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進退伺いに書くべき内容8個|進退伺いを提出するときの注意点3つ

職種研究

社会人になればさまざまな場面で責任を持って行動をしなくてはなりません。会社に損害を与えるような過失を犯した場合には、進退伺いを出す必要にせまられることがあります。この記事を参考に進退伺いを作成できるようにしておきましょう。

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進退伺いとは何か

社会人になるとさまざまな責任がかかってきます。自分のミスの責任はもちろん、上司として部下が起こした不祥事やミスに対して責任を負わなければならない場面があります。 会社に重大な損害を与えるようなミスを犯した場合、始末書とは別に「進退伺い」というものを提出しなければなりません。 ここでは進退伺いとはどういうものなのかということをみていきます。万が一の時のためこの記事を読んでおくと参考になるでしょう。

進退伺いの意味

進退伺いとは、仕事上で会社に損害を与えるようなミスや過失を犯した場合、ミスを認め辞職すべきかどうか上司や会社に指示を仰ぐために書く文章です。 自分がミスを犯した場合はもちろん、自分の部下がミスを犯した場合も上司として監督責任を果たせなかったとして、部下と一緒に進退伺いを提出しなくてはいけません。 過失に対して自分で身の振りを考えなくてはいけないときもありますが、会社に判断を仰ぐ場合もあります。

辞表との違い

進退伺いはミスや過失を認めたうえで自分が辞職すべきかどうかの判断を仰ぐものでありますが、辞表は労働者が自分の意思で辞めるということを示すものですから、その意味合いは大きく違います。 進退伺いを出して辞職すべきと判断された場合は、「懲戒解雇」という判断を下されることが多いです。懲戒解雇を避けたくて辞表を前もって提出したとしても、辞表が受理されない可能性もあります。

提出する目的

進退伺いをなぜ提出するのか、提出する目的は何なのでしょう。 進退伺いは、自分が犯したミスや過失に対して、「その過失について会社が下す判断や命令に従います」という態度を示すために提出します。 武かが犯したミスで上司が提出する場合も、上司としての監督責任を果たせなかったことを認め、会社から下される判断に従いますとい態度を示すために提出します。

進退伺いに書くべき内容8個

進退伺いはできれば書きたくない、書かない方がよいものではありますが、書かなくてはいけない場面に出くわした時に書き方を知らないと困るので、ある程度書き方を把握しておくべきです。 ここでは、進退伺いの書き方、進退伺いに書くべき内容を8個紹介します。書かなくてはならない場面になったときの参考にするとよいでしょう。

進退伺いに書くべき内容1:提出する年月日

進退伺いに書くべき内容としては、まず提出する年月日があります。一番右上に書くのが一般的です。 日付を書く場合、「令和○年」というように年号で書くのが公式文章を書くときのマナーですから、年号で書くようにします。 ただし、会社によっては社内文章すべてが西暦で統一されているケースもあります。そのような場合には、西暦で日付を書くようにしましょう。

進退伺いに書くべき内容2:宛先(通常は社長あて)

進退伺いに書くべき内容として宛先もあります。一般的に日付の後、左上に書きます。 事の重大さにもよりますが、雇用主である社長あてに進退伺いを提出するのが一般的です。名前はもちろん「代表取締役社長」などの肩書を付けて、「様」という敬称も付けることも忘れないようにします。

進退伺いに書くべき内容3:提出する者の役職・氏名

進退伺いには提出する者の役職と指名も忘れずに書きましょう。宛先の後、右上に書くのが一般的です。 役職名を書きその後に氏名を書きます。課長や部長などの役職を持たない人であれば、「○○部○○課」というように部署を氏名の前に書くようにします。氏名の後にはハンコを押すのも忘れずにしましょう。

進退伺いに書くべき内容4:表題(進退伺い)

「進退伺い」という表題を書くのも忘れないようにします。書き忘れると何についての文章なのかがわかりません。 表題は一番最初に書くパターンもありますし、日付や宛先、氏名を書いた後の本文の前に書くパターンもあります。会社で書式が決まっている場合にはそれに従うと良いですが、決まっていない場合にはどちらに書いても構いません。

