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説明会キャンセルの正しい連絡方法と例文・選考には影響するか

就活ノウハウ

就活生にとって、最初に会社と接する機会を持てるのは会社説明会です。会社説明会を予約したあとに都合がつかずにキャンセルしたい場合もあるでしょう。そんな時はどうすればいいのか、またどういったキャンセルの仕方が後腐れなくキャンセルできるかここで紹介します。

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会社説明会キャンセルの正しい連絡方法と例文

キャンセル連絡はメール、電話、留守電、どれがベスト?

キャンセル連絡はメール、電話、留守電、どれがベスト?

就職活動において、一番最初に会社のことを深く知れる機会は何と言っても会社説明会でしょう。 昨今は就職活動も激しさを増す一方。人気企業やいわゆる大企業と言われる企業の会社説明会は会社説明会予約受付が始まったと同時に締め切られることもしばしばです。運良く説明会が予約できてもいろいろな理由で欠席しなければいけない場合もあるでしょう。 そういった時にどのようにしてキャンセル連絡を入れると良いか、またキャンセル連絡を入れたことで今後の選考に関わってくるのか気になるところでしょう。

メール

メリット

もしも風邪で声が出なくなった場合、出先や電波が悪い場所にいて電話がかけられない時、または先方が電話にでない時にはメール連絡がベストな方法でしょう。 メール連絡での一番のメリットはなんといっても証拠が残ることです。万一、先方がメールに気づかなくても、送信者側の送信ボックスにメールが残っていれば連絡を入れた、無断欠席ではないと証明することができます。またメールの場合、じっくり本文を考えられるのも魅力です。

デメリット

逆にメール連絡のデメリットは相手が気づきにくいということです。 説明会の前後の時間は先方も忙しく、メールチェックしている時間はないと言っても過言ではないでしょう。メールを送信したという証拠は送信者側には残るけれども、先方が気づかない場合は無断キャンセルと思われてしまう可能性もあります。 また、失礼に値しないメールの本文を考えることもなかなかの手間がかかります。メールでキャンセル連絡を入れる場合は必ず前日までにメールをするのがおすすめです。

メールキャンセルする場合の例文

やむを得ず説明会をキャンセルする場合、またその連絡をメールでする場合、ポイントは簡潔にということです。 件名 〇月〇日 会社説明会について (本文) △会社採用担当者様 〇月〇日、〇時からの会社説明会に予約している○○大学の○○と申します。 いつもお世話になっております。 〇月〇日〇時からの会社説明会ですが、体調不良によりキャンセルさせてください。 お手数おかけしますがよろしくお願いします。 〇〇大学○○学部○○学科 氏名 というように簡潔でわかりやすい文章がおすすめです。会社名を書くときは省略せずに正しく書くこと、また自分の大学名を書くときも省略しないほうが良いでしょう。氏名のほかに連絡先を書いておくこともおすすめです。

電話

メリットデメリット

説明会をキャンセルするにあたって一番確実かつ迅速にできるのは電話でしょう。電話連絡のメリットは確実に相手と話す時間があるので無断キャンセルにはならないことです。また古い体質の企業はメールよりも電話連絡を好む企業がいるので、電話連絡が無難かつベストなキャンセル方法でしょう。 そんな電話連絡ですがデメリットももちろんあります。電話での場合、相手が出ないことには連絡できないということです。運悪くつながらない時もあります。着信履歴が残りますが着信履歴だけだと遅刻連絡、また知らない番号からのいたずら電話だと先方が思う場合もあります。ここが最大のデメリットでしょう。そして電話の場合は緊張してしまうこともデメリットです。

説明会キャンセルの電話の仕方

説明会を電話でキャンセルする場合は 「お忙しいところ恐れ入ります、〇月〇日〇時からの会社説明会に予約していた△大学の△と申しますが、■会社の採用担当者様の番号でお間違いないでしょうか、本日の会社説明会ですが体調不良によりキャンセルさせていただきたいのですがよろしいでしょうか?」 このように簡潔に要点だけを伝えましょう。この時、会社名、自身の大学名は省略せずに正しい名前で言いましょう。そして聞き取りやすいようにはっきり、ゆっくりした口調で言いましょう。

留守電はOK?

