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覚書の各項目の書き方・覚書の効力や役割・結ぶタイミング

初回公開日:2017年01月11日

更新日:2017年08月04日

記載されている内容は2017年01月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

書き方・例文

念書とはどんな効力や役割を持ち、どのような書き方をすれば良いのか知っていますか?あまり馴染みのない念書ですが、どのようなの効力や役割があり、念書を結タイミング、正しい書き方などざっくりとまとめました。念書を書く際の参考になれば幸いです。

念書(覚書)とは何?~念書は契約書と同じ

念書とは、簡単に言えば、「簡易の契約書」です。契約書と念書は、(少なくとも裁判・法律を前提とした場合には)違いはまったくありません。つまり、正しい書き方で書かれた念書は、法律の世界では契約書と同じ意味を持つ書類です。

そのため、念書の意味や使い方を理解するためには、契約書の持つ意味を理解することが必要になります。逆に言えば、契約書の持つ意味を把握できれば、少しだけ様式が違うだけで念書の持つ意味もわかることに なります。そこで、契約書の持つ意味を以下に紹介します。

念書の効力や役割=契約書の役割

上で述べましたように、念書は契約書と同じ意味を持っているので、以下では契約書の役割についてご説明していきます。契約書は、法律的な意味合いと一般的に考えられている意味合いがややずれてしまっている傾向があります。 つまり、契約書は、一度サインをしてしまえば、契約書の内容に反することは許されず、絶対に守らなければならないという、いわば「命令書」にようなイメージが強い傾向があります。実は、法律的には契約書は、証拠の一つという役割をもつ書類です。決して一度サインをしたら、100パーセントそのまま履行しなければならないという命令書のようなものではありません。

もし、契約書どおりに行動しなかったとした場合、契約の遂行(履行)を求める方が、契約書などを証拠として裁判所に、履行を求める裁判を起こさなければなりません。裁判の費用(印紙代など)は、裁判で負けたほうが負担しますが、裁判を提起する手間や司法書士、弁護士への費用は自己負担になります。   このように契約書の役割は証拠の一つという意味であり、それ以上でもそれ以下でもありません。念書の効力もまったく同じです。つまり、裁判における証拠の一つにすぎず、裁判を前提としない限り、単なる紙切れなので、正しい書き方がわからないなどとあまり重く考えすぎない方が良いです。 ただ、継続取引をするような場合に、契約書の内容を破れば、相手との信頼関係は崩れて以後の取引はしないことになるのが当然です。しかし、少なくとも、契約書や念書は、裁判を前提としない限りは単なる紙切れでしかありません。

念書=契約書の証拠としての効力

このように述べますと、念書・契約書を書く意味がないように感じられるかと思います。 しかし、裁判を前提とした場合には、念書・契約書は極めて強力な証拠となります。裁判において、契約書や念書のように、紙に書かれた証拠を書証(しょしょう)と言いますが、この書証は裁判において極めて高い信用力を持ちます。とりわけ、実印が押してある契約書を、相手の印鑑証明書とともに提出すれば、念書通りの事実があったと、相当高い可能性で認められることになります。このように、念書は裁判所の利用を前提とした場合にはとても有効なものとなります。

念書を結ぶタイミング

どんな時に、念書を結べば良いのでしょうか。大まかに説明します。

①取引量や取引金額が大きいとき

では、どういった場合に念書を書いてもらう(念書を結ぶ)のが良いかといいますといくつかのケースが考えられます。まず、第一に取引量や取引金額が大きいようなケースです。   取引量、取引金額が大きい場合には、仮に相手が約束を守らない場合には、念書・契約書を証拠として裁判を起こしてでも、契約を守ってもらわなければならないことになります。このような場合には、念書や契約書を作成することが良いと言えます。

②契約が継続する場合

次に、継続的に取引をするケースの場合には、契約書、念書を結ぶべきです。例えば、居酒屋さんが酒屋さんから継続的にお酒を仕入れる場合には、念書を結ぶべきです。 これから長年の取引上の付き合いになるような場合、水臭い感じがしてしまうかもしれませんが、「念のため」などと差し支えない言い回しで念書を結んでおくことが有効です。長年取引をしていけば、お店の景気や、相続などで、当初とは違った状況になることが、相当高い確率で予想できます。そのような場合に、当初の約束の証拠として、念書を作っておくことがトラブル防止や円滑な解決に役立つことになります。

