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エントリーシートを封筒に入れて郵送する方法とマナー、注意点

書類選考・ES

エントリーシートの郵送には正しい方法・マナーがあるのですが、誤ったマナーで郵送してしまい、人事の方に悪い印象を与えてしまったら嫌ですよね。今回はエントリーシート郵送のマナーをお教えするので、ぜひ頭に入れておいてください。

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エントリーシート郵送の基本マナー

エントリーシートを郵送する際の基本マナーは、大きく分けて2つあります。1つはエントリーシートを入れる封筒に関するもので、もう1つはエントリーシートと一緒に送付する、送付状(カバーレター)に関するものです。では、それぞれ別に見ていきます。

エントリーシート郵送の注意点:封筒

エントリーシート郵送の際に使用する封筒には、適切なものがあります。大事なのは大きさと形です。封筒にはたくさんの種類があり、大きさや形の異なるものがあります。日本で使用される封筒は大きく分けて、長型と角形という2種類に分類できます。長型の封筒は細長い形で、角形の封筒はノートやクリアファイルのような形をしているのが特徴です。 エントリーシート郵送の際には、角形の封筒を使用します。というのも、長型の封筒だと、エントリーシートを3つ折りにしなければ入らないからです。エントリーシートや履歴書は、半分以上に折って送付することはマナー違反、相手に対して失礼な行動になるので、折らずに入れられる形の角形の封筒が適切なのです。そのため、形だくでなく大きさも、書類の縁を折らずに入れられるサイズが適切になります。 エントリーシートは基本的に、A3サイズもしくはB4サイズでプリントすることが多くなるでしょう。ただ、封筒にエントリーシートを入れるときには半分に折るので、A3サイズは折るとA4サイズ、B4サイズは折るとB5サイズにあった大きさの封筒が必要になります。それぞれにあった封筒のサイズは、A4サイズには「角形2号」、B5サイズには「4号角形」です。市販されているものには必ずこういったサイズ表記がされているので、確認して購入しましょう。 また、エントリーシートをクリアファイルに閉じてから封筒に入れる方法もありますが、その際にはA4サイズ向けの封筒と同様に「角形2号」の封筒が適切な大きさになります。エントリーシートをクリアファイルに挟んでから封筒に入れるメリットは、書類が折れなくなる、濡れなくなる、という点があります。他にも、人事に方に丁寧な印象を与えられるので、クリアファイルの利用はオススメです。 続いて、封筒の色ですが、マナー的には茶色と白のどちらを選んでも問題ありません。しかし、ビジネスマンが普段使用するのは茶封筒で、エントリーシートや履歴書は白い封筒、という認識もあります。なので、白い封筒を使用した方が、一目でエントリーシートだとわかるので、企業の方に配慮した選択だと言えます。また、封筒と書類の上下、表裏は一致させて入れましょう。 次は封筒の表面についてです。封筒の表面には切手を貼り、企業名、部署名、場合によっては採用担当者の方の名前、企業の住所、郵便番号、そして赤いペンで「エントリーシート在中」と記入します。切手の料金は、先ほど紹介した大きさの封筒であれば、120円です。企業名や部署名は封筒の中心に大きく記載します。部署や係など、個人当てではない場合は「御中」と記載し、特定の個人に送る場合は「様」と記載します。また、住所の番地などは、なるべくハイフンなどを使って略さずに記載しましょう。縦書きの場合は数字は漢字です。自分の名前や住所は裏面の左脇に記載してください。表面の左側には「エントリーシート在中」の記載をするので、幅が足りないためです。

エントリーシート郵送の注意点:送付状

送付状(カバーレター)とは、エントリーシートを送付したということを知らせる書類です。なじみのない方も多いと思いますが、社会では書類を送付するときに送付状を添えるのは当たり前のマナーとなっており、送付状の送付を怠ると「社会のマナーを知らない」と認識されることもあるので、面倒がらずに送付状を書きましょう。送付状という言葉を聞きなれていない方は、難しそうと考えてしまうかもしれませんね。いかし、長々と文を連ねるわけではなく、簡単なものです。また、送付状はパソコンで作成し、A4サイズの紙に印刷するのが良いと思います。

送付状の書き方について、上から記載していく内容順に見ていきます。 ①日付は年月日は右揃え。企業に持参する場合は、当日の日付を記載。 ②企業名などは左揃えで書く。 ・採用担当者の企業名は省略しない。 ・採用担当者の方の名前は名字と名前の間に空白。最後には様を付ける。 ・採用担当者が個人ではない場合は、部署名を記載。 ③自分の情報は右揃えで記載。 ・自分の住所・名前・連絡先・メールアドレスを記載。 ④中央揃えで題名を記載。 ⑤本文1文字目は「拝啓」で書き始める。 ⑤時候の挨拶を入れる。適切な言葉が分からない場合は「時下」で記載。 ⑥「拝啓」の次は1文字下げて書き出し。要点を簡潔に記載。 ⑦最後は右揃えで「敬具」と記載。 ⑧「記」と中央揃えで記載し、その下に内容物を記載。 ⑨一番最後には右揃えで「以上」と記載。 以上、箇条書きで見てきましたが、わかりづらいと思うので、例文で見ていきたいと思います。

送付状の例1

2016年6月30日

〇〇株式会社

人事部採用担当係 御中

〒***-****

東京都新宿区〇〇 *-*

〇〇マンション ***号室

応募書類の送付について

拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

貴社の新卒採用に応募させていただきたく、応募書類を同封いたしました。

ぜひ一度ご確認いただきたき、面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

敬具

エントリーシート ◯枚

以上

送付状の例2

2016年6月30日

〇〇株式会社

人事部採用担当係 〇〇 〇〇 様

〒***-****

東京都新宿区〇〇 *-*

〇〇マンション ***号室

応募書類の送付について

拝啓、時候不順の折、貴社いよいよご清祥のこととお喜び申し上げます。

先日は貴社の説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。

応募書類一式を同封いたしました。

ぜひ一度ご確認いただきたき、面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

敬具

エントリーシート ◯枚

以上

エントリーシート郵送の際は送付状を添えよう

エントリーシート郵送の際の基本マナーについて見てきました。封筒の選び方や書き方は聞かなくてもある程度はわかると思いますが、あまり身近ではない送付状は別ですよね。「送付状」と聞くと、硬い印象、難しい印象を持っていた方が多いと思いますが、実際に例を見てどう思いましたか?時候の挨拶こそ、慣れるまでは難しいかもしれませんが、他の部分は意外と簡単に見えたと思います。 送付状は必ず添えなければならないものではありませんが、送付状を添えることで、人事の方に良い印象を与えられます。大した手間にもならないので、ぜひエントリーシート郵送の際は送付状も一緒に送付してください。今後属することになる社会の勉強にもなりますよ。

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