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できる営業マンの売上・訪問・アポ・案件のエクセル管理方法

初回公開日:2017年01月15日

更新日:2020年06月05日

記載されている内容は2017年01月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

営業

訪問・アポ・案件の管理から始まるビジネスモデルについて、営業管理の本質を述べ、エクセルを用いた営業の進捗・売上の管理方法を考察して「エクセルを用いたプロトタイプ」を設計し、営業管理ツールとして考えられるものを調べてみました。

営業管理の目的は売上高と営業利益の拡大

営業管理の目的は売上高と営業利益の拡大
※画像はイメージです
出典: https://unsplash.com

営業マンからは別稿で述べた営業日報が提出され、売上高や営業利益の数値は毎月経理部から上がってくるとします。営業管理の仕事は、これらのデータをもとにして、営業予算を立て、営業マンにその実行を命じ、その進捗を監督して、予算を守らせることであり、その過程で営業日報から、営業マンの訪問・アポ・案件の管理状況を吸い上げて参考にします。 どんな事業かによってもその考え方は変わります。もし固定顧客がいる場合には、スタートポイントは営業マンの定期訪問によって営業マンが抱える案件ごとの確度となります。

電話営業から始まるビジネスモデルの場合

もし、スタートポイントが電話営業のビジネスモデルを考えると、その進捗は、別稿の「営業成績を上げる方法」で述べたように、次のように発展します。本稿ではこのビジネスモデルについて説明します。 (1) 訪問件数(←紹介件数) (2) 見積件数(←交渉件数) (3) 販売件数→売上高、利益、売上高利益率 つまり、アポ取りから訪問につながって、商品を紹介し、相手の理解を得て、見積書を受け取ってもらい、それから販売交渉に発展して、受注・納品し、代金を受領するというビジネスモデルにおいて、販売予算はどのように立てたらよいでしょうか。

営業管理は営業日報から始まる

営業マンから提出される営業日報はアポ取り以降の訪問営業に関するものと考えます。電話営業で10本に1本は訪問を受けてもらえて、その中の5件に1件は見積書を受け取ってもらえて、さらにその中の5件に1件は受注に至る場合、250本の電話営業に対して25件が訪問営業、そのうち1件が受注となることになります。 そして、年間の売上目標が2400万円の場合、月間の売上目標は200万円であり、1件あたりの平均受注金額が50万円であるとすると、月4件の受注が必要です。この場合、月4件の受注のためには、月1000本の電話営業と月100件の訪問営業が必要です。そして、月1000本の電話営業のためには1日50本程度の電話営業が必要です。さらに、月4件の受注のためには、4件の受注訪問と、その5倍の20件の見積訪問が必要です。そうすると、訪問件数は100件の新規訪問、20件の見積訪問、4件の受注訪問が最低限必要であり、複数回訪問が必要な場合も考えると、営業日報には毎日5~6件程度の訪問が必要になります。 この訪問の進捗状況を見る唯一の方法が営業日報です。 営業マンの能力の際もあれば、体調や家族の都合もあり、この訪問件数の変動は大きく、商品の市場飽和の可能性や他社製品の動向によっては、自社新製品の開発の後押しも必要です。

営業日報データの集積

営業マンから提出される営業日報は、次のように変えた方が、営業マンは記入しやすいでしょう。

[用件]の列を[新規][再度][見積][再度][受注]に入れ替えて、「○」をパソコン上で入力し、その集計結果を、日付と所属・氏名の行に合計しておきます。この集計は、COUNTIF関数を使って記述します。 =COUNTIF(AA$10:AB$29,"○")

訪問件数の確認のためのグラフ作成(1) データの転記

上段の、太枠で囲ったセル範囲を、次のワークシートにコピーします。この操作を繰り返すと、下のような第2のワークシートの左半分ができあがります。

左半分は、営業日報を簡単に作ったので、2行分を1行に、2列分を1列に変換しなければなりません。この設定もエクセルの関数を使ってセルAK3に次のように記述し、他の列も同様に記述すればできますが、 =OFFSET($C$3,ROW(AK3)*2-6,COLUMN(AK3)-37) 若干むずかしいので詳細の説明は割愛します。また数値をすべて書き込むとみにくいので、この段階ではすべて同じ数値にしてあります。

訪問件数の確認のためのグラフ作成(2) 実際の訪問記録とグラフ作成

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