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「すみませんでした」の使い方・言い換え|敬語/メール

敬語

仕事でミスをしたとき、「すみませんでした」と謝ったことがある人は多いでしょう。しかし、「すみませんでした」はどのようなときに使える敬語なのでしょうか。この記事では、「すみませんでした」の敬語での使い方や、正しい使い方などを解説していきます。

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「すみませんでした」の意味と由来

今さら「すみませんでした」の意味なんて、と感じる人もいるでしょう。しかし、意味や由来を知ることは、言葉を正しく使いこなすための近道です。まずは、「すみませんでした」の意味や由来から見ていきましょう。

「すみませんでした」の意味

「すみませんでした」は、お詫びの気持ちを表す「すみません」に、丁寧語「です」の過去形である「でした」を合わせた敬語です。平たく言うと、「ごめんなさい」の過去形ということになります。

「すみません」は「済む」「済まない」から来ている

普段何気なく使っている「すみませんでした」という敬語ですが、よく見ると不思議な言葉だと思いませんか。言葉だけ見ると、何かが「済まなかった」という状況説明をしているだけで、それが謝罪を表すようには見えません。 「すみません」は言葉の印象どおり、元々「済む」「済まない」の「済まない」から来ています。具体的には、相手に失礼を働いてしまったことに対して、このままでは「自分の気持ちが済まない」と感じたことが由来です。そこから転じて、「すみません」は謝罪の気持ちそのものを表す言葉として使われるようになりました。

敬語での「すみませんでした」の使い方

敬語での「すみませんでした」の使い方

「すみませんでした」は、敬語の文章、特に丁寧語を使った文章で使う言葉です。主に、「○○してしまい、すみませんでした」のように、過去の失敗などを口頭で謝るときに使います。メールなどの文書でも使うことができますが、丁寧語である「すみませんでした」には、謙遜したり相手を敬ったりする意味が含まれていないこともあり、正式な文書での使用には適していません。

「すみませんでした」と「すいませんでした」の違い

「すみませんでした」と「すいませんでした」の違い

「すみませんでした」に似た言葉に、「すいませんでした」があります。「すいませんでした」は、「すみませんでした」が発音しにくいために口語として使われるようになり、定着した言葉です。そのため、正確には「すみませんでした」が正しい言葉であり、「すいませんでした」は誤った敬語であるといえます。 文書でお詫びの気持ちを伝えるときには、「すいませんでした」ではなく、必ず「すみませんでした」を使いましょう。口頭でも「すみませんでした」を使うのが望ましいですが、言いにくい場合は「すいませんでした」を使ってください。

メールでの「すみませんでした」の使い方

口頭で使うことが多い「すみませんでした」という敬語ですが、相手によってはメールでも使うことができます。

先輩や同僚に対して

先輩や同僚に対してメールで謝罪するときには、「すみませんでした」を使うことができます。「すみませんでした」と同じ意味の言葉に「すいませんでした」がありますが、「すいませんでした」は「すみませんでした」を言いやすくした言葉であり、正式な敬語ではないため、「すいませんでした」とは書かないようにしてください。 また、メールで謝罪するというのは略式的な方法です。メールで謝罪をした場合でも、直接もしくは電話で、改めて「すみませんでした」と謝るようにしましょう。

上司や社外の人に対して

目上の人や社外の人に対して謝るときには、「すみませんでした」は適切ではありません。目上の人や上司に対して謝るときには、「すみませんでした」よりもう一段階丁寧な表現である「申し訳ありませんでした」、もしくはさらに丁寧な敬語である「申し訳ございませんでした」を使いましょう。 社風によっては、上司に対しても「すみませんでした」と謝ることができますが、見極めが難しい場合は「申し訳ありませんでした」を使うのが妥当です。

「すみませんでした」の言い換え

「すみませんでした」の言い換え

「すみませんでした」にはいくつか類語がありますが、相手によっては使えない言葉もあります。自分や相手の立場を考えながら言い換えをしましょう。

申し訳ありませんでした

「申し訳ありませんでした」は、「すみませんでした」と同じく謝罪の意を表す言葉です。しかし、「すみませんでした」よりも丁寧な表現のため、上司などの目上の人への使用に向いています。

申し訳ございませんでした

「申し訳ございませんでした」の「ございませんでした」は「ありませんでした」をより丁寧に表した敬語です。つまり「申し訳ございませんでした」は、「申し訳ありませんでした」よりもさらに丁寧な敬語ということになります。 目上の人や社外の人に対してお詫びの気持ちを伝えるときには、「申し訳ございませんでした」を使うのが適切です。

ごめんなさい

「ごめんなさい」も、謝罪を表す敬語です。しかし、丁寧語である「ごめんなさい」には、相手の立場を押し上げたり、自分の立場を下げたりする効果がありません。また、「ごめん」という言葉自体に軽いニュアンスがあるため、「すみませんでした」よりも一段階、敬意が低い言葉とされています。「ごめんなさい」は、同僚などに謝罪するときにだけ使用しましょう。

「すみませんでした」への返し方

「すみませんでした」への返し方

「すみませんでした」と言われたとき、意外に迷いやすいのが返事の言葉です。「すみませんでした」と言われたら、どのように返すのが適切なのでしょうか。「すみませんでした」への返し方の例を、相手別にご紹介します。

部下からの「すみませんでした」

部下から「すみませんでした」と言われたとき、内容が大したことではなかった場合の返し方は、「大丈夫」や「気にしないで」で十分でしょう。 しかし、重要な内容だった場合は、返事の内容をきちんと考える必要があります。たとえば、この機会に仕事のし方やミスをしない方法などを改めて教え、「次から気をつけよう」と一言添えるのがおすすめです。

目上の人からの「すみませんでした」

上司や社外の人など、目上の人に「すみませんでした」と言われたときこそ、返事に迷ってしまうことが多いです。とっさに口から出やすいのは「いいえ」や「はい」といった返事ですが、どちらにしても違和感が残ります。目上の人から「すみませんでした」と言われたら、これから挙げる2つの