返信用封筒の宛名の書き方｜行・御中・宛ての正しい使い方

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郵便物を送る際に、後日相手方から返送をしてもらう事を求める場面が出てきます。そのような時に、あらかじめ返信先を記載した封筒を同封して送付する事があります。この返信先が明記された封筒を返信用封筒といいます。

返信用封筒が同封されていることにより、相手方が封筒を準備し、宛先を書く必要がなくなります。そのため、相手方は必要な書類を返信用封筒に入れて投函をするだけでよくなります。これだけでも相手方への手間が掛からなくなります。 相手方の手間だけでなく、相手方に対して封筒や切手の準備や、宛名書きに掛かる時間という面でも短縮がされるようになります。

返信する宛名・宛先をわかっている人間、すなわち自分自身が返信先を書くことにより、宛名・宛先の書き間違いを防ぐ事が出来ます。 また、自分で宛先を書くことにより、相手方の誤送信による責任の回避も行われることになります。仮に自分で書いた宛先が間違いであったとしても、それは自分自身の責任となり、相手方の責任はなくなります。

返信用封筒は当然、相手方からの返事が欲しい場面で同封されております。あらかじめ自分から返信をしてくれるように準備をしておくことにより、相手方も返事が出しやすくなります。 逆に言えば、どうしても返信して欲しい内容の物であれば、返信用封筒が同封されているケースがほとんどです。 返信用封筒は、相手に返事を出して下さいという無言のメッセージの意味にも繋がります。

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返信用封筒には特にこの封筒にしなさいという指定はありませんので、基本的にはどのような封筒を使っても問題はありません。 ただし、相手方に合わせた封筒を選ぶ事は必要です。ビジネスシーンなのに派手な柄の封筒を同封してはダメです。 また、返信用封筒に同封してもらう書類の特性によっても封筒を選ぶべきです。折ってはいけない書類を返信してもらう時は大きい封筒を用意する等の留意が必要です。

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返信用封筒は、返信をして頂くよう自分から相手方にお願いをして同封するものです。なので、返信用封筒の切手は自分で準備をして、あらかじめ返信用封筒に貼っておくのがマナーです。 封筒に貼る切手の料金は、封筒のサイズや郵送物の重量で異なってきます。郵便局の窓口やサイトで料金の確認を行うことが出来ます。返信してもらう書類があらかじめわかっている場合は問題ないのですが、返送物の重量が不明な場合は返信用封筒に貼る切手の料金は少し多めにしておいた方が確実です。