「すみませんでした」の使い方・言い換え｜敬語/メール

目上の人からミスなどが原因で「すみませんでした」と言われたら、「気にしないでください」という意味の敬語「お気になさらず」を使うのがおすすめです。 ただし、メールで「すみませんでした」と言われた場合は、メールで「お気になさらず」と返してしまうと、少々冷たい印象になってしまいます。メールで返す場合は、「どうぞお気に留められませんようお願い申し上げます」のように、ビジネスメールにふさわしい敬語に変換しましょう。

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ここで、「すみませんでした」と同じ意味の古語（昔は使われていたが、現在ではほとんど使われていない言葉）はあるのか、ということをご説明します。人に謝罪をするとき、昔の人は、何と言って謝罪していたのでしょうか。

現代人には耳慣れない「かしこし」という言葉ですが、平安時代には謝罪の言葉として使われていました。「かしこし」は現代でいう「恐れ多い」に近い意味ですが、平安時代においては「恐れ多い」という言葉がお詫びの意思表示でもありました。

「かたじけなし」は、時代劇や歴史漫画などで見聞きしたことがある人もいるでしょう。「かたじけなし」の意味も「恐れ多い」であり、謝罪の意思表示として使われる言葉でした。

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「すみませんでした」と「すみません」の大きな違いは、謝る対象のできごとが、今（もしくは直前に）起きているか、過去に起きたかという点です。 たとえば、先輩の机にお茶をこぼしてしまった場合は、謝るべきできごとが今起こったので「すみません」を使います。そして、後片付けをした後に改めて謝る場合は、謝るべきできごとは過去になったので、「すみませんでした」と言いましょう。

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「すみませんでした」は、過去のできごとに対する謝罪の言葉です。しかし、「ミスをしてしまいました。すみませんでした」のように、「すみませんでした」を使う文章を無理に過去形にする必要はありません。「すみませんでした」という言葉自体が過去形であるためです。 また、「昨日はミスをしてしまい、すみませんでした」のように「いつ起こったできごとか」を表す言葉を一緒に使うと、より相手に伝わりやすくなります。

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「すみませんでした」「申し訳ありませんでした」「申し訳ございませんでした」「ごめんなさい」など、謝罪の気持ちを表す言葉はいくつも存在します。その中でも「すみませんでした」は、「ごめんなさい」ほど砕けすぎず、「申し訳ありません」ほど硬くもない程度の丁寧語です。そんな「すみませんでした」は、使える相手が限定されています。