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履歴書をメール送信するときの正しいマナーと、メールの作り方

初回公開日:2016年10月31日

更新日:2020年08月14日

記載されている内容は2016年10月31日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メールマナー

メールはビジネスツールです。ビジネスで必ず使いますので、メールでの対応が正しくできるかできないかであなたのビジネスマナーがわかってしまうんです。メールマナー一つであなたの評価にも影響します。企業からあなたをぜひ採用したいと思わせるためにも、履歴書を送信するときの正しいマナーを学んでいきましょう。

履歴書作成ビジネスマナーとセキュリティ対策5ステップ

履歴書を添付したメールを本文も件名も無しに送信してしまうということがないように、手順を説明していきます。

ステップ①履歴書データを作成しましょう。

企業から手書きの履歴書をデータ化して送ってほしいといわれた場合はスキャナーなどを使ってデータ化して送ればいいのですが、それ以外は基本的にパソコンで作成して問題ありませんので、パソコンを使って履歴書データを作成していきましょう。

1.履歴書データを作成します。

まずは履歴書データを作成しますが、手書きだと市販の履歴書を買って手書きすればいいのですが、データ上だと、どうやって作るのかわかりませんよね。パソコンを使って作成するのですが、そんな時に便利なのが履歴書のテンプレートです。企業からのテンプレートやフォーマットの指定がなければ、インターネット上でテンプレートを探しダウンロードして使いましょう。履歴書データのテンプレートのファイル形式はWordかExcelを選択できますが、企業が指定する物があればそれに従いましょう。企業からの指定がなければご自身の使いやすい方を選んで問題ないでしょう。

2.入力していきましょう。

テンプレートをダウンロードできたら、入力していきます。紙面上の履歴書と同じように項目を埋めていけばいいんですよ。文字サイズとフォントは揃えて書いた方が見栄えもキレイで読みやすくて良いでしょう。

ステップ②履歴書のファイルを保存します。

ファイルの保存するときのファイル名は「ご自身の名前+日付」を入力して保存しましょう。人事担当者が受け取った時にファイルの管理をしやすくするためです。あと日付を入れておくことでご自身でも管理がしやすくなりますので、ファイル名を付けておきましょう。 企業からファイルの指定がなければここで、出来上がった履歴書データをPDFに変換しておきましょう。

【PDFとは】 印刷ページを見たままの状態で保存しているファイルの形式のことです。受け取った人事担当者が受け取った見たままの状態で印刷することができますので、人事担当者に手間をかけることがないわけですね。 【ファイル形式】 WordかExcelでと指示があった場合は、Wordのファイルの保存形式には「.docx」と「doc」がありますので、保存するときは必ず「.doc」にしましょう。Excelのファイルの保存形式には「.xlsx」と「.xls」がありますので、保存するときは必ず「.xls」にしましょう。使っているパソコンによっては「.doxs」「.xlsx」では開けないことがあり、どのパソコンでも開けるように拡張子は「.doc」「.xls」にして保存しましょう。

ステップ③セキュリティ対策・履歴書データにパスワードを付けましょう。

保存する際にパスワードを設定します。忘れないようにパスワードをメモ帳にメモしておきましょう。 なぜパスワードを付ける必要があるのか疑問に思われる方も多いでしょう。近年、会社内の顧客情報の漏えいや個人情報の漏えいをしてしまったというニュースが多く聞かれます。人材を選ぶ際にも非常に重要視されているのです。セキュリティ面でしっかり管理できる能力を持った人材なのかという点もしっかり見られているんです。

ステップ④履歴書データに添付する顔写真データを作りましょう。

履歴書のデータにも紙面の履歴書と同じように、顔写真を添付しなくてはいけません。履歴書用の物だとプリントして、糊で貼ることができますが、メールの場合は履歴書データ上に自分の顔写真データを組み込まないといけませんよね。そのためにはカメラで撮った写真をデータ化する作業が出てくるのです。

顔写真データを作る方法

以下の方法が主な方法です。 デジカメやスマホなどで撮影してパソコンにデータを転送して使う。 写真スタジオで撮影したデータをパソコン上に転送して使う。 顔写真のデータをパソコンに転送し、テンプレートの顔写真の枠に組み込みます、このときサイズを調整しなくてはいけません。一般的な履歴書用の証明写真のサイズが「横30mm×縦40mm」です。パソコン上の数値のピクセルに直すと「横354px×縦472px」になります。 修正ができたら顔写真データを履歴書データに添付します。添付方法ですがWordもExcelもどちらも共通の方法でできますので、手順通りに進めれば難しくはないでしょう。

履歴書に写真を挿入

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