会社宛てに様をつける?【様・御中・殿】の使い分け・メールと電話の敬称

コミュニケーション

会社宛に資料や書類などを送る場合、きちんとしたマナーがなっているだけで相手は嬉しいものです。会社同士の付き合いにおいて『様』『御中』『殿』など敬称の使い分け方を知っていますか?様、御中など敬称の正しいマナーを身につけ、相手に好かれるビジネスマンになりましょう。

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「様」「御中」「殿」敬称のマナーを身に付ける

OA機器やインターネットなどの技術の革新、普及により、手紙やハガキ、メールを送る回数が増えています。一般に、手紙やメールの宛名には「様」「御中」「殿」「先生」「各位」など様々な敬称を添えますが、あなたは、これをきちんと使い分けて正しい宛名書きができていますか? 敬称の使い分けには、言葉の意味をとらえることが大切です。プライベートなら何となくで済んでいく宛名書きも、ビジネスシーンでは、ちょっとした思い違いが大きなマイナスポイントになりかねません。敬称の基本的な使い方を覚え、気持ちよく読んでもらえるように心がけましょう。

会社宛てに様をつけるのは正しい?

「○○会社 様」と書く事は間違いとは言えません ”様”は、相手に敬意を表する代表的な言葉の一つです。会社に対してもそういった気持ちを込めて「○○会社 様」と書く事は間違いとは言えませんが、あなたの書く手紙やメールは、会社の中の誰かが読むということを考えると「○○会社 御中」という書き方の方が適切ですね。部署名、課名を書く場合も同様で、「○○会社 営業部 御中」など、その中にいる誰かが読むということを前提に“御中”という敬称をつけます。

①個人名を入れる「○○会社 ○○様」

同じ会社宛てでも、誰が読むのかわかっている場合は、会社名とともに、その方の名前とその後ろに“様”という敬称を付けます。名前は苗字だけでも大丈夫ですが、フルネームの方が個人を特定しやすく、また、丁寧な印象を与えてくれます。

②役職を入れる「○○会社 ○○部長」

部長、課長、などの役職は、役職名自体が敬称の意味を含む言葉ですから、名前の後ろに役職名を入れる場合は、“様”を付ける必要はありません。“様”をつけてしまうと二重敬語となり、ビジネスマナー違反ととらえられることもあります。 “様”という敬意をはっきり示したい時は、「○○会社 部長 ○○様」のように役職名と名前を分けて書くことで二重敬語を防げます。 また、名前がわからず役職名だけの場合、役職名が名前の代わりとなり、それに敬意を表す書き方として、「○○会社 部長様」という使い方ができます。

様・御中・殿の使い分け

〇〇様くらいなら普段から使いますが、御中や殿はなかなか使いません。どのような場面でどの敬称を使えば良いのでしょうか?

①『様』 

”様”は、個人名の敬称として使われます。相手の性別や年齢、職業や地位などを区別せず、ビジネスシーンから親しい間柄までいろいろな場合に使うことができ、手紙やメールを送られた側も気持ちよく受け取ることができます。 友人や家族間では、親しみを込めて「さま」や「サマ」と書く時もありますが、ビジネスシーンでは、「様」と漢字で書くことがマナーであると覚えておきましょう。

②『御中』

”御中”は、会社などの組織や団体に使われます。御中とは、中を丁寧に表現した言葉で、組織や団体の中にいる誰か(担当者)に宛てる、という意味を含む敬称です。会社以外では、学校、病院、官庁、組合、など何らかの集合体に使用されます。 “御中”は、組織や団体の名称の最後にのみ付けます。「○○会社御中 ○○課御中」と重複させることはしません。また、“御中”を付けたあとは、個人名を続けて書く事もしません。

③『殿』 

”殿”は、”様”と同様に、個人名の敬称として使われます。殿は、もともと貴人の邸宅のことを指し、そこに住む人への敬称として使われていましたが、近年では、目上の人が目下の人に対して使う言葉として敬意が低下しています。 現在でも、公用、商用の文書で使われることがありますが、個人名の敬称として”様”と”殿”、どちらか迷うような場合は、”様”を選択すると特に問題もなく、相手にも誤解を与えなくて済みます。

年賀状の宛名には何をつけるのが正解?

