【ビジネス】思わず引き受けてしまう「依頼メール」の書き方・例文

重要な案件の依頼メールである場合、「相手がこちらのメールを確認してくれたかどうか」が解らなければ、気が気じゃありませんよね。PCメールはLINEのような既読機能がありませんから、依頼メールを送る際に、「返信をお願い」する事で、読んだかどうかを確認しましょう。 例えば、「依頼を引き受けるか、否かの返信がほしい」や「依頼メールと共に送った添付ファイルが開けるかどうかの返信」をお願いするのです。 このような書き方ならば、相手方からの返信を確実に受け取る事ができるでしょう。

依頼メールに返信するにはそのまま「返信」を押せばいいのですが、こちらの連絡先を記載するとより丁寧です。その際に書き方はこちらの社名や部署、名前、会社の住所やHPアドレス、連絡先番号やメールアドレスを記載しておきましょう。

冒頭の挨拶と同様に、締めの挨拶文も簡潔に忘れず記載しておきましょう。 「どうぞよろしくお願い申し上げます。」という書き方で一文あるだけでも印象が違います。

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件名：新規お取引のお願い ○○株式会社（相手会社名） ○○部　○○様（相手部署名と名前） はじめてご連絡いたします。○○会社○○を担当しております、○○と申します。（自己紹介） 弊社は、○○を中心に、○○を主な業務としている○○です。（事業内容の説明） 貴社HPを拝見し、是非弊社をご活用賜りたく、メールを差し上げた次第です。 ご多用中の中恐縮ですが、弊社業務の詳細についてご説明させて頂ければと存じます。（詳しい用件） 貴社のご都合に合わせてお伺い致しますので、ご一報いただければ幸甚です。 株式会社○○（送り主の会社名） ○○部　○○（送り主の所属部署名と名前） ○○県（会社住所） TEL：（連絡先） FAX：（連絡先） 弊社の実績につきましては、大変お手数をお掛けいたしますが下記HPをご高覧下さい。 URL:（会社URL）

件名：○○の見積書送付のお願い ○○○株式会社（相手会社名） ○○○部　御中（相手会社部署名） 平素は格別のお引き立てを賜わり、厚くお礼を申し上げます。（冒頭の挨拶） ○○会社○○を担当しております、○○と申します。（自己紹介） 先日お電話でご相談致しました、○○の見積もりをお願いしたく依頼状をお送りします。（要約の内容） ご提案頂いた「○○」について社内で検討した結果、更に具体的に検討する事と決定致しました。 つきましては弊社から、「○○」の費用についてのお見積りを頂きたくお願い申し上げます。（詳しい用件） 勝手を申し上げて大変恐縮ですが、出来ましたら○月○日までにご送付をお願いしたく存じます。（締め切りの設定） お忙しいところお手数ですが、よろしくお願いいたします。（締めの挨拶文） 株式会社○○（送り主の会社名） ○○部　○○（送り主の所属部署名と名前） ○○県（会社住所） TEL：（連絡先） FAX：（連絡先）

件名：新規お取引のお願い ○○株式会社（相手会社名） ○○部　御中（相手会社部署名） はじめてご連絡いたします。○○会社○○を担当しております、○○と申します。（自己紹介） 貴社HPを拝見し、是非弊社をご活用賜りたく、メールを差し上げた次第です。（用件の要約） 弊社は、○○を中心に、○○を主な業務としている○○です。（事業内容の説明） 不躾とは存じますが、貴社との新規お取引をお願い申し上げたく、まずはメールにてご連絡させて頂きました。 弊社は、○○を中心に、○○を主な業務としている○○です。（事業内容の説明） 是非、弊社○○製品もお取り扱い品目に加えて頂けますよう、お願い申し上げる次第です。（詳しい用件） 弊社の実績につきましては、大変お手数をお掛けいたしますが下記HPをご高覧下さい。 http://www.yamada.co.jp まずは新規お取引のお願いにつき、ご検討のほど宜しくお願い申し上げます。 株式会社○○（送り主の会社名） ○○部　○○（送り主の所属部署名と名前） ○○県（会社住所） TEL：（連絡先） FAX：（連絡先）

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質問メールですから件名は「○○（質問内容）について」や「○○（質問内容）についてお尋ねします」という書き方をします。 一目見てこれが質問メールだと解るような件名を心掛けましょう。

依頼メールを送る場合と同じく、簡潔で読みやすい文章の書き方を目指しましょう。 特に質問内容が複数ある場合は、箇条書きで記載する事をおすすめします。