③念書・契約書の作成が法律で義務付けられている場合

例えば、建設業者の方は、建設業法によって、契約書を作成することが義務付けられています。建設業法第19条は、「契約書」とありますが、念書と書いても、覚書と書いても、発注書と書いても、内容が同法18条に従っていれば問題がありません。その他、いわゆる金融商品(投資信託など)においても契約書は作成しなければなりません。  

念書に必要な項目と書き方、書き方の注意点

念書の正しい書き方を知っていますか? 念書を書く際は、必要な項目を正しい書き方で記入する必要があります。

①少なくとも必要な項目

さて、いざ念書をつくる場合には、その具体的な書き方を知っている必要があります。一般的な念書の書き方としては、以下のアからエまでの項目は必須です。    ア 関係当事者の住所氏名  イ 印鑑(可能な限り実印が望ましいです。印鑑証明書も受け取ると確実です)  ウ お互いで合意した内容  エ 日付   これらアからエまではどのような念書でも必須です。例えば、当事者の氏名住所がなければ、誰と誰とが約束をしたのかが不明確なままです。(第三者が勝手に作ったのだろう、という言い訳を許してしまいます) また、印鑑がなければ、一方が勝手に作ることができてしまいます。さらに、合意内容や日付がなければ、どういう約束なのか意味不明となりますし、日付によっては、時効(民法第167条)などの問題が生じます。このように上記アからエは必ず記入するのが一般的な書き方です。

②法律で必要とされている項目

例えば、先に挙げました建設業法では、工期や天災の場合の処理について。工事中の第三者の損害の処理についてなどを必ず取り決めることが必要です。このような法律で記載が義務付けられている場合には、当然、それを念書の内容にしなければなりません。法律などはよく確認し、規則に沿った書き方をしましょう。

③紙について

念書や契約書作成において、書き方に関連して意外に気にする方が多いのが、紙についてです。なにか上質な紙や特定の書式で書かなければならないと考えている方が少なくない状況です。 しかし、念書作成に当たって、何かしらの特定の品質の紙を使わなければならないという法律上のルールはありません。(なお、付言ですが、役所に提出する書面の場合には様式が決まっている場合があります)極端な話、ノートやミスコピーの裏面などであっても、念書としての証拠力はあります。   とはいえ、念書は相手があるものですから、最低限度失礼ではない紙で作成することが望ましいと言えます。念書の場合にはA4サイズの紙に記入するのが一般的な書き方です。

念書の書き方がわからない場合

以上述べてきましたように、念書は、法律的には契約書と同じ役割をします。そのため、「どのような書き方が正しいのか」と書き方に対して不安や疑問を持つ方もいます。 念書や契約書は、インターネットや文房具店の雛形を利用するのも簡易ですが、内容が複雑であったり、不安、疑問を感じる時には専門家に書き方を相談するに越したことはありません。契約書は、法律的には「事実証明に関する文書」といい、行政書士が専門です。(行政書士法第1条の2)   また、司法書士、弁護士も契約書は、事実上専門家です。というのは、司法書士は主に登記申請、弁護士は、訴訟(裁判)のため、契約書は毎日のように作成したり、目を通したりしているためです。念書の書き方がわからないといった場合には行政書士、司法書士、弁護士などに相談すると問題のない念書を作成してもらうことができます。

地味な仕事の連続。全然スキルが付かない。

ビジネスマナーを身につけて先方や上司に気を使い、誰でもできる事務処理を「ハイ」と引き受ける毎日。雑用や地味な仕事の連続で、本当にやりたい仕事をやらせてもらえないビジネスマンは多いです。 「ほかにやりたい仕事がある」「幅広い経験・知識を積みたい」という気持ちは、特に多い転職のきっかけになっています。転職はタイミングや時期の影響でも、有利・不利が大きく別れるので、転職予定がなくても「転職を考えること」「転職を知っておくこと」は重要です。 ほかの人の転職のきっかけや転職タイミングが気になるかたは、下記の記事も合わせて読んでみてください。 ■記事タイトル 20代の転職成功方法|転職理由3つ・新卒入社3年以内の転職割合・20代の強み

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