進退伺いに書くべき内容5:過失の内容

進退伺いではまず本文の中に過失の内容を書きます。進退伺いの中でも過失の内容は処分を下す上で大切な部分です。 いつ誰がどのような内容のことをしたのか、それはどのような原因で起きた事であるのか、それにより会社にどのような損害が生じたのかを細かく記載します。5W1Hに基づくと書きやすいでしょう。 進退伺いを提出する前に始末書を提出し、そこに事の顛末が細かく書かれている場合には割愛してもかまいません。

進退伺いに書くべき内容6:自分に責任がある旨の表明

進退伺いは、過失の内容を認めて会社に身の振り方の判断を仰ぐものですから、自分にどのような責任があるかを表明する必要があります。 自身の過失により進退伺いを出す場合には、「このたびの不祥事は、すべて小職の失態によるものであることは明らかです」という内容にします。 部下の過失による進退伺いの場合には「小職の監督(管理)不行き届きによるものであり、深く責任を感じております」というような内容にします。

進退伺いに書くべき内容7:謝罪の言葉

もちろん過失を認めて、謝罪することが大切ですから、謝罪の言葉もいれるようにします。 「深くお詫び申し上げます」や「会社に多大なる迷惑をおかけしましたことを心より深くお詫び申し上げます」などの謝罪の言葉をいれるようにしましょう。 社会人として「ごめんなさい」や「すみませんでした」はふさわしい謝罪の言葉ではありませんので、使わない方がよいです。

進退伺いに書くべき内容8:いかなる処分も受ける旨の表明

進退伺いでは、いかなる処分も受けることを示す文章ですから、その旨を表明することも忘れないようにします。 「いかなる処分も謹んでお受けする覚悟でございますので、何分ご決済を賜りますようお願い申し上げます」という文章を最後に入れるようにしましょう。

進退伺いを提出するときの注意点3つ

進退伺いの中に書かなければならない内容を理解できましたでしょうか。書いてただ提出すればよいというものではありません。提出するときにはいくつか注意しなければならないことがあります。 ここでは、進退伺いを提出するときの注意点を3つ紹介します。

進退伺いを提出するときの注意点1:提出するタイミングに注意する

進退伺いを提出するときの注意点として、まず提出するタイミングがあります。 何かミスを犯して会社に損害を与えてしまった場合、多くの人がパニックに陥りすぐにやめた方がよいのではと考えて進退伺いを提出してしまいます。 まず何か起きた場合、まずどうして起こってしまったのか原因を究明することが進退伺いを出すよりも先です。不祥事の詳細を把握し、原因を究明してから提出するようにしましょう。

進退伺いを提出するときの注意点2:自身に非がないような言い回しをしない

進退伺いは自分の過失を認めるものですから、自身に非が無いような言い回しをしないことも大切です。 特に部下の過失などにより進退伺いを書かなければならない場合、「自分のせいではないのに」という感情を持ってしまいます。言い訳がましい文章を書いてしまいがちですが、言い訳したい気持ちを抑え、自分に非があることを率直に認めましょう。 素直に謝罪する姿勢が大切です。

進退伺いを提出するときの注意点3:キチンとフォーマットを守る

社内で決められたフォーマットが用意されている場合には、それに基づいて文章を作成するようにします。フォーマットを守らず作成すると、再提出や受取してもらうことができない場合もあります。しっかり守りましょう。 ただ、社内で決められたフォーマットが用意されていない場合には、インターネットで検索するとテンプレートをダウンロードすることができます。それを参考に進退伺いを作成するときちとした内容のものにできます。

進退伺いの書き方を把握しましょう

進退伺いはできれば作成したくはありませんが、上司として部下を管理・監督する立場となった場合には、書かなければならない場面に遭遇する可能性は大いにあります。万が一の時に困らないためには、進退伺いについて少しでも知っておく方がよいでしょう。 いざという時のために進退伺いに書くべき内容を把握し、注意点を守り作成できるようにしておきましょう。

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