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オフィスで使える書類整理術・引き出しを上手に整理する方法

更新日:2020年03月11日

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必要な資料を探すのに無駄な時間を費やしてしまったことはありませんか?書類整理は大切だと感じていても、日々の業務に追われて整理できない人も多いのでは?そこで今回は書類整理の利点を再確認し、書類整理できない理由・タイプ別に書類整理術、収納グッズを紹介します。

捨てられないタイプにおすすめの書類整理グッズ

2.まとめ方が分からないタイプ

要不要の判断はできるけれど、上手くまとめられていないと新しい資料をどこへしまってよいか分からず溜まっていくことになりかねませんね。 見た目がきれいでも保管できていないと必要な物をすぐに取り出し使うことができません。きれいに見えることに重点を置くのではなく、使い易いように片付けることがきれい継続への近道。まとめ方を工夫すると見た目だけでなく新しい書類も散らばらずに済むようになります。まとめる方法を4つ紹介しますので参考にしてください。 <進度別に分ける> 未処理、進行中、保存、保留、フローの5つのフォルダを作ります。 「未処理」にはこれから手掛ける予定案件の資料や書類を、「進行中」には現在手掛けている仕事の案件を、「保存」に締結・終了した案件を、「保留」にはどうしたらいいか分からない書類を「フロー」には処理したら他の部署へ渡す書類を入れます。 「進行中」フォルダは最新の物が一番手前に来るようにファイルしておくと確認しやすいです。「保存」フォルダは基本的に1ヶ月手元に残し、半年から2年分はロッカーで、それ以上経過したら処分するか段ボールへ移し倉庫へ移動します。「保留」フォルダーは、1週間・1ヶ月など期限を決めて見直し必要のないものは処分しましょう。そのまま貯めないようにすることがデスクをきれいに保つコツです。 <プロジェクトに分ける> 同時に多数のプロジェクトを抱えている場合は、プロジェクトごとに分ける方法があります。書類がプロジェクトごとに分かれていると会議等の際に持ち出しやすく過去の案件の検索も容易にできます。 複数の案件に対して参考する資料が重複している場合は、重複した資料をコピーしそれぞれの案件にファイルしておくと閲覧時に複数のファイルを開く必要が無くスマートに仕事ができますよ。 <職務で分ける> 日々の職務をおおざっぱに分けてファイルを作ります。例えば「営業」「顧客管理」「申請」などあまり細かくなりすぎない程度に分けましょう。ファイルには先に職務ごとのラベルをつけておき、書類を分けていくと簡単に整理できますよ。職務ごとに分かれているので、作業時にどのファイルを参照するかが分かりやすくなります。 <50音で分ける> 名刺や会社案内など検索することの多い内容は、50音で分けておくとよいでしょう。分ける際に、ラベルを用いると探しやすくなります。またパソコンのセキュリティーがしっかりできる環境であれば、紙ではなくスキャナーで読み取ってPDF化するなどデータ化して保存する方法もあります。

まとめて保管するのに便利な収納グッズ

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初回公開日:2017年01月23日

記載されている内容は2017年01月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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