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履歴書を郵送する際の基本マナー|添え状、封筒の書き方など

就活ノウハウ

志望企業へ履歴書の準備が済んだら、いよいよ提出ですね。封筒を選び、宛名を書くといった、郵送するときの注意点を知っていますか?せっかく心を込めて作成した履歴書、送り方一つで応募先に悪印象を抱かせてしまうことのないよう、ここで応募書類の郵送マナーについて基本をお伝えします。

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履歴書の郵送マナー

応募書類が届いた時に、採用担当者の目に入るのは封筒です。最大の努力で作った履歴書は、ビジネスマナーに則って最良の送り方で提出しましょう。その前に、まず確認。封筒に入れる書類を揃えてありますか? 履歴書(準備完了!) その他応募書類(企業から求められたもの・エントリーシートなど) クリアファイル(書類を揃えて入れます) 添え状(カバーレターとも言います)

封筒選びの注意点・ポイント

企業研究をしたり、志望動機を練り上げたり、心血を注いで作った履歴書です。あなたの分身ともいえる履歴書を守るために最後まで気を抜かず、送付準備をしましょう。 まず封筒の大きさは、 履歴書を折りたたまずに入れることができるサイズを選びます。一般的に、A4サイズが折らずに入る封筒は、角1号(270mm×382mm)、角2号(240mm×332mm)、角形A4(228mm×312mm)の3種類です。 ポイント1:履歴書を入れる封筒は角形A4か角2号 A4サイズの用紙が210mm×297mmということを考えると、角1号はやや大きすぎ。角2号かA4サイズの縦型を使用するのが望ましいです。 一部の履歴書には履歴書を三つ折りにして入れられる長封筒が入っていますが、そもそも応募書類を折り曲げるのはマナー違反なのです。折られている履歴書は、人事担当者がファイリングするときやコピーをとるときに手間がかかってしまうからです。折らずに入れられるサイズの封筒であっても、履歴書をクリアファイルに入れるなどして折れないようにすることも大事です。 ポイント2:推奨される封筒の色は「白」 茶封筒はマナー違反ということではありませんが、白封筒よりも薄くて破れやすく、先方の手元に届いたとき他の郵便物の中で存在感も薄くなります。どうしても白封筒の方が目に留まりやすいでしょう。郵便番号記入欄は、ついていないものでも構いません。 ポイント3:紙質のよい封筒をえらぶ しっかり作成した履歴書が、郵送中に雨などで湿ったり、破れたりすることがないよう、ある程度の強度をもった紙質の封筒を選びましょう。 ポイント4:書類一式はクリアファイルに入れる 同じ理由で応募書類を保護するため、クリアファイルに入れます。揃える際には順番に気をつけましょう。 添え状/カバーレター(折らない) 履歴書(A3サイズは真ん中で二つ折り) 職務経歴書(折らない) その他の応募書類(折らない) この順番でおもて面を揃えてクリアファイルに入れ、折り目のない真っさらな書類を送り届けましょう。細やかな気配りは企業へのアピールにもなりますよ。

履歴書の添え状の書き方

添え状は応募書類を郵送する際に必ず、書類の先頭につけます。封筒の内容について簡潔に説明する送付状です。ビジネスの場面では必須のマナーですよ。あなたの学校名と氏名、なぜ書類を送付するのかを書きましょう。 添え状の書き方・例と、履歴書を入れる封筒の書き方については、イッカツマガジンの他の記事(※1)にも解説していますので参考にしてください。

