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【目的別】営業報告書の書き方・フォーマットと例文

営業

報告書といった類には様々なものがあります。同行報告書・訪問報告書と言った営業報告書的なものから会議や研修の報告書、そして売上報告などがあります。報告書を書くのが面倒と言う人も多いと思います。わかりやすく今後に生かせるような営業報告書についてまとめました。

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営業報告書の種類にはどんなものがあるのか

営業報告書と言ったものには沢山の種類があります。その日の仕事を振り返り、報告するためのものが「営業報告書」と言われるものです。 営業で外出した際の「同行報告書」や「訪問報告書」、会議や研修に出席した場合の「会議報告書」「研修報告書」、そして営業成績についての「売上報告書」など様々な種類の報告書があり、それぞれに目的が異なり、スタイルも変わってきます。

営業報告書の目的とは

こうした「営業報告書」と言われるようなものは何を目的に書くのでしょうか。あらためてその目的を考えると、自分自身の振り返りであったり、それを報告して連絡するためのものと言えます。 「営業報告書」を提出することで進捗状況や問題・課題について所属部署でシェアしたりすることができるようになります。 そこで、いろいろな種類の「営業報告書」の目的とスタイルをそれぞれにまとめてみます。

同行報告書・訪問報告書の目的とスタイル

まず、「同行報告書」「訪問報告書」の目的についてですが、営業として同行や訪問した際の振り返りと報告をするものです。最近ではパソコンでの報告書を入力するスタイルが多くなっています。 具体的にいつ、どこに、どんな目的で同行し、訪問したのかということやそこでの状況、取引先との打ち合わせやお客様のヒアリングなどの内容を詳細に書きます。 1件ずつどんな状況であったのかを報告します。また、そこでの課題も記載し、今後どう対応するかについても考えて記入するのがおすすめです。 上司への報告と自分の今後の取り組みなどについて書くことも大事と言えます。再訪予定ありや次はこんな準備をして訪問するなどの予定や今後はこうしたいという課題も書くといいでしょう。 今日の営業活動の評価をし、今後の計画に活かせるものにしたいのが「同行報告書」や「訪問報告書」です。

会議報告書の目的とスタイル

「会議報告書」は、誰がどんな発言をしたのかと言った会議での経過も必要です。会議の出席者の状況や協議内容、そして決定事項や保留で持ち越された事項、また、その会議に出席したことで自分がどんな思いを持ったかを報告します。 会議に出席していない人にもしっかり伝わり、共通理解してもらえるなるような報告書を作る必要があります。会議で決定したことはもちろんわかりやすく書きます。

研修報告書の目的とスタイル

「研修報告書」は、研修で自分が学んだことをしっかりまとめます。そこでの学びと課題をまとめます。 研修も社内、社外の研修と様々な場があると思いますが、社外の研修の場合はより内容がわかりやすく参加していない人にも有益になるように内容をまとめます。 研修におけるポイントを箇条書きし、簡潔にまとめることが必要です。そして、最後に自分の感想で結びます。また、この研修での学びをどう今後に活用するかも報告することが大事となります。

売上報告書の目的とスタイル

「売上報告書」は、具体的な数字上の報告をし、取引先名、売り上げ、利益などを列挙し、今後の業績の見込みなども書きます。 ご意見やクレーム、取引先での反応、反響についても詳しく書いておくと次の営業にも活かされますので役立ちます。

全ての営業報告書での振り返りを次に活かす形に

これまでご紹介した全ての営業報告書が報告を書いて振り返るとともに、次に活かされるようにすることが一番大事なことです。 報告することで上司や同僚と問題を共有し、そこから課題を見つけたり、これからの計画を練る材料にすることができる報告書にします。 こういうことがあって、問題があったが今後どうしていきたいという計画や思いを報告書には最後に綴っておくことが大事です。 自分での振り返りをしっかりして、それを見た上司や同僚も一緒に次につなげるようなものをシェアできるのが理想です。それをもとに一緒に考えたり、指示が出せるようなものにします。

営業報告書は面倒?

