「すみませんでした」の使い方・言い換え｜敬語/メール

出典: Free stock photo of book, book pages, bookcase

今さら「すみませんでした」の意味なんて、と感じる人もいるでしょう。しかし、意味や由来を知ることは、言葉を正しく使いこなすための近道です。まずは、「すみませんでした」の意味や由来から見ていきましょう。

「すみませんでした」は、お詫びの気持ちを表す「すみません」に、丁寧語「です」の過去形である「でした」を合わせた敬語です。平たく言うと、「ごめんなさい」の過去形ということになります。

普段何気なく使っている「すみませんでした」という敬語ですが、よく見ると不思議な言葉だと思いませんか。言葉だけ見ると、何かが「済まなかった」という状況説明をしているだけで、それが謝罪を表すようには見えません。 「すみません」は言葉の印象どおり、元々「済む」「済まない」の「済まない」から来ています。具体的には、相手に失礼を働いてしまったことに対して、このままでは「自分の気持ちが済まない」と感じたことが由来です。そこから転じて、「すみません」は謝罪の気持ちそのものを表す言葉として使われるようになりました。

出典: 批判も真摯に受け止めるクレーム担当｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

「すみませんでした」は、敬語の文章、特に丁寧語を使った文章で使う言葉です。主に、「○○してしまい、すみませんでした」のように、過去の失敗などを口頭で謝るときに使います。メールなどの文書でも使うことができますが、丁寧語である「すみませんでした」には、謙遜したり相手を敬ったりする意味が含まれていないこともあり、正式な文書での使用には適していません。

出典: 古い本とアンティークデスク｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

「すみませんでした」に似た言葉に、「すいませんでした」があります。「すいませんでした」は、「すみませんでした」が発音しにくいために口語として使われるようになり、定着した言葉です。そのため、正確には「すみませんでした」が正しい言葉であり、「すいませんでした」は誤った敬語であるといえます。 文書でお詫びの気持ちを伝えるときには、「すいませんでした」ではなく、必ず「すみませんでした」を使いましょう。口頭でも「すみませんでした」を使うのが望ましいですが、言いにくい場合は「すいませんでした」を使ってください。

出典: ://

口頭で使うことが多い「すみませんでした」という敬語ですが、相手によってはメールでも使うことができます。

先輩や同僚に対してメールで謝罪するときには、「すみませんでした」を使うことができます。「すみませんでした」と同じ意味の言葉に「すいませんでした」がありますが、「すいませんでした」は「すみませんでした」を言いやすくした言葉であり、正式な敬語ではないため、「すいませんでした」とは書かないようにしてください。 また、メールで謝罪するというのは略式的な方法です。メールで謝罪をした場合でも、直接もしくは電話で、改めて「すみませんでした」と謝るようにしましょう。