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オフィスで使える書類整理術・引き出しを上手に整理する方法

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必要な資料を探すのに無駄な時間を費やしてしまったことはありませんか?書類整理は大切だと感じていても、日々の業務に追われて整理できない人も多いのでは?そこで今回は書類整理の利点を再確認し、書類整理できない理由・タイプ別に書類整理術、収納グッズを紹介します。

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書類整理の利点を再確認しよう

書類を整理するとどんないいことがあるのか、メリットを解説します。

書類整理ができると仕事の効率が上がる

机上が物や書類で散らかっていると必要な物を取り出すのに時間がかかり、それだけで時間をロスしてしまいます。逆に書類整理ができていると探し出す時間を短縮することができ、必要な情報をすぐに確認することができるため効率よく気持ちよく仕事をすることができるのです。書類整理術を身につけて快適に仕事のできる環境を手に入れましょう。

たくさんモノがあれば満足感は得られますが、仕事で使う際には『探す』『選ぶ』作業が必要になる。この作業に時間を取られていると、実際に仕事をする時間はどんどん削られ、集中力も落ちていくのです

書類整理をすると頭の整理もできる

何から手をつけていいか分からないほど書類が溜まっている状態だと頭の中もゴチャゴチャになってしまいます。進行中、確認待ち、保留など書類が整理できているだけで何を先にやるべきなのかがはっきりし優先順位をつけることができるようになります。自然と仕事もはかどりますよね。

仕事が早い人、仕事ができる人は総じてこの書類整理が大変にうまいという特徴もあり、いかに自分流の書類整理方法を身に着けることができるかどうかが、業務に携わる時間の長さを決めます。 書類整理のコツは、まず優先順位や使用頻度の高いものと、 保存をしておくべきものとの区別をきちんと行うということです。

周りの評価が上がる

片付いたデスクは自分も周りも気持ちよく仕事ができますよね。書類整理がしっかりできているので必要な物をすぐに用意することができ、仕事が早いと周りからの評価も上がること間違いなしです。

書類整理の基本は、整理→片付ける

書類整理の基本は、整理→片付ける

整理とは、書類を要不要に分け必要書類だけをファイルすることです。片付けるとは、取り出し易いようにしまっておくこと。整理だけでも片付けるだけでも書類整理は上手くいきません。 整理で気をつけたいことは、いつの書類で最新の内容はどれかを把握しておくこと。片付けで気を付けたいことは、書類は横ではなく縦に収納すること。ラベルをつけて取り出し易くしておくことです。片付ける場所に引き出しを用いる場合は、使用頻度が高いものを手前にしまうようにしましょう。

片付かない、書類整理ができない5つのタイプ

1.捨てられないタイプ

会社の書類となるといずれ必要になるかもしれないと捨てることができない人は多くいます。書類整理の第一歩は、必要な物と必要ない物を整理すること、不要な物を適切に処分し減らすことです。不要な書類も持っていると片付られません。では要不要を判断するにはどうしたらよいのでしょうか。以下に基準になる考え方を示しますので参考にしてください。

・再度入手ができるか 処分してしまっても再度入手することができるかを考えます。もし再度入手することが容易な書類だった場合は、思い切って捨ててスッキリしましょう。 ・無くなっても困らないか 1年以上目を通していない教材や参考資料は、無くても困らない物です。その書類に書かれていることはすでにあなたの頭の中にインプットされていると考えてよいでしょう。後輩に譲ったり管理部門に戻したりして処分をしましょう。 ・いつの書類か 情報は日々変わっていますので、参考資料として配付された情報はすでに古い情報かもしれません。更新されたり変更・修正されたりした書類は区別しておかないと間違えの元になります。書類が更新・修正されている場合は、印をつけておき確認・参考の必要が無くなったらすぐに捨てましょう。 また1年以上前の資料は90%近くが再度使用することが無い物と言われています。業務内容にもよるので1年以上前の資料で必要ないと思う書類があるならよけておいて、まとめて上司の判断を仰ぐなどしてもよいでしょう。

