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マイナンバーは会社提出の義務がある?提出方法と書類・拒否は可能?

各種手続き

会社からマイナンバーを提出してもらう…と言われた方もいると思いますが、出来れば提出したくないですよね。マイナンバー会社への提出の義務はあるんでしょうか?提出の拒否は可能なのか、提出する場合の方法や必要な書類は何かについてまとめてみました。参考にして下さいね。

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マイナンバー提出の理由とは

2016年から始まったマイナンバー制度。いつの間にか、制度の運用する事が決定して、ナンバーが送られて来ますよ。との通知がされてしまった。でも、内容が良く分からない…と言う方も多いのでは? そもそもマイナンバーとは2016年から導入された個人の個別番号制度のことです。(法人も含む) 会社がマイナンバーを集めるのメリットとして、年金や健康保険、雇用保険などの社会保障や税金の管理や確認が簡略化されるメリットがあります。一方、提出する労働者側のメリットとしては、年金の確認や申請などの手続きが簡略化される事やなどがあります。

マイナンバーは会社提出の義務はあるの?

結論から言いますと、「マイナンバーの提出義務はある。」が答えになります。 マイナンバー制度には税金や社会保障関係の管理を一元化して、スピーディーにすると共に、人為的なミスを減らすための仕組みであるという側面があります。 その為、会社もその仕組みに沿って手続きを行うために、マイナンバーを労働者から集める事が必要になります。労働者側も会社へ自らのマイナンバーの提出をしなくてはなりません。

会社へマイナンバーを提出しなかった場合どうなる?

マイナンバーを会社へ提出しなくても、何かの法律違反になる…ということはありません。 国からの通達では、各企業は労働者へマイナンバー提出の周知を行い、提供を求めることとされています。個人も会社も税法などの法律上、罪にとわれたり、何かの罰則があるわけではありません。

マイナンバーの提出拒否をすることに対しての罰則はありませんが、税金や保険の制度がマイナンバーで管理するという仕組みが動いている以上、会社もそれに従わなくてはなりません。 社員ごとに管理方法が違ってしまえば、事務手続きも複雑になってしまうでしょう。 また、提出する社員、しなくていい社員…とそれぞれ会社の対応が違った場合、不満に思う人も出てくるでしょう。 マイナンバーを提出しないことは、実質上難しいのではないでしょうか? また、例えば入社時の必要書類として提示が求められるなどした場合は提出しなければなりません。もし、採用の条件の一つに組み込まれていた場合は難しいでしょう。最悪の場合、入社取り消しになることになるかもしれません。

マイナンバーは扶養家族も提出が必要?

マイナンバーは労働者本人だけでなく、扶養家族の分も会社へ提出が必要になります。 税金や保険など、年末になると、扶養家族の申請書類などを提出しますが、会社が申請手続きを行う際にマイナンバーで管理や申請を行う必要があるためです。 例えば、提出する本人が奥さんと子供2人を扶養している場合は合計4人分のマイナンバーを提出する事になります。

アルバイトやパートも提出が必要?

会社では雇用している全ての労働者の情報をマイナンバーで管理する必要があります。 その為、アルバイトやパートであっても、マイナンバーの提出をしなければなりません。 また、パートやアルバイトであっても扶養家族がいる場合は、人数分のマイナンバーの提出が必要となります。

会社への提出方法や提出書類は?

マイナンバーの会社への提出方法は、「マイナンバーカード」「マイナンバー通知カード」「マイナンバーの記載された住民票」のいずれかのコピーを提出します。また、場合により本人確認の為の書類のでの提出が必要になります。

マイナンバーカードの場合

マイナンバーの通知カードを受け取った後に官公庁から発行してもらう事ができる顔写真付きのカードです。本人確認とナンバーの提出が一度に行うことができます。

マイナンバー通知カード・住民票の場合

本人の確認書類を同時に提出する事が必要になります。 顔写真付きの書類(運転免許証・パスポート)を一枚、顔写真のない証明書(年金証書や健康保険証)などの場合は二種類を提出しなければなりません。

マイナンバーの会社への提出、中途入社や新卒の場合は?