営業報告書を一日の終わりや会議や研修を終えて書くわけですが、結構面倒だと感じる人が多いのではないでしょうか。これを書くために頭を抱えているという人もいます。恐らくどんな営業報告書にするのかで悩んでしまうでしょう。 そんな時には読む側の立場を考えて簡単明瞭に書くのが一番です。あまり長い文章でダラダラと書かないで、定例のフォーマットを決めて項目ごとに書くようにすれば書きやすいと思います。

実際の営業報告書のフォーマットと報告する基準の設定

例えば、営業報告書のフォーマットを ・訪問日時 ・取引先・顧客名 ・先方の担当者名(連絡先名) ・訪問に至るアポイント状況 ・営業内容(紹介製品・サービス内容) ・営業上の感触 ・競合相手状況 ・課題 ・次回への取り組み などと表にして毎回同じフォーマットで書いていくのもおすすめです。 毎回同じフォーマットにすることで書く側も書きやすくなります。また、取引業者や顧客の比較検討が簡単にできますし、パッと見た時にどういう状況だったのかを判別できます。 そして、このように項目に分けて書くことでそれぞれの項目で取引先や顧客をきちんと客観的に評価したり、自分の営業を振り返る基準が生まれます。

報告項目を設定することでスマホやタブレットでも簡単報告書作成

営業報告書に時間が取られたり面倒だということですが、このように報告項目を最初に列挙しておくことで、スマホ、タブレットなどを使って外出先でもその都度報告することができれば時間短縮になります。 また、そうすることでリアルタイムで上司からの次の指示ができることもあり、同僚間で情報をシェアして活動することもできます。 そしてこれがデータとして過去の営業報告書として蓄積できれば、履歴がきちんと残っていつでも外出先から見れるようになれば嬉しいものです。

営業報告書の例文

営業報告書には、顧客ごとにカルテのような営業の履歴を取って顧客情報管理を行う方法もあります。

営業売上や粗利と言った業績の報告や評価を重要視するならば下記のようなフォーマットがおすすめです。数字上の評価がきちんとできる報告書となります。

会議報告書では下記のようなフォーマットで議題と会議内容、そして決定事項、保留や懸案事項、次回の予定などに分けて報告するとわかりやすくなります。

営業報告書のフォーマットをシステム化するのもおすすめ

営業報告書だけでも様々なスタイルのフォーマットの例文があります。会社ごとに必要な報告スタイルも異なると思いますので、ネットなどでフォーマットの見本を見ながら簡単でかつきちんと報告や評価ができるものを選んでみませんか。 それらを元に自社なりのフォーマットを作り上げてみるのもいいでしょう。また、システム的に入力できるようにすることでデータとしていつでも見ることができますのでおすすめです。

自由に営業報告書を書く場合はポイントを3つ程度に絞って

また、何らかの業務案件について営業報告書をまとめるようになどと言われた場合には、その業務についての経過と課題の報告をする必要があります。ポイントなどを簡単に3つ程度に絞ると書きやすくなります。 書き方の例としては、まず書く内容を沢山列挙してみてそれを大きく報告する内容ごとに3つ程度の内容に分けます。 もしくは大きくどんなことを報告しなければいけないのかを3つ程度のポイントに絞ってあらかじめ考えます。それに従って細かなことを報告していくという風に書いていきます。 最初にポイントがわかるように3つなどに絞るという事が大事で、上司や会議などで営業報告書を見る場合には簡単明瞭が一番です。しっかりポイントが整理されていることが大事と言えます。そこから業務の課題が見えてくることが重要です。

営業報告書は書く側も簡単、見る側もわかりやすくが鉄則

いかがでしたか。営業報告書を書くにあたっては何を目的に書くのかをまず念頭に置いて、どういう内容の振り返りなのかを考えて書くことが重要です。 そして報告と同時に次の課題や指示が生まれるようなものになることが必要です。上手な営業報告書が書けるようになればきっと営業成績も上がっていくようになるのではないでしょうか。 また営業報告書の蓄積が会社にとっても自分にとっても営業としての大切な財産になっていくはずです。

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