捨てられないタイプにおすすめの書類整理グッズ

2.まとめ方が分からないタイプ

要不要の判断はできるけれど、上手くまとめられていないと新しい資料をどこへしまってよいか分からず溜まっていくことになりかねませんね。 見た目がきれいでも保管できていないと必要な物をすぐに取り出し使うことができません。きれいに見えることに重点を置くのではなく、使い易いように片付けることがきれい継続への近道。まとめ方を工夫すると見た目だけでなく新しい書類も散らばらずに済むようになります。まとめる方法を4つ紹介しますので参考にしてください。 <進度別に分ける> 未処理、進行中、保存、保留、フローの5つのフォルダを作ります。 「未処理」にはこれから手掛ける予定案件の資料や書類を、「進行中」には現在手掛けている仕事の案件を、「保存」に締結・終了した案件を、「保留」にはどうしたらいいか分からない書類を「フロー」には処理したら他の部署へ渡す書類を入れます。 「進行中」フォルダは最新の物が一番手前に来るようにファイルしておくと確認しやすいです。「保存」フォルダは基本的に1ヶ月手元に残し、半年から2年分はロッカーで、それ以上経過したら処分するか段ボールへ移し倉庫へ移動します。「保留」フォルダーは、1週間・1ヶ月など期限を決めて見直し必要のないものは処分しましょう。そのまま貯めないようにすることがデスクをきれいに保つコツです。 <プロジェクトに分ける> 同時に多数のプロジェクトを抱えている場合は、プロジェクトごとに分ける方法があります。書類がプロジェクトごとに分かれていると会議等の際に持ち出しやすく過去の案件の検索も容易にできます。 複数の案件に対して参考する資料が重複している場合は、重複した資料をコピーしそれぞれの案件にファイルしておくと閲覧時に複数のファイルを開く必要が無くスマートに仕事ができますよ。 <職務で分ける> 日々の職務をおおざっぱに分けてファイルを作ります。例えば「営業」「顧客管理」「申請」などあまり細かくなりすぎない程度に分けましょう。ファイルには先に職務ごとのラベルをつけておき、書類を分けていくと簡単に整理できますよ。職務ごとに分かれているので、作業時にどのファイルを参照するかが分かりやすくなります。 <50音で分ける> 名刺や会社案内など検索することの多い内容は、50音で分けておくとよいでしょう。分ける際に、ラベルを用いると探しやすくなります。またパソコンのセキュリティーがしっかりできる環境であれば、紙ではなくスキャナーで読み取ってPDF化するなどデータ化して保存する方法もあります。

まとめて保管するのに便利な収納グッズ

不在時間が長いタイプ

外回りで忙しく不在時間が長い場合は、不在の時間帯に資料が山積みになっていくことも考えられます。不在時間が多い人はあらかじめ書類置き場を指定しておいて、書類を置いてくれる人にも分かりやすくラベルなどを貼っておくとよいでしょう。書類置き場を分類しておくと、帰社して書類処理をするときも分かりやすくなりますよ。

不在時間が長いタイプにおすすめな書類整理グッズ

時間が無いタイプ

職務に追われ時間が無い人は、まず大まかに分類したボックスを作り書類を分けておきましょう。分けた状態は保存した状態、そのままでは効率化にはつながりません。期限を決めて時間ができたときに整理しファイリングして初めて必要なときにすぐ取り出せる保管された状態にできます。デスク周りに分類ボックスだらけになる前に整理して保管された状態にしておきましょう。

時間が無い人におすすめの書類整理グッズ

書類整理を習慣にしよう!

書類整理の苦手な理由・タイプ別にポイントやおすすめグッズを紹介してきましたが、自分に合う方法は見つかりましたか? 書類整理は一見無意味のように思われるかもしれませんが、きちんとできていると考えも整理できますし何より気持ちよく仕事ができますよね。必要な物を必要なときにさっと取り出せるので仕事の効率化にもつながります。 捨てられない、時間が無いと諦めずに15分でもよいので毎日、書類整理する時間を作ってみましょう。

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