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オフィスで使える書類整理術・引き出しを上手に整理する方法

初回公開日:2017年01月23日

更新日:2020年03月11日

記載されている内容は2017年01月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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必要な資料を探すのに無駄な時間を費やしてしまったことはありませんか?書類整理は大切だと感じていても、日々の業務に追われて整理できない人も多いのでは?そこで今回は書類整理の利点を再確認し、書類整理できない理由・タイプ別に書類整理術、収納グッズを紹介します。

書類整理の利点を再確認しよう

書類を整理するとどんないいことがあるのか、メリットを解説します。

書類整理の利点を再確認しよう
※画像はイメージです
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書類整理ができると仕事の効率が上がる

机上が物や書類で散らかっていると必要な物を取り出すのに時間がかかり、それだけで時間ロスになってしまいます。逆に書類整理ができていると探し出す時間を短縮することができ、必要な情報をすぐに確認することができるため効率よく気持ちよく仕事をすることができるのです。書類整理術を身につけて快適に仕事のできる環境を手に入れましょう。

たくさんモノがあれば満足感は得られますが、仕事で使う際には『探す』『選ぶ』作業が必要になる。この作業に時間を取られていると、実際に仕事をする時間はどんどん削られ、集中力も落ちていくのです

書類整理をすると頭の整理もできる

何から手をつけていいか分からないほど書類が溜まっている状態だと頭の中もゴチャゴチャになってしまいます。進行中、確認待ちや保留など、書類が整理できているだけで何を先にやるべきなのかがはっきりし、優先順位をつけることができるようになります。自然と仕事もはかどりますよね。

仕事が早い人、仕事ができる人は総じてこの書類整理が大変にうまいという特徴もあり、いかに自分流の書類整理方法を身に着けることができるかどうかが、業務に携わる時間の長さを決めます。 書類整理のコツは、まず優先順位や使用頻度の高いものと、 保存をしておくべきものとの区別をきちんと行うということです。

周りの評価が上がる

片付いたデスクでは自分も周りも気持ちよく仕事ができますよね。書類整理がしっかりできているので必要な物をすぐに用意することができ、仕事が早いと周りからの評価も上がること間違いなしです。

書類整理の基本は、整理→片付ける

整理とは、書類を要不要に分け必要書類だけをファイルすることです。片付けるとは、取り出し易いようにしまっておくこと。整理だけでも片付けるだけでも書類整理は上手くいきません。 整理で気をつけたいことは、いつの書類で最新の内容はどれかを把握しておくこと。片付けで気を付けたいことは、書類は横ではなく縦に収納すること。ラベルをつけて取り出し易くしておくことです。片付ける場所に引き出しを用いる場合は、使用頻度が高いものを手前にしまうようにしましょう。

片付かない、書類整理ができない5つのタイプ

片付かない、書類整理ができない5つのタイプ
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1.捨てられないタイプ

会社の書類となるといずれ必要になるかもしれないと捨てることができない人は多くいます。書類整理の第一歩は、必要な物と必要ない物を整理すること、不要な物を適切に処分し減らすことです。不要な書類も持っていると片付けられません。では要不要を判断するにはどうしたらよいのでしょうか。以下に基準になる考え方を示しますので参考にしてください。

・再度入手ができるか 処分してしまっても再度入手することができるかを考えます。もし再度入手することが容易な書類だった場合は、思い切って捨ててスッキリしましょう。 ・無くなっても困らないか 1年以上目を通していない教材や参考資料は、無くても困らない物です。その書類に書かれていることはすでにあなたの頭の中にインプットされていると考えてよいでしょう。後輩に譲ったり管理部門に戻したりして処分をしましょう。 ・いつの書類か 情報は日々変わっていますので、参考資料として配付された情報はすでに古い情報かもしれません。更新されたり変更・修正されたりした書類は区別しておかないと間違えの元になります。書類が更新・修正されている場合は、印をつけ、確認・参考の必要が無くなったらすぐに捨てましょう。 また1年以上前の資料は90%近くが再度使用することが無い物と言われています。業務内容にもよるので1年以上前の資料で必要ないと思う書類があるならよけておいて、まとめて上司の判断を仰ぐなどしてもよいでしょう。

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