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休みを会社にメール連絡する時の書き方は?状況にあわせた文例も紹介

更新日:2021年12月10日

メール

メールで休みの連絡をするときの、正しい書き方や注意点について説明します。会社へ、休みの連絡をメールでするときは、ビジネスメールの基本についてまとめました。また、体調不良のときなど、ケース別の具体的な文例も紹介していますので、参考にしてください。

休みを会社にメール連絡する時の適切な書き方を知ろう

休みを取るときには電話とメール、どちらで連絡しているでしょうか。本記事では、メールで連絡するときの書き方や、注意点について説明していきます。 メールの書き方とは、いわゆるビジネスメールの基本を守った文章を書くことです。基本を意識せず作成したメールは、気付かないうちに自分本位な伝え方になっている可能性があります。 ビジネスメールの基本を理解し、丁寧な連絡ができるように心掛けましょう。そうすることで、休み明けも円満な人間関係を保てます。

休みを会社に連絡する場合はメールでも大丈夫?

休みの連絡をメールでしても良いか、不安を持っている方も少なくはないでしょう。実際のところ、メールで休みの連絡をすることが、マナー違反になる会社もあります。 逆に休みの連絡は、メールで行うルールの会社もあるのです。休みの連絡についてのルールは、会社ごとに全く異なるため、事前の確認が必要になります。

会社に急な休みを伝えるのは電話連絡が基本

急な休みの連絡をするときは、電話をかけることが基本です。電話をかけることを基本としている理由は、主に2つあります。 まず、直接会話をすることで、声色から体調が悪いことが伝わりやすいためです。次に、お互い確認事項がある場合、その場で返答ができるため時間削減にもなります。 このように、電話をかけることで、スムーズに休みの連絡ができるのです。連絡に時間がかかってしまうと、会社に大きな迷惑がかかる可能性があります。急な休みを取る場合は、電話をかけることが必然と言えるでしょう。

電話で休みを連絡する時のポイント

電話で休みの連絡をするとき、注意しなければならないことは、こちら側の姿勢です。あくまでも、休みの許可をいただく姿勢で、電話をかけるようにしましょう。 次に、電話を早い時間にかけてしまうと、通勤中のため迷惑になってしまう可能性があります。比較的電話に出やすいとされる時間は、始業時間の10~15分前です。 上司の迷惑にもならず、確実に休みの連絡ができるように、電話をかける時間にも注意しましょう。また、次に出社できる目安を必ず伝えることも大切です。 もしも見通しがつかない場合には、しっかりとその事情を伝えてください。電話で休みの連絡をするときは、上記の注意点を意識して電話をかけてみましょう。

メール連絡で良いケース①前もって休みが決まっている場合

有給休暇や冠婚葬祭の場合には、事前に休みの連絡をメールでしても問題ありません。前もって休みの連絡を入れることで、会社も予定を立てやすくなるため、お互いに必要といえます。 休みの取れる日数は、会社のルールや休みの理由によって異なります。また、身内の冠婚葬祭を理由にした休みは、慶弔休暇と呼ばれる制度の対象です。 自分が結婚式を挙げる場合や、配偶者や親族が亡くなった場合は、3~4日程度が一般的と言われています。ただし、この制度は設けていない会社もあるため、注意が必要です。

メール連絡で良いケース②体調不良で電話がかけられない場合

体調不良のため、喋ることも困難である場合は、メールで休みの連絡をしても問題ありません。もしも、声がうまく出ないときに電話をかけても、相手が正しく聞き取れるか分かりません。 急な休みの連絡を、正確に伝えることができなければ、意味がないからです。その場合は、休みを取る事情はもちろん、電話をかけられない状況もメールで伝えましょう。 また、急な休みの連絡をメールでするときは、始業時間1時間前には必ず送るようにします。メールは電話と違い、相手が読むまでタイムラグがあるため、早めに送ることを意識しましょう。

休みを連絡するメールの書き方・ポイント

ここからは、実際にメールで連絡をするときの注意点を、細かく説明していきます。ビジネスメールを書くときの、基本の部分でもあるため、しっかりと理解していきましょう。 ビジネスメールの基本を理解することで、休みの連絡に限らず、様々な場面で役に立ちます。それぞれの注意点を押さえて、丁寧で読みやすいメールを心掛けましょう。

ポイント①件名を見て用件が分かるようにする

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初回公開日:2021年12月10日

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