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会社宛てに様をつける?【様・御中・殿】の使い分け・メールと電話の敬称

更新日:2023年01月25日

メール・手紙

会社宛に資料や書類などを送る場合、きちんとしたマナーがなっているだけで相手は嬉しいものです。会社同士の付き合いにおいて『様』『御中』『殿』など敬称の使い分け方を知っていますか?様、御中など敬称の正しいマナーを身につけ、相手に好かれるビジネスマンになりましょう。

③人数が多い時に使える“御一同様”

小さなハガキに、宛名の人数が多過ぎて書ききれない時は、「○○会社 御一同様」「○○家 御一同様」という書き方もあります。 また、ご家族の名前がわからない時は、 例:川田 正広 様      御奥 様   中田 公博 様     ご家族 様 などと書き表すことができます。

④組織や団体には“御中”

通常の場合と同様、年賀状でも組織や団体の名称の最後には“御中”を付けます。組織・団体内の特定の個人に宛てる場合は、やはり様付けとなります。 特定の個人の宛名に役職を入れる時は、個人名の上に、名前より少し小さめに「所長」「編集長」などの役職名を入れます。「○○地区支配人」などのように役職名が長い(5文字以上)場合は、名前の右に少し小さめに入れます。

⑤先生の後に“様”は付けない

学生時代の恩師など、普段の交流はなくても年賀状だけは出しておきたい、という関係性もありますね。“先生”には、その言葉自体に敬称の意味があるので“様”は付けません。肩書きにはお世話になった当時のクラス名などを入れると良いでしょう。 例:○○高等学校三年二組     山田 隆史 先生 医師、政治家、弁護士、作家などの職業でも”先生”という敬称を使いますが、親しく付き合っている場合は、”様”という敬称でも問題はありません。

日本語は縦書きが正式

年賀状のデザインにあわせて、宛名を横書きにする人も多いようです。友人や家族に宛てたものであれば問題はありません。けれど、本来、日本語は縦書きが正式ですので、特に目上の人に出す場合は、敬称とともに、その点にも気を付けて宛名書きをしましょう。

メール・電話・手紙・書類などでの使い分け

メールや電話、書類など形式によって使い分けが必要です。

①メールでの敬称

メールは、相手にも自分にも同じ記録が残る、相手のタイミングで目を通してもらえるなどのメリットがあり、ビジネスシーンでは欠かせない連絡手段になっています。 宛名は、社外宛てであっても社内宛てであっても、必ず一行目から、適度に改行を入れながら書きはじめます。敬称は、個人宛てには“様”を使いますが、相手との距離感が近い場合は、名前の後に“様”ではなく、“さん”付けをすることもあります。 メールでは、一斉送信など一度にたくさんの人に向けて送ることも多く、“各位“を使う場合があります。各位は、皆様方といった意味を持つ敬称で、上司へ送るケースでも問題はなく「各位」、「関係者各位」などの使われ方をします。”様“を付けると二重敬語になるため「各位様」、「お取引様各位」などはNGです。

②電話での敬称

外部からかかってくる電話では、社内の人間を名前だけで呼びます。“様”“さん”は付けません。役職があれば「部長の○○」のように名前の前に付けるのが基本です。社内からの内線は、普段通りの呼び方「○○専務」「○○部長」などで大丈夫です。

③手紙・書類などでの敬称

手紙や書類を郵送する際、封書の宛名の敬称は、個人宛ての“様”、組織・団体宛ての“御中”が正しく使われていればほぼ問題はありません。ただ、職場では業界ルールや企業(会社)文化、あるいはお客様に合わせることも必要で、上司の指示などがあれば、柔軟に対応しましょう。 また、相手から送られてきた手紙や書類を返送する場合も、“様”“御中”が正しく使われていればほぼ問題はありませんが、相手の間違いの指摘をしないように気をつけなくてはいけません。 例えば、返信用封筒、返信用ハガキの宛名に“行”“宛”が書かれてあれば、“様”“御中”に訂正しますが、相手が作成した書類で相手の名称に”殿”という敬称が使われていても訂正はしません。 敬称は、相手に対する気遣いや心遣いのあらわれです。お互いにスムーズなコミュニケーションがとれるよう「様」「御中」「殿」など、敬称の使い方のマナーを身に付け、日常やビジネスシーンで活用してください。

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初回公開日:2017年01月11日

記載されている内容は2017年01月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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