2016年1月から開始された制度ですので、2015年分の年末調整からマイナンバーの管理が始まっています。中途入社や新卒などで入社する場合、入社時に扶養家族の有無などを申請する必要がありますので、入社時の必要書類でマイナンバーを提出する事が必要でしょう。 会社によっては、社則や社内規定などで定めている所があるかもしれませんね。

マイナンバーが届いていない、なくしてしまったなどの場合

マイナンバーは通知カードが郵送で、2015年秋以降に順次送られているので、特に支障がない限り送られていると思います。 しかし、送られる住所は住民票の登録先なので、引っ越しなどの後に住所変更をしていないなどの場合、転居先不明で戻ってしまう可能性もあります。届いていない場合は最寄りの市町村へ問い合わせをしてみましょう。 また、マイナンバーの通知カードを紛失してしまった場合も、速やかに連絡を行い再発行などの手続きが必要になります。

マイナンバー再発行に必要な期間は?

マイナンバーを何かの事情があり、再発行する場合には約1ヶ月~2ヶ月前後ほどかかります。会社への提出などは期限がありますので、間に合わないケースも考えられます。 その場合にはマイナンバーの記載された住民票を発行してもらい、提出をすると良いでしょう。

マイナンバーは返却又は、破棄してもらえる?

個人情報に関連するものであるマイナンバーは会社を退職することになった場合は破棄してもらえるでしょうか? 答えは「ノー」です。会社の書類には、それぞれ定められた保存期間というものががあります。マイナンバーなどでも、それは同じです。健康保険や厚生年金などの書類に関する場合は2年、源泉徴収書や保険料控除申請書などに関連する場合は7年の保存が必要です。

マイナンバーの会社での管理体制と漏えいなどの罰則

マイナンバーのデメリットとして、保管先の会社の管理方法がしっかりとしていない為、番号の漏えいがある可能性がある事 マイナンバーのセキュリティの面で不安な点があると言う事…などが言われる事があります。 しかし、基本的に会社は勝手に税や保険の書類申請の使用目的以外に本人の同意なしにマイナンバーを使う事はできません。 それよりも不安な点は番号自体が会社外へ流出してしまう事です。 通常、マイナンバーの管理方法は、責任者を決めて管理を行う事。問い合わせ先が明確である事が必要です。専用の帳簿などで管理を行っている会社が多いでしょうね。会計ソフトなどでも、マイナンバー対応は必須となっている様です。また、漏えいした場合には懲役や罰金などのペナルティがあり、この事も漏えい防止の抑止力になっていると言えます。

自分で閲覧できるマイナポータルという仕組みも…

マイナンバーの関連情報や外部との状況などのついて、できれば自分でも把握したい所ですよね。 そうした事の記録を自分で確認する方法が整備される予定になっています。 「マイナポータル」と呼ばれるこのシステムを使うことで、行政機関がマイナンバーに関連して保有する自分の情報や外部とのやりとりの記録について、 自宅のパソコンなどから確認する事ができます。平成29年7月からの開始される予定です。

まとめ

マイナンバーの会社への提出の必要性や提出方法についてまとめてみました。おわかり頂けたでしょうか? マイナンバーを提出しない事による、法律の罰則はありませんが、会社と言う組織の中で、一人だけ拒否をする事は難しそうです。会社の中の立場が悪くなるばかりでなく、仕事の面でも支障が出てくるかもしれません。デメリットやいざと言う時の対処法を頭の隅にとどめておき、何かあった場合はすぐリスク回避できる様にしておきたいですね。 また、マイナンバーを簡単に記入はしないという心構えも大切です。記入先が少なければ、それだけリスクも少なくなります。例えば、提出したのが、会社やメインバンクと役所だけだとわかっていれば、自分で管理もしやすいのではないでしょうか。 SNSなどでの情報流出など、個人の情報が以前に比べると流出しやすい環境にあることは間違いありません。自分や家族の情報は自ら把握して、守る…と言う気持ちが必要と言えるでしょう。 ※この情報は2017年1月現在のものです。内容が変更されている場合もありますので、 提出時には会社や官公庁などへ確認する事をおすすめします。

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