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【説明会】不快を与えないキャンセルメールの書き方と例文

初回公開日:2016年10月27日

更新日:2020年05月15日

記載されている内容は2016年10月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メールマナー

連絡をせずに所謂「ドタキャン」をするのはマナー違反であり、今後その企業で採用選考を続けるのが難しくなる程の、失礼な行為です。一方で、正しいマナーで連絡を入れて欠席するのであれば、その後の選考にも参加できます。今回は、説明会をキャンセルする際の正しいメールの書き方、例文についてご紹介していきます。

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説明会をキャンセルする際の連絡

そもそも、説明会をキャンセルする時には、電話を使って連絡するのが礼儀だと考えている方も多いと思います。しかし、企業の説明会には参加者がたくさんいる為、大勢の出欠や情報を把握しなければならないため、電話での連絡だけでは、社員の方同士で情報を共有しきれないことも考えられます。なので、体調を崩してしまったり、遅刻してしまう場合など、当日に連絡しなければならない場合にのみ、電話で連絡を入れるようにしましょう。 前日、もしくはそれ以前に、他の予定とかぶってしまった時などの連絡は、なるべくメールで連絡をしましょう。また、最近はホームページなどでも、不参加の手続きをできる場合があります。そのような機能やシステムがある場合は、webでの手続きが優先です。メールを送っても構いませんが、扱う人数が多いほど一括で管理できるwebサイトの方が、企業側にとっては便利あのです。そして、そういったシステムを活用した方が、社員の手間も少なくなります。なので、webで手続きができる場合は、webで不参加の登録をしてからメール送ると親切ですよ。

説明会をキャンセルする際のメールの書き方

説明会をキャンセルする際のメールに書かなければいけない内容は、以下の4つです。これらの要素を含めてメールを作成すれば、マナーに適った連絡をすることができます。また、メールを送る時間は会社の営業時間、特に始業時間頃に送ると、すぐに確認してもらいやすくなります。 ①件名 ②宛名 ③氏名 ④本文 ⑤署名

宛名には、参加する説明会の企業名、担当部署、わかっている場合は担当者の方の名前を記載します。また、失礼になるので、すべて省略せずに正式名称で記載しましょう。本文の左上に記載します。 「〇〇株式会社 人事部 〇〇 〇〇様」

宛名を記載した後、簡単な挨拶をし、自分の大学名、学部、学科、そして本名を名乗ります。 「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の、(名前)と申します。」

本文には、説明会をキャンセルすることを伝え、謝罪を記載します。あまり長く文章を記載する必要はありません。 「現在、◯月◯日の説明会参加の予約をしておりましたが、諸事情により予約をキャンセルさせて頂きたく、ご連絡差し上げました。 お忙しい中、ご迷惑おかけして申しわけありません。お手数をおかけしますが、何卒ご了承くださいますようお願い致します。」

署名には、本名、自分の大学、学部学科名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。 (名前) 〇〇大学 〇〇学部〇〇学科 住所:東京都新宿区〇〇 0−00−000 電話番号:000−0000−0000 メールアドレス:〇〇◯@gmail.com

説明会のキャンセルなど、自分で文章を考えて企業にメールを送るのは大変ですよね。就職エージェントなら、面接の調整から条件交渉まで企業との連絡を全て行ってくれますので、就職活動をよりスムーズに進めることができます。

説明会キャンセルメールの例文

それでは実際に、説明会をキャンセルする際のメールの書き方について見ていきます。

説明会キャンセルメールの例文

件名:[◯月◯日開催予定の説明会キャンセルのお願い] 〇〇株式会社 人事部 採用担当者様 お世話になっております。 〇〇大学の〇〇学部〇〇学科、(名前)と申します。 この度は、以前予約していた会社説明会を キャンセルさせていただきたく、 ご連絡を差し上げました。 大変申し訳ありませんが、 ◯月◯日に予約していた説明会を、 体調不良より欠席させていただきます。 メールにて連絡の失礼をお許しください。 ご多用のところお手数をお掛けして 大変申し訳ございませんが、 何卒よろしくお願い申し上げます。 (名前) 〇〇大学 〇〇学部〇〇学科 tel:000−0000−0000 mail:〇〇◯@yahoo.co.jp

説明会のキャンセル連絡はなるべくすぐに

以上、説明会をキャンセルする際のメールの書き方について見てきました。基本的な書き方は、一般のビジネスメールとほとんど同じです。件名・宛名・氏名・本文・署名を記載していれば、マナー的には問題なく、失礼だと思われて選考に参加できなくなることはありません。また、すでに上記しましたが、内容と同じくらい重要なのが、メールを送る時間帯です。せっかくメールを送っても、見てもらえなければ意味がありません。前日の夜遅くなどは失礼な時間帯である上、メールを確実に確認できるかわからないので、出来る限り営業時間内に送りましょう。

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