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休みを会社にメール連絡する時の書き方は?状況にあわせた文例も紹介

更新日:2021年12月10日

メール

メールで休みの連絡をするときの、正しい書き方や注意点について説明します。会社へ、休みの連絡をメールでするときは、ビジネスメールの基本についてまとめました。また、体調不良のときなど、ケース別の具体的な文例も紹介していますので、参考にしてください。

休みを連絡するメールの文例

ビジネスメールの基本を意識しながら、ケース別の文例を紹介していきます。合わせて、メールを書くときの細かい注意点も、ケース別に確認していきましょう。 メールでの連絡が不慣れな方は、こちらの文例を参考に、メールを書いてみてください。慣れてくれば、連絡の内容ごとに適切なメールを、自分なりに書けるようになります。

文例①前もって休みを申請する場合

以下の文例のような書き方をすると、休みを取る期間が直感的に把握しやすいです。上司がメールを読んで、スケジュールの把握をしやすいように、工夫をしておきましょう。 また、緊急連絡先も合わせて載せておくことも大切です。休みのあいだ、急用で連絡する必要があるとき、重要になってきます。 【件名】 〇月〇日~〇月〇日 有給休暇のご連絡 【本文】 〇〇部長 お疲れ様です。△△です。 有給休暇の申請の件でご連絡致しました。 内容は以下の通りです。 期間:平成〇〇年〇月〇日(〇曜日)から    平成〇〇年〇月〇日(〇曜日)まで    合計期間(〇日)取得日数〇日 理由:親族の結婚式出席のため また休みのあいだは下記電話番号へご連絡頂けますと幸いです。 TEL×××-××××-×××× 宜しくお願い致します。

文例②体調不良で休みを取る場合

体調不良のような、急な休みの連絡をメールでする場合は、謝罪の言葉を伝えるようにしましょう。急な休みを取ることで、少なからず会社に迷惑を掛けてしまうことは避けられません。 謝罪の気持ちを伝え、円滑なコミュニケーションを図れるように努めましょう。また以下の文例のように、休みの許可をいただく姿勢も忘れずに、メールを書くようにします。 【件名】 体調不良による休みのご連絡 △△(名前) 【本文】 ○○部長 おはようございます。△△です。 大変申し訳ありませんが、昨夜から体調不良が続いており回復しておらず、病院へ行こうと考えております。 本日は休みを頂いてもよろしいでしょうか。 本日の業務内容は□□さんにお願いする予定です。 また喉が腫れていて声も出ない状態ですので、本日の連絡はメールでお願いしたく考えております。 定期的に確認するよう努めておりますので、急用や確認事項などございましたらご連絡いただけますでしょうか。 大変ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

文例③同僚に休暇中のサポートを依頼する場合

休みのあいだの仕事を、同僚に依頼するときは、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。また引継ぎの内容を、詳しく書けるようであれば、できるだけ細かく書き出します。 ただし、同僚にも自分の仕事があるため、負担になりすぎない量のみ依頼することが大切です。依頼する仕事の選別が難しければ、上司に相談して判断を仰ぎましょう。 【件名】 本日体調不良の為■■の件のお願い △△(名前) 【本文】 ●●様 おはようございます。△△です。 大変申し訳ありませんが、本日体調不良のため○○部長に休みの許可を頂きたく連絡を入れました。 お忙しいところ恐縮ですが、■■の件でお願いがあります。 ■■の「~~(作業内容について明記)」をお願いできないでしょうか。 なお、メールは定期的に確認するように努めており。 急用や確認事項がございましたら、連絡いただけますでしょうか。 お忙しいところご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。 どうぞよろしくお願い致します。

文例④取引先に休みを伝える場合

事前に休みが決まった場合は、必ず休みを取る期間を、取引先へメールで伝えるようにしましょう。あらかじめ、担当者の不在を取引先が把握できるため、不要な行き違いが起きなくて済みます。 また、休みのあいだに代理で対応する担当者がいれば、その連絡先も合わせて伝えておきましょう。急用の連絡を取引先が入れやすくなり、安心感を抱いてもらえるはずです。 【件名】 休暇のお知らせ 【本文】 株式会社〇〇〇〇 営業部 〇〇 〇〇 様 お世話になっております。 株式会社△△の△△です。 私事で恐縮ですが、本日は休暇取得のお知らせのためご連絡致しました。 誠に勝手ながら下記の期間について休暇を頂きます。 休暇期間:〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇) 不在中の担当者:□□部 □□(担当者の名前) 連絡先携帯番号:000-0000-0000 私の不在のあいだは上記の□□部□□までご連絡くださいませ。 なお、休暇明けの出社は〇月〇日(〇)となります。 不在あいだ、ご不便ご迷惑お掛けしますが、ご理解ご協力いただきますよう、何卒宜しくお願い致します。

休みが取れない会社環境の場合

ここまで、休みが取れることを前提に、メールの書き方の説明をしてきました。しかし、どうしても仕事を休めない状況であることも、少なくはないでしょう。 上司に相談してみても休みが取れなければ、次のような打開案を検討してみてはいかがでしょうか。

リモートワークが可能か相談してみる

仕事を常に続ける必要があるのなら、リモートワークを上司に提案してみてはいかがでしょうか。リモートワークが可能かどうかは、仕事内容や、会社から許可がでるかによって異なります。 上司に相談をしたからと言って、必ずリモートワークができるとは限りません。しかし、一度リモートワークについて相談してみることで、柔軟な対応を検討してもらえる可能性もあります。 相談をする前に、リモートワークを導入することで得られるメリットを、整理してみましょう。またそれと同時に、デメリットの対策方法も提案できるように、準備が必要です。

休めないことで悩んでいるなら退職も考えてみる

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初回公開日:2021年12月10日

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