留守番電話ははっきり言うとあまり良くないでしょう。というのも先方が必ず聞くとは限らないので無断キャンセル扱いされることもあります。やむを得ず留守電で連絡する場合は重ねてメールも入れておくのが良いでしょう。

当日に説明会をキャンセルする場合の連絡方法とマナー

当日に説明会をキャンセルする場合の連絡方法とマナー

説明会当日に発熱などでキャンセルしたい時もあります。その場合はメールではなく確実に相手方に連絡ができる電話が良いでしょう。 その場合のマナーは ・ 説明会一時間前までには電話すること ・ お忙しいところ失礼しますと伝えること この二つを必ず押さえて連絡が良いでしょう。

就活サイトでの会社説明会のキャンセル方法

マイナビ

会員専用サイトにログインしたのちキャンセルボタンを押しましょう。急なキャンセルはできないので要注意です。

リクナビ

会員専用サイトにログインしたのち、マイ企業を選択し、画面の指示に従ってキャンセルしましょう。

キャリタス

会員専用ページにログイン後、セミナースケジュールに「キャンセル・変更」ボタンがありますので、該当する申し込み済みセミナーのキャンセルします。

日経就職ナビ

こちらも会員専用ページにログインしたのちキャンセルボタンを押してください。

会社説明会のキャンセルは選考に影響する?

会社説明会のキャンセルは選考に影響する?

会社説明会のキャンセルは結論から言えば選考には影響しないでしょう。合同説明会ならばまったくと言っていいほど影響はありません。その企業のみの説明会でもきっちりとキャンセルの連絡を入れておけば問題はありません。 ただし、無断キャンセルした場合は影響があるでしょう。このため、キャンセルしたい場合は必ず事前に連絡をいれておきましょう。

説明会キャンセルの失礼にならない理由の伝え方とポイント

説明会キャンセルの失礼にならない理由の伝え方とポイント

説明会のキャンセルは絶対ダメということはありません。やむを得ずキャンセルしなければならない状況は誰にでもおとずれます。就活サイトから説明会をキャンセルできるならともかく、電話やメールでキャンセルの旨を伝える場合、相手側に失礼にあたらない方法とポイントを押さえましょう。

インフルエンザ

予防接種をあらかじめ受けておくことに越したことはありませんが、インフルエンザの場合は外出禁止になるため、自分のためでもありますが人のためにも必ず説明会はキャンセルしましょう。 インフルエンザは誰にでも起こりうることなので、正直に「前日からインフルエンザにかかってしまい」と申告しましょう。

風邪

ちょっとやそっとの風邪だと説明会に出席する学生もたくさんいるのが事実です。風邪を引いた場合は「咳がひどくて話に集中できない」というように、周りに迷惑がかかるからキャンセルするという旨を企業側に伝えましょう。

発熱の場合、電車に乗るのも辛いです。発熱した時も正直に「発熱によりキャンセルします」と企業側に言いましょう。

体調不良

体調不良というと風邪、発熱、単に具合が悪いなどと範囲が広いので理由を曖昧にしたいときは便利に使える文言です。 ただし、曖昧なために信じてもらえない可能性もあるので、できればはっきり風邪、発熱など理由を言ったほうがいいでしょう。

身内不幸

身内不幸は自分ではどうしようもできないこと。身内不幸でも説明会に来いというような企業もないですし、そのような企業はブラック企業の可能性もあるので、辞めた方がいいでしょう。 身内不幸の場合は「身内に不幸がありましたので説明会をキャンセルさせていただきます」と言えば企業側もわかってくれます。

寝坊

寝坊しないことが一番ですが、ついうっかりしてしまった場合も正直に言いましょう。「お忙しいところ失礼いたします。寝坊してしまい〇分くらい遅れそうです。まことに申し訳ございません、すぐに向かいます」と誠心誠意謝罪の気持ちを伝えましょう。

他社

ダブルブッキングしないことが一番ですが、他社との説明会が重なってしまった場合は、体は一つしかないからどちらかを断らなければいけません。その場合も正直に申告しましょう。 ただし、「他社との説明会が重なってしまって御社の説明会をキャンセルさせてください」 というと企業側から「うちは志望度が低い」と思われる可能性大です。選考にも大きくかかわってきます。しっかりと考えて連絡しましょう。

絶対NGということではない

絶対NGということではない

体調不良や急な予定が入って説明会をキャンセルすることは悪いことではないです。むしろよくあることです。説明会をキャンセルする場合一番よくないことは無断欠席することです。ちゃんとした理由を正直に企業側に伝えれば、企業側も怒りません。 体調管理には気をつけて就職活動を頑張りましょう。

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