「すみませんでした」の使い方・言い換え｜敬語/メール

目上の人や社外の人に対して謝るときには、「すみませんでした」は適切ではありません。目上の人や上司に対して謝るときには、「すみませんでした」よりもう一段階丁寧な表現である「申し訳ありませんでした」、もしくはさらに丁寧な敬語である「申し訳ございませんでした」を使いましょう。 社風によっては、上司に対しても「すみませんでした」と謝ることができますが、見極めが難しい場合は「申し訳ありませんでした」を使うのが妥当です。

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「すみませんでした」にはいくつか類語がありますが、相手によっては使えない言葉もあります。自分や相手の立場を考えながら言い換えをしましょう。

「申し訳ありませんでした」は、「すみませんでした」と同じく謝罪の意を表す言葉です。しかし、「すみませんでした」よりも丁寧な表現のため、上司などの目上の人への使用に向いています。

「申し訳ございませんでした」の「ございませんでした」は「ありませんでした」をより丁寧に表した敬語です。つまり「申し訳ございませんでした」は、「申し訳ありませんでした」よりもさらに丁寧な敬語ということになります。 目上の人や社外の人に対してお詫びの気持ちを伝えるときには、「申し訳ございませんでした」を使うのが適切です。

「ごめんなさい」も、謝罪を表す敬語です。しかし、丁寧語である「ごめんなさい」には、相手の立場を押し上げたり、自分の立場を下げたりする効果がありません。また、「ごめん」という言葉自体に軽いニュアンスがあるため、「すみませんでした」よりも一段階、敬意が低い言葉とされています。「ごめんなさい」は、同僚などに謝罪するときにだけ使用しましょう。

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「すみませんでした」と言われたとき、意外に迷いやすいのが返事の言葉です。「すみませんでした」と言われたら、どのように返すのが適切なのでしょうか。「すみませんでした」への返し方の例を、相手別にご紹介します。

部下から「すみませんでした」と言われたとき、内容が大したことではなかった場合の返し方は、「大丈夫」や「気にしないで」で十分でしょう。 しかし、重要な内容だった場合は、返事の内容をきちんと考える必要があります。たとえば、この機会に仕事のし方やミスをしない方法などを改めて教え、「次から気をつけよう」と一言添えるのがおすすめです。

上司や社外の人など、目上の人に「すみませんでした」と言われたときこそ、返事に迷ってしまうことが多いです。とっさに口から出やすいのは「いいえ」や「はい」といった返事ですが、どちらにしても違和感が残ります。目上の人から「すみませんでした」と言われたら、これから挙げる2つの返し方がおすすめです。

目上の人から「すみませんでした」と謝られたときには、こちらには非はなかったのかを考えてみましょう。少しでも心当たりがあったら、「私も確認不足でした。こちらこそすみませんでした」のように返してください。お互いがお互いに謝ることで、気持ちの面でも丸く収まる場合があります。