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不快を与えずに就活面接を辞退するメールの書き方と例

初回公開日:2016年10月27日

更新日:2020年08月14日

記載されている内容は2016年10月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メールマナー

選考の過程が進んでいくと、面接や筆記試験などの日程が他の企業の選考と被ってしまうことや、志望度の高い企業に絞って集中したい、などの理由で企業の面接を辞退したい状況にある人も少なからずいると思います。今回は、面接を辞退したい時のメールの書き方を紹介するので、万が一の場合に備えましょう。

面接辞退メールの書き方は、基本的なビジネスメールと同じです。つまり、ビジネスメールと同様で「件名」「宛名」「用件」「署名」の4つが大切であるということです。就活生は学生ではなく、社会人として扱われるので、ビジネスメールのマナーについて理解しておく必要があります。

辞退メールの書き方:件名

「件名」は、メールを受信した際に1番最初に目に入る文です。そのため、どんな用件のメールなのか、どのジャンルのメールなのかを、受け取った人が一目で判断できる内容が適切な「件名」です。例えば、懸命に「申し訳ありません。」などと記載して送信してしまうと、謝罪のメールということはわかりますが、誰からのメールなのか、何に対しての謝罪なのかがわかりません。内容のわからない件名のメールは後回しにされ、読み忘れられてしまう可能性もあるのです。なので、わかりやすい件名が求められます。面接辞退のメールでは、「面接辞退のお願い」「面接時たのお詫び」などと表記するのが、マナーとしては正しい件名になります。

辞退メールの書き方:「宛名」

「宛名」はメールを送る相手の方です。採用担当者の名前だけ、企業名だけ、ではなくて担当の部署なども含めて全て記載しましょう。例えば、「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 〇〇様」のような書き方です。企業名も略さずに記載するのがマナーです。部署や係などが不明の場合は、省いてしまっても大丈夫です。

辞退メールの書き方:要件

「用件」では、まず自分の名前を名乗ってから、面接辞退の旨を伝え、謝罪をします。ビジネスメールでは、1番最初に名前を名乗り、何の関係の人であるかを示す必要があります。また、面接辞退のメールの本題は「面接辞退」であり、「謝罪」ではありません。なので、長々と謝罪の文章を連ねてから面接を辞退したい、と伝えるのではなく、最初に面接を辞退したいとはっきりと述べましょう。申し訳ない気持ちから、遠回しに辞退することを伝えようとすると、ちゃんと伝わらない場合があります。そういったトラブルをなくすためにも、まず、面接辞退についてはっきりと記載しましょう。謝罪はそのあとからです。また、用件の最後の部分は、定型句で締めるのが一般的です。後から一部ご紹介しますが、他の文を使いたいという方は、インターネットで検索すればすぐに出てくるので、調べてください。

辞退メールの書き方:署名

「署名」は、用件のあと、メールの1番最後にあたる部分です。面接辞退のメールでは、自分の大学、学部、学科名、電話番号、住所、名前を記載するのがマナーです。署名は社会で使用されるメールではマナーとなっているので、自分も社会人の一員であることを意識しましょう。

面接を辞退するメールの注意点

辞退メールの注意点1:タイミング

重要なのは、メールを送信するタイミングです。採用担当の方たちは、面接のために様々な準備を進めています。面接を辞退すると、それらの準備を無意味なものにしてしまうと、時間やお金のただの浪費となってしまいます。なので、なるべく早い段階で辞退のメールを送ることが、社会人として当然の気遣いだと言えます。また、当日になって都合が合わなくなってしまった場合は、メールではなく電話で辞退することを伝えた方がいいでしょう。メールだと、気づかずに数時間経ってしまうことがあるので、電話の方がより確実です。

辞退メールの注意点2:理由を伝えるべきかどうか

面接の辞退を伝える際には、理由を伝える必要はありません。「他企業の選考など他の予定と重なってしまった」「身内の問題で行けなくなってしまった」「体調が悪くなってしまった」など様々な理由があると思います。しかし、就活で面接を辞退の際には、こういった理由を正直に述べる必要はありません。もし、企業側から返信がきて理由を聞かれても、「一身上の都合で」「他の予定と重なってしまい」などのように、抽象的に述べて構いません。

辞退メールの注意点3:一度辞退したら選考には戻れない

また、意識しておかなければならないことがもう1つあります。それは、「一度辞退したらもう選考に戻れない」ということです。予定が重なってしまったり、身内の不幸など、面接を諦めるしかない場合は問題ないかもしれませんが、深く考えずになんとなく辞退した場合、どんなに後悔してもその企業の選考に残ることはできません。なので、「就活に疲れたから」などの理由で辞退することはできません。

面接辞退メールの例文

面接辞退メールの例文1

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