返信用封筒の宛名の書き方|行・御中・宛ての正しい使い方

転職ノウハウ

転職活動をしていると、返信用封筒を同封して下さいという文字を見かけることがあります。返信用封筒を送った事がなければ宛名等の書き方がわからないですよね。恥ずかしい思いをしないように返信用封筒を同封する際のマナーや、正しい自分の宛名の書き方をみていきましょう。

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返信用封筒とは、自分の住所や名前を宛先として書いた封筒

郵便物を送る際に、後日相手方から返送をしてもらう事を求める場面が出てきます。そのような時に、あらかじめ返信先を記載した封筒を同封して送付する事があります。この返信先が明記された封筒を返信用封筒といいます。

返信用封筒を同封する目的

返信を求める相手の手間や時間を省く

返信用封筒が同封されていることにより、相手方が封筒を準備し、宛先を書く必要がなくなります。そのため、相手方は必要な書類を返信用封筒に入れて投函をするだけでよくなります。これだけでも相手方への手間が掛からなくなります。 相手方の手間だけでなく、相手方に対して封筒や切手の準備や、宛名書きに掛かる時間という面でも短縮がされるようになります。

誤送信の防止

返信する宛名・宛先をわかっている人間、すなわち自分自身が返信先を書くことにより、宛名・宛先の書き間違いを防ぐ事が出来ます。 また、自分で宛先を書くことにより、相手方の誤送信による責任の回避も行われることになります。仮に自分で書いた宛先が間違いであったとしても、それは自分自身の責任となり、相手方の責任はなくなります。

高確率で返信をもらえる

返信用封筒は当然、相手方からの返事が欲しい場面で同封されております。あらかじめ自分から返信をしてくれるように準備をしておくことにより、相手方も返事が出しやすくなります。 逆に言えば、どうしても返信して欲しい内容の物であれば、返信用封筒が同封されているケースがほとんどです。 返信用封筒は、相手に返事を出して下さいという無言のメッセージの意味にも繋がります。

返信用封筒として使用する封筒には、種類等の指定はない

返信用封筒には特にこの封筒にしなさいという指定はありませんので、基本的にはどのような封筒を使っても問題はありません。 ただし、相手方に合わせた封筒を選ぶ事は必要です。ビジネスシーンなのに派手な柄の封筒を同封してはダメです。 また、返信用封筒に同封してもらう書類の特性によっても封筒を選ぶべきです。折ってはいけない書類を返信してもらう時は大きい封筒を用意する等の留意が必要です。

返信用封筒の切手は自分で貼って同封をする

返信用封筒は、返信をして頂くよう自分から相手方にお願いをして同封するものです。なので、返信用封筒の切手は自分で準備をして、あらかじめ返信用封筒に貼っておくのがマナーです。 封筒に貼る切手の料金は、封筒のサイズや郵送物の重量で異なってきます。郵便局の窓口やサイトで料金の確認を行うことが出来ます。返信してもらう書類があらかじめわかっている場合は問題ないのですが、返送物の重量が不明な場合は返信用封筒に貼る切手の料金は少し多めにしておいた方が確実です。

速達や書留を希望する場合も自分でその分の切手を用意する

1日でも早く返信用封筒の返送が欲しい場面では、返信用封筒を速達仕様にする事が出来ます。その際は返信用封筒の上部に赤字で「速達」と記入をし、通常の切手に加えてさらに速達料金分の切手を貼り付けて同封をします。 返信用封筒での速達は相手に対して早く返信をするよう催促をしているものです。そのため、口頭で速達で送るように伝える事は相手にとって失礼に当たります。なので、あらかじめ投函するだけで速達になるようこちら側で事前準備を行います。さらに丁寧な添え状を添付すると、より良いです。 重要書類の発送等、返信用封筒の返送を書留や簡易書留にしたいという場面の時も同様に、封筒に赤字で「書留」、「簡易書留」の記載を行い、その分の切手料金を貼り付けます。 ただし、書留や簡易書留の場合は郵便局の窓口での受付となりますので、事前にその旨を送り先へ伝える、添え状を必ず添付する等の配慮が必要です。赤字の記載とその分の切手が貼られていても、ポスト投函してしまうと普通郵便として扱われますので、注意をして下さい。

