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休みを会社にメール連絡する時の書き方は?状況にあわせた文例も紹介

更新日:2021年12月10日

メール

メールで休みの連絡をするときの、正しい書き方や注意点について説明します。会社へ、休みの連絡をメールでするときは、ビジネスメールの基本についてまとめました。また、体調不良のときなど、ケース別の具体的な文例も紹介していますので、参考にしてください。

件名には休みを取ること、またその理由、加えて自分の名前を書きましょう。上司にすぐメールを確認してもらうため、一目で急用であることが伝わる件名を付けます。 急用であることが件名から伝わらないと、メールを開くことを後回しにされてしまう可能性があるからです。早めにメールを送ったにもかかわらず、結果的に連絡が遅れてしまうことは、避けなければなりません。 休みの連絡が遅れると、引継ぎや取引先への連絡なども遅れてしまい、大変迷惑です。さらに、当日だけにかかわらず、今後の信用を失ってしまう危険性もあります。

ポイント②誰に向けて書いているのか宛先を明確にする

ビジネスメールの基本の1つに、相手が読みやすいメールになっていることが挙げられます。相手が読みやすいメールにするには、本文の内容が簡単に理解できることが大切です。 また、誰に対してメールを送っているのかを明記することで、さらに丁寧な印象になります。丁寧な印象を与えることで、顔の見えない相手との円滑なコミュニケーションを図れるのです。

ポイント③宛先は2~3行程度の左揃えで書く

メールの宛先は、2~3行程度の左揃えにすることで、読みやすい工夫ができます。また、宛先と挨拶の間には、空行を入れるように注意しましょう。 ビジネスメールでは最後に、署名を貼りつけることが基本ですが、本文中でも名乗る必要があります。メールの冒頭で、差出人が誰なのか明記してある方が、分かりやすいからです。以下の文例のように書き出してみましょう。 【文例】 ○○会社 ○○部○○課 □□様 お世話になっております。 ○○会社○○部○○課の△△です。

ポイント④段落・空行・箇条書きを効果的に使う

ビジネスメールを書くときは、情報が伝わりやすいように、メリハリのある文章を心掛けましょう。「段落」「空行」「箇条書き」を効果的に使うことで、読みやすい工夫ができます。 具体的には、メールの全文を読む前に、一目で用件が分かるような書き方をすると良いです。相手が読みやすいメールに仕上げることで、正確に休みの連絡ができるようになります。 読みやすい工夫をするには、「段落」「空行」を使って、用件ごとに区切りを付けるようにしましょう。また「箇条書き」を使って、重要な部分を強調してみることも有効です。

ポイント⑤事前に休みを取る場合は日時・日程を明確に書く

事前に休みの連絡をする場合には、休みを取る期間を正しくメールに書きましょう。正しい期間を明記することで、会社もスケジュール調整がしやすくなります。 予定通りに休みを取るためにも、メールに記載する日程に間違いがないか、再度確認しましょう。また、休みが取れる日数には会社ごとのルールがあるため、申請前に一度上司に確認してください。

ポイント⑥休みの理由や引継ぎ事項を記載する

休みを取る理由と合わせて、休みのあいだの引継ぎ事項も、メールで伝える必要があります。同僚や上司から理解を得るためにも、筋の通った休みの理由を提示しましょう。 スムーズに引継ぎができるように、ある程度の事前準備をしておくと、安心できます。また、急な休みのときにも対応できるように、普段から仕事の進捗状況は管理しておくことが大切です。 メールに休みを取る理由や、引継ぎ事項を書くときには、「5W1H」を意識してみましょう。「5W1H」を意識するだけで、伝えたい事項が多くても、大変読みやすいメールになります。

ポイント⑦休みの前に「お」を付けない

最後に、「お休み」とは書かないように注意しておきましょう。休みの連絡をするとき、無意識に「お休み」と書いてはいないでしょうか。「お」を付けると一見丁寧な文章に見えますが、正しい使い方ではありません。 実際に休みを取るのは自分なので、謙譲語として「お」を付ける使い方は間違いです。ビジネスメールの基本を意識する前に、正しい日本語を使うように気を付けましょう。

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初回公開日:2021年12月10日

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