年に一度の年賀状。企業に出す年賀状の宛名には気をつけましょう。

①目上、目下、社内外を問わない”様”

年明けのご挨拶の年賀状でも、個人名の敬称には”様”を使います。“様”の、相手の性別や年齢、職業や地位などを区別しない、という点は変わりません。目上、目下、社内外を問わず使うことができます。

②複数の宛名にはそれぞれの名前に“様“

年賀状では宛名が一人ではないことがよくあり、その場合、”様”の付け方に気を付けましょう。宛名の人数が相手のご夫婦やご家族など複数にわたる時は、それぞれの名前に”様”を付けるのがマナーです。年賀状の宛名が3名の連名なら、”様”も3個必要になります。

③人数が多い時に使える“御一同様”

小さなハガキに、宛名の人数が多過ぎて書ききれない時は、「○○会社 御一同様」「○○家 御一同様」という書き方もあります。 また、ご家族の名前がわからない時は、 例:川田 正広 様      御奥 様   中田 公博 様     ご家族 様 などと書き表すことができます。

④組織や団体には“御中”

通常の場合と同様、年賀状でも組織や団体の名称の最後には“御中”を付けます。組織・団体内の特定の個人に宛てる場合は、やはり様付けとなります。 特定の個人の宛名に役職を入れる時は、個人名の上に、名前より少し小さめに「所長」「編集長」などの役職名を入れます。「○○地区支配人」などのように役職名が長い(5文字以上)場合は、名前の右に少し小さめに入れます。

⑤先生の後に“様”は付けない

学生時代の恩師など、普段の交流はなくても年賀状だけは出しておきたい、という関係性もありますね。“先生”には、その言葉自体に敬称の意味があるので“様”は付けません。肩書きにはお世話になった当時のクラス名などを入れると良いでしょう。 例:○○高等学校三年二組     山田 隆史 先生 医師、政治家、弁護士、作家などの職業でも”先生”という敬称を使いますが、親しく付き合っている場合は、”様”という敬称でも問題はありません。

日本語は縦書きが正式

年賀状のデザインにあわせて、宛名を横書きにする人も多いようです。友人や家族に宛てたものであれば問題はありません。けれど、本来、日本語は縦書きが正式ですので、特に目上の人に出す場合は、敬称とともに、その点にも気を付けて宛名書きをしましょう。

メール・電話・手紙・書類などでの使い分け

メールや電話、書類など形式によって使い分けが必要です。

①メールでの敬称

メールは、相手にも自分にも同じ記録が残る、相手のタイミングで目を通してもらえるなどのメリットがあり、ビジネスシーンでは欠かせない連絡手段になっています。 宛名は、社外宛てであっても社内宛てであっても、必ず一行目から、適度に改行を入れながら書きはじめます。敬称は、個人宛てには“様”を使いますが、相手との距離感が近い場合は、名前の後に“様”ではなく、“さん”付けをすることもあります。 メールでは、一斉送信など一度にたくさんの人に向けて送ることも多く、“各位“を使う場合があります。各位は、皆様方といった意味を持つ敬称で、上司へ送るケースでも問題はなく「各位」、「関係者各位」などの使われ方をします。”様“を付けると二重敬語になるため「各位様」、「お取引様各位」などはNGです。

②電話での敬称

外部からかかってくる電話では、社内の人間を名前だけで呼びます。“様”“さん”は付けません。役職があれば「部長の○○」のように名前の前に付けるのが基本です。社内からの内線は、普段通りの呼び方「○○専務」「○○部長」などで大丈夫です。

③手紙・書類などでの敬称

手紙や書類を郵送する際、封書の宛名の敬称は、個人宛ての“様”、組織・団体宛ての“御中”が正しく使われていればほぼ問題はありません。ただ、職場では業界ルールや企業(会社)文化、あるいはお客様に合わせることも必要で、上司の指示などがあれば、柔軟に対応しましょう。 また、相手から送られてきた手紙や書類を返送する場合も、“様”“御中”が正しく使われていればほぼ問題はありませんが、相手の間違いの指摘をしないように気をつけなくてはいけません。 例えば、返信用封筒、返信用ハガキの宛名に“行”“宛”が書かれてあれば、“様”“御中”に訂正しますが、相手が作成した書類で相手の名称に”殿”という敬称が使われていても訂正はしません。 敬称は、相手に対する気遣いや心遣いのあらわれです。お互いにスムーズなコミュニケーションがとれるよう「様」「御中」「殿」など、敬称の使い方のマナーを身に付け、日常やビジネスシーンで活用してください。

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