまっている請求書がある場合には、すぐに先方にご連絡します。請求者につなげてもらい、支払ていない理由を説明し、何日までに支払える予定ですが、ご都合いかがでしょうか。と伺います。先方に合わせた期日で、支払います、支払えない場合は、支払えない理由と再度指定してもらった期日までにはいくら支払えるか伝えます。また今までの郵便物に再発行されて送られてきた請求書や催促状、督促状がないか確認しましょう。その期限内であれば、その請求書を元に振り込みます。期限が切れている場合は、先方にご連絡し、再発行のお願いをします。

請求書の支払い忘れがあった時:お詫びのマナー

連絡は電話がより良いのですが、電話番号が分からない等トラブルがあった場合は、詫び状を出しましょう。以下例文です。括弧内の選択肢は取捨選択しましょう。 平成-年-月-日(社名)株式会社(部署名)(役職)----- 様 株式会社 (自社名 屋号)(部署名) ----- 電話000-000-0000 ○日お支払い関するお詫びと支払猶予のお願い 急啓  平素は、格別のご愛顧をいたただき、厚くお礼申し上げます。 さて、-月-日付にてご請求(貴社請求番号000000)の(-月分売掛金のお支払い/入金)期日は、本来であれば(本日/明日/-日/-月末日)ではありますが、(未だ/実を申しますと/現時点で)お支払いに必要な(資金/現金)の(目処がたって/手配ができて)おりませんで、(支払い期限の延伸のお願いを申し上げた次第です/支払いが遅れてしまいますこと、予めお知らせいたしました)。 このような(事態/大失態/不始末)を招いてしまいましたこと、誠に(申し訳なく/面目次第もなく)、(心より/深く)お詫び申し上げます。 現在も一日も早くお支払いができますよう(ご支援いただける取引先の調整/銀行との協議を続けいて/力を尽くして)おりますので、今しばらく支払いをご猶予いただきたく、(伏して/ご配慮を賜りますよう)お願い申し上げます。(伏して/ご配慮を賜りますよう)お願い申し上げます。 取り急ぎ、お支払い遅延のお詫びと支払いご猶予のお願い(まで/を申し上げます)。 このような詫び状を出しましょう。

以上が、請求書支払いの方法、取り扱い、トラブルの対応方法でした。トラブルになってしまう前に、初期段階の確認と支払期日の管理をしっかり行いましょうね。

地味な仕事の連続。全然スキルが付かない。

ビジネスマナーを身につけて先方や上司に気を使い、誰でもできる事務処理を「ハイ」と引き受ける毎日。雑用や地味な仕事の連続で、本当にやりたい仕事をやらせてもらえないビジネスマンは多いです。 「ほかにやりたい仕事がある」「幅広い経験・知識を積みたい」という気持ちは、特に多い転職のきっかけになっています。転職はタイミングや時期の影響でも、有利・不利が大きく別れるので、転職予定がなくても「転職を考えること」「転職を知っておくこと」は重要です。 ほかの人の転職のきっかけ、ベストな転職タイミングが気になるかたは、下記の記事も合わせて読んでみてください。 ■記事タイトル 20代の転職成功方法|転職理由3つ・新卒入社3年以内の転職割合・20代の強み

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