添え状の書き方の注意点・ポイント

添え状はパソコンで作成する方法と、直筆で手書きの方法があります。 パソコンで作る添え状の書き方 パソコンで作る添え状は横書きで、用紙はA4が一般的ですが、同封する書類の大きさに合わせます。 宛名は左上に記入します。1行目に正式な会社名称、2行目に担当部署や担当者の名前を書きましょう。部署宛であれば「御中」、担当者宛の場合は「様」をつけること。もしも担当者の名前がわからなければ「採用ご担当者様」と記入しましょう。「宛」や「行」をつけてはいけません。 日付は右上に記入します。西暦・和暦どちらでもかまいません。履歴書を送付する年月日を記入します。 自分の署名は日付の下、もしくは用紙の一番下の右端に記入します。住所・電話番号・名前を上から順に1行ずつ記載します。電話番号は連絡のつきやすい番号を記しましょう。 頭語と結語を忘れずにつけます。 添え状は敬意を込めた正式な手紙です。手紙の始まりと結びには、決まった語句をつけるのが習いです。頭語と結語は忘れずにいれましょう。 「拝啓」と「敬具」を用いることが最も一般的です。 時候の挨拶と結びの挨拶を入れます。 同封する書類を箇条書きに記載します。 中央揃えで「記」と一文字記入し、その下に箇条書きで同封書類の名称と枚数を記載しましょう。書類の箇条書きも、中央揃えにすること。 送付状の最初に入れる挨拶としては、次のようなものがよく使われます。 「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」 「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」 「時下」とは手紙の冒頭に良く用いられる、一年中使える時候の挨拶です。季節に合わせて変える必要がないため、とても使い勝手の良い言葉ですが、さらに丁寧な印象を与えたい場合はこの「時下」の代わりに時候の挨拶を入れると良いでしょう。4月に送る添え状は「春暖の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」とすると、少し粋な感じになりますね。時候の挨拶は季節によって変わるものですから調べておくのもよいでしょう。 結びの挨拶は 「何卒ご高覧の上、面接の機会をいただければ幸いでございます。」 「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。」 といった一文で結ぶケースが多いです。 同封する書類をすべて記載した後、右下に「以上」と記入すれば送付状は完成です。 手書きで添え状を作る場合 手書きの添え状も、内容はパソコン文書と同じです。縦書きで、和の手紙を書く際のマナーがありますから、それに従いましょう。手書きの手紙特有の注意点を挙げておきます。 頭語は「拝啓」など、1行目の一番上から書きます。頭語の後は1文字あけて、時候の挨拶を書き始めます。頭語と時候の挨拶は、最初の1行におさまるように書くと、見栄えがよくなります。 本文は、1文字下げてから書き始めます。文章がいくつか続いてしまうと読みづらいので、2文ごとなど、こまめに段落を変えることを心がけましょう。各段落の一文字目を下げて書きます。 結語は文末に、最後の文字が便箋の一番下から約1字分空くぐらいの位置に書きます。本文が行末まであって結語が書けない場合は、1行ずらします。 日付を、結語を書いた次の行に一番上から、漢数字の和暦で書きます。履歴書を送付する日を記入しましょう。 自分の名前を日付の次の行に下寄せで、下を1文字分空けて書きます。 宛名を書きます。「会社名」「部署名」「担当者の名前」を1文字分ずつスペースを空けながら1行で書きましょう。 最後に「記」として書類一覧を記載するのは、パソコンの添え状を同じです。

履歴書の封筒の書き方

封筒に宛名などを書くのは、中身を入れる前にしましょうね。書類一式は揃えたら、汚さないようによけておきましょう。応募する企業の正式名称、担当者の部署や氏名を間違えずに書けるように宛先をきちんと準備します。封筒の宛名は、応募者が採用窓口で挨拶をしているようなものですよ。 字の上手や下手は気にせず、丁寧に心をこめて手書きしましょう。使う道具は次のもの。 黒サインペン(宛名書き用) 赤ボールペンと定規、または「履歴書在中」スタンプ のり 鉛筆 消しゴム

履歴書の封筒の書き方の注意点・ポイント

バランスよく書きましょう。うすく鉛筆でしるしを付けて書き位置の目安にすると良いです。 履歴書の封筒 おもて面の書き方 宛名を書く際は、必ず応募先企業が提示した送り先・担当部署を確認しましょう。 郵便番号記入欄または、封筒の右上に横書きで、郵便番号を書きます。 封筒の右側に宛先の住所を、都道府県から正確に書きます。建物名なども略さずに記入します。 封筒の真ん中やや右に会社名を書きます。「株式会社」を省略したり「(株)」とするのはマナー違反です。 会社名の次の行に宛名を。少し大きめの文字で担当部署・課から書き始めます。 部署までしかわからない場合は…「○○部(○○課)御中」「○○部○○課 採用ご担当者様」 担当者名がわかっている場合は…「○○部(○○課)○○様」 表面の左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲います。文房具店や100円ショップなどで『履歴書在中』のスタンプを購入すると便利です。 履歴書の封筒 うら面の書き方 うら面には、応募者の住所氏名のほかに、提出日を記載し「〆」印をつけるのを忘れないようにします。 封筒の左上に縦書きで投函する日付を記します。 左下に自分の住所・名前・郵便番号を縦書きで書きます。書き方はおもて面の宛名と同様です。 必要書類を始めから確認し、履歴書はコピーをとります。 全て入れたら、フラップの裏面いっぱいに糊を付け、封をします。その上から「〆」マークを書くことをお忘れなく。

郵送する際は、郵便局の窓口で

最後にもう一つ。応募書類にふさわしい切手を選んだり、間違いなく届くために送料を計算したり、郵送にはまだまだ注意しなければならないことがあります。 郵便局の窓口なら、持ち込んだ封書は正確に計測されるので料金を支払うだけです。切手に神経をつかうことなく「メールスタンプ」を貼ってもらえ、見た目もとても爽やかです。ぜひ窓口で発送することをおすすめします。 これで応募書類の提出完了です。おつかれさまでした。書類選考が通ったときのために、面接のイメージトレーニングをしておきましょう!健闘を祈ります。 他にも、面接の方法や履歴書の書き方などの就活の不安は新卒エージェントに相談してみるのもいいでしょう。

[参考資料]

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