IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

【ビジネス】思わず引き受けてしまう「依頼メール」の書き方・例文

初回公開日:2017年01月06日

更新日:2020年05月28日

記載されている内容は2017年01月06日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

皆様は依頼メールを丁寧に書くことはできますか?本来依頼メールとは奥が深く難しいものなのです。書き方一つでこちらの印象がわかるため、今回は正しい依頼メールの例文フォーマットと、質問の文章の書き方を解りやすく紹介していきたいと思います。

依頼メールの書き方のコツ

件名に依頼内容を記載

人によっては1日に何十通と届く事のあるメールですから、一目でどのような内容なのかが解る件名を付けましょう。 例えば依頼メールの送信相手がデザイナーで、新規依頼を申し込みしたい場合、「○○店パンフレットのお願い」といった書き方になります。 もしも依頼メールの送信相手と取引中で、訂正して欲しい部分がある場合は「○○店パンフレット画像差し替えのお願い」とします。 締め切り日時が迫っている緊急の依頼メールの場合は、「【○月○日までにお願い致します】○○店パンフレットの画像差し替えのお願い」となります。 緊急の依頼メールであるという事を伝える為に、【○月○日までにお願い致します】の部分を、【至急】に変えてもいいでしょう。 このようにパッと見て「何を伝えようとしているのか」が一目で解る件名をつける事で、相手もこちらの意図を組む事ができるのです。

件名は短めに

一目で見て解る件名が良いとは言っても、あまりにも長いと、相手方のメールソフトによっては件名が省略されてしまいます。 例えば本や映画のタイトルも、あまり長々としている文章よりは、短く内容を伝えてくるタイトルの方が、覚えやすく頭に入りやすいですよね? そこで件名はなるべく簡潔に、短く記載するという書き方に気を付けましょう。 目安は13~14文字、長くても16文字までにしておきます。 あくまで目安ですから、16文字内に必ず納めなくてはいけない、という訳ではありません。

冒頭のあいさつ文は簡潔に

初めて依頼メールを送る相手ですと、「はじめてご連絡致します。○○株式会社○○担当の、○○と申します。」という挨拶文が多いかと思います。 このように、最低限の挨拶と、どこの会社の者でどのような担当をしている、何と言う名前の人なのかを簡潔に伝えましょう。 何度か取引をした事がある相手の場合は、「いつもお世話になっております。」といった書き方になります。

用件は解りやすく

挨拶が済めば次は用件を伝える事になりますが、この用件こそ依頼メールの要です。 ここが解り辛い文章では、依頼メールを受け取った相手も「何を伝えたいのか」が理解できません。 特に新規で依頼メールを送る場合は「どのような依頼か解らないから」と、断られる事もあるからです。 「こちらが何を依頼したいのか」を簡潔に書く事で、まずは相手の興味を惹く書き方をしましょう。

1通のメールに用件は1つまで

「A社のパンフレットの依頼」、「B社のチラシ作成の依頼」と、1通のメールの中に複数の「内容が異なる用件」があるとどうでしょう? 依頼メールを受け取った相手は「どの用件が最重要なのか」が解らなくなってしまいます。 特に新規の依頼メールの場合は、用件が多すぎると、返事をするのが面倒だと思われる場合があるのです。 1通のメールに記載する用件は、なるべく1つまでにしておきましょう。 最初に「A社のパンフレットの依頼」を送り、それが承諾されれば「次はB社のチラシ作成も依頼したい」と伝えるのです。相手が「B社のチラシ作成の依頼」にも興味を示せば、そこで「B社のチラシ作成の依頼」の依頼メールを送ります。 しかし、例えばデザイナーである相手方に依頼していた広告物の、内容を変更・修正してほしい場合、その変更・修正箇所が複数あるとします。この場合は依頼の内容が「A社のパンフレットの件」であれば、複数の変更・修正箇所についてメールに記載して構いません。 挨拶文の後に「A社のパンフレットの件について○つ程、内容を変更・修正して頂きたくメールしました」といった書き方ならば解りやすいでしょう。

読みやすく改行

依頼メールを送る際、構成としては「挨拶文→用件→相手へのメリット→依頼内容の締め切り→締めの挨拶」となるでしょう。 これを改行せずに書いてしまうと、文字が詰まって読みにくい依頼メールになってしまいます。 読みやすい依頼メールを書くコツとして、忘れてはいけないのが「改行」です。 要所要所でメールの内容に区切りを入れる為に、改行を入れるという書き方が大切です。

依頼のメリットを伝える

ただ面倒な依頼をお伝えするだけでは、相手によってはお断りをされる場合があります。 そこで、メリットがあるならばそれを忘れず伝えましょう。 書き方は依頼内容が高単価な場合は「1件○○円でお願いしたい事」を伝えたり、「引き受けてもらえれば無料プランが利用できる」等もいいですね。 このメリットがあるかないかでの書き方では、新規の取引先の獲得の成功率も変わります。

締め切りを伝える

依頼メールの内容に締め切りがある場合は、忘れず記載しましょう。 特に緊急の依頼メールで、締め切り日時が迫っている場合は、相手にもそれを伝えます。

返信をお願いする

関連タグ

アクセスランキング