返信用封筒の宛名の後ろには「様」「御中」と付けてはならない

返信用封筒の宛名は自分のものを記入します。そこで宛名の後ろに「様」や「御中」と付けると、自分で敬称を付けることとなります。 このような行為はとても非常識な上に、自分の方が立場が上だと言っているのと同様のため、相手先に失礼な事です。 返信用封筒の宛名の後ろには「様」「御中」は絶対に使用してはいけません。

返信用封筒に記載する宛名には「行」と記載

それでは、返信用封筒の宛名の後ろはどのように記載すればよろしいのでしょうか。答えは、自分の名前の後ろに「行」と付けます。 「行」の書き方のポイントは、氏名から少し離し、文字の大きさを少し小さめに記入する事です。そのようにする事により、相手方が宛名の書き換えが行いやすくなるためです。 「宛」という文字でもいいのではないかと思われるかもしれませんが、返信用封筒の宛名には、「宛」は一般的には使われません。返信用封筒で使ってはいけないという厳密な決まりはないのですが、通常では「行」が使われております。「宛」は文面ではなく会話の中で使われる言葉です。

返信用封筒の差出人名等の記入は不要

差出人欄に相手方の名前を書くことで相手の手間を省く配慮が出来ると思われがちですが、差出人住所や名前の記入は逆に差し出がましい行為となってしまいます。 また、特に企業や団体ではどの部署のどの人間が返信用封筒を送るのかがわかりません。相手先側でゴム印を押す可能性もあります。そのような事を考慮すると、差出人欄は未記入で問題はありません。

返信用封筒の同封の仕方

返信用封筒の同封に関しては、特に決まりというものはございません。しかし、一般的なマナーとしては「三つ折り」にするもしくは「上・左端を少し折る」という方法が用いられます。 現状、上・左端を少し折って同封されるよりも三つ折りの方が多く見かけますので、三つ折りでの同封を行えば間違いはありません。

自分が返信用封筒の差出人側になった場合の対処法

返信用封筒の宛名を書き直す

反対に自分が返信用封筒を受け取った場合、それを返送する時には宛名を変更する必要があります。宛名の後ろに「行」や「宛」が書かれているかと思われますが、その部分を二重線で消し、相手が個人の場合は「様」、企業名や事業部名、団体名であれば「御中」と記載をします。 「行」「宛」を二重線で消す場合は、二重線を平行線ではなく斜線を用いるのが一般的なマナーです。 「様」や「御中」の書き換え場所については、横書きの場合は「行」や「宛」の右か下、縦書きの場合は「行」「宛」の下か左に記載するのが一般的です。しかし、特に決まりはないので、横書きは右側、縦書きは下側に記載するのが無難です。

裏面の差出人欄に住所・氏名を記載する

返信用封筒を返送する際は、差出人住所や氏名を返送者が記入する事となっております。 特に記入場所の指定がない場合は、封筒裏面の中央付近に、宛名より小さめに住所・氏名を記載するのが一般的です。 返信用封筒に封をした際の「〆」の記載について、個人宛のものは記載する、企業や団体宛のものは記載しないのが一般的です。「〆」を記載することによりその手紙は親展扱いとなり、宛名に記載された人間でなければ開封をしてはいけないという事になります。個人宛には親展扱いで送る方が安全ですが、企業や団体の場合は秘書や別の担当者が開封する可能性もあります。「〆」と記載されているとそのような人達には開封が出来なくなるので、書かない方が無難なのです。 

返信用封筒のマナーを身につけよう!

いかがでしたでしょうか。 最初は返信用封筒の書き方や返し方は難しそうに見えますよね。しかし、一度覚えてしまえば難しいものではございません。 自分の宛名に「様」ではなく「行」相手を敬う、あらかじめ返信用封筒に切手を貼り付けておくなど、相手を敬う気持ちを持っていれば理解もしやすいですよね。 文字1つを取っても相手に気を配る事が出来ます。逆に、文字1つで相手に対して失礼を与えてしまう事もあります。 返信用封筒のマナーは、転職活動だけでなく、通常のビジネスシーンでも大いに活用が出来ますので、お互い気持ちよくやり取りができるよう是非ともこのマナーを知っておきましょう。

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