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仕事の効率が良い人と悪い人の違い|仕事を効率化する方法とコツ

初回公開日:2016年12月28日

更新日:2020年02月14日

記載されている内容は2016年12月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

仕事

仕事のできる人で、仕事効率の良い人は多いです。1日の大半の時間を過ごす職場、できる限り効率よく仕事をこなしたいですよね。そこで今回は、仕事の効率が良い人と悪い人の違いと、職場での振る舞いなど仕事効率を上げるためのテクニックを紹介します。

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仕事の効率が良い人と悪い人の違い

仕事の効率が良い人と悪い人では大きな違いがあります。まずは、その違いについて述べていきます。

①職場での時間の使い方

仕事の効率が良い人は時間を効率良く使うことができます。ひとつの仕事にこだわることなく、ある程度の所で妥協することもできます。仕事を完璧にこなすことにこだわらずに、合格ラインで妥協することができるのは、効率を良くする為にも必要なことです。 逆に効率の悪い人はひとつの仕事を完璧にこなそうとするので、いくら時間があっても足りません。完璧主義な人は仕事にプライドを持っていることが多く、そのため効率の悪い仕事をすることが多くなります。仕事によっては完璧な仕事が求められますが、効率を求める仕事の場合には、ある程度の出来で妥協することが大切です。

②仕事の全体像を客観的に見れる能力

職場では仕事の全体像を把握し、どの作業をやっているのかを確認しながら仕事を進めます。効率の良い仕事をする人は仕事の全体像を把握しながら、いかに仕事を効率よく仕事ができるかを考えながら仕事をしています。職場での仕事は様々な仕事があるので、効率よく仕事をこなさなければ終わらせることができません。 一方で仕事の効率が悪い人は全体像を把握できないので、目の前の仕事をいかにこなすかしか考えていません。仕事の全体像を把握することで、今やっている仕事はどの程度のクオリティが必要なのかを把握することが大切です。効率の良い仕事をする人と効率の悪い人の違いは、客観的に仕事の全体像を把握できるかどうかの違いがあります。

仕事の効率を上げるテクニック

効率が良い人と悪い人との違いを理解したうえで、どのすれば効率をあげられるのでしょうか。職場での振る舞いや、仕事をこなす順番など、仕事の効率を上げるテクニックについて述べていきます。

①優先順位を決めて効率よく仕事をする

効率の良い仕事をするための方法として、自分の中で仕事の優先順位をしっかりと決めておき、その優先順位を考えながら仕事をします。職場ではいろいろな仕事を同時にしなければいけない時もあります。 優先順位の低い仕事は後回しにできる仕事で、何より優先順位の高い仕事をすることは、効率の良い仕事をするためには必要不可欠なことです。自分の気分次第で仕事の優先順位を決めるのではなく、仕事の納期や期限が早いものや仕事の重要度によって、仕事に優先順位を決めることができます。 職場にいると急に仕事を頼まれたり、仕事が増えることは多々ありますが、この優先順位を自分の中で決めることによって、常に効率の良い仕事をすることができます。優先順位を決めてもすべての仕事をこなすことに変わりありませんが、仕事の流れを作り、効率の良い仕事をすることは大切なことです。

②職場でも段取り良く仕事する

職場で効率よく仕事をするには、仕事の前の段取りの良さがそのまま効率の良さに繋がります。段取りが悪いとどうしてもスムーズな仕事ができないので、仕事に流れを作ることができません。段取りは仕事をする以前の準備段階なので、仕事の全体像を把握しておく必要があります。 仕事の全体像が分かっていれば資料、情報、ツール、連絡など、あらゆる事を事前に準備しておけます。この段取りが良ければスムーズに仕事をすることができます。段取りが悪いとその都度対応したり、人に言われてから準備するので、どうしても仕事が遅くなります。職場では段取りの良さがそのまま効率の良さに繋がり、仕事の評価にも繋がります。

③時間に余裕のある仕事も少しずつ進めていく

仕事を効率良く進めるには、時間に余裕があったら少しずつ他の仕事にも手を付けておくことです。職場ではいつ仕事が増えるか分かりませんから、少しでも時間に余裕があったら、できる仕事から進めておきます。 仕事には段取りが必要不可欠ですが、時間に余裕のある仕事はじっくりと段取りを組むことができます。仕事を後回しにするというのではなく、しっかりと段取りができる仕事と認識しましょう。 そのため少しでも時間に余裕があったら、仕事の段取りの為に時間を割きましょう。 効率の良い仕事をするためには、段取り良くすることが大切なので、時間が合ったら少しでも取り組んで段取りをしておきましょう。

仕事効率を上げるための考え方

仕事効率を上げるためには、テクニックをただ活用しようとするだけでなく、考え方から改める必要があります。仕事効率の良い人がどんな考え方をしているのか、以下に示します。

職場の人にも応援してもらう

仕事の効率を上げる考え方としては、自分だけですべての仕事をしようとしないことです。職場には多くの仲間がいるので、職場の仲間にフォローしてもらいましょう。仕事ができる人は自分で仕事を全てこなせる人ではなく、効率よく仕事の段取りをすることができる人です。 自分が不得意な分野の仕事があれば、できる人に仕事を頼むのも一つの方法です。仕事によっては1人で作業するよりも、複数人で分担して仕事をした方が良いタスクもあります。職場にいる仲間のフォローによって、効率の良い仕事ができるのであれば、仲間に助けてもらいましょう。もちろん仲間からフォローを頼まれたら、できだけ助けることも重要です。職場では仲間との助け合いによって、仕事をすることは大切なことです。

常に目標設定を決めて行動する

仕事の効率を上げるには、常に目標を設定しながら考えて仕事をしましょう。人は目標があるとそれに向かって頑張ることができ、非常に高い集中力を保って取り組むことができます。目標はモチベーションアップにも繋がるので必要不可欠なもの。 短期目標や中長期目標を掲げることによって、常に目標に向かって高いモチベーションで仕事をすることができるでしょう。効率の良い仕事をするためにも、目標設定は重要な要素のひとつです。効率を上げるために社内全体の目標を掲げたり、職場全体でその目標を共有することも大切なことです。仕事の効率を上げるための考え方としても、目標を掲げその目標を職場で共有することは大切なことです。

困難な仕事でも楽にこなす方法を常に考える

効率の良い仕事をするための考え方としては、楽して仕事ができる方法を常に考えておくと良いでしょう。仕事は結果が求められるもので、いくら努力をしても結果が伴わなければ意味がないことが多いです。 そのためできるだけ楽をして良い結果が求められれば、その方が効率も良くて楽に仕事ができます。仕事を楽してするためには、事前の準備や段取りが必要不可欠です。 効率の良い仕事の方法を見つけ出すことができれば、より多くの仕事をすることもできます。仕事の効率を上げる考え方として、仕事は楽してできるように常に考えておくことは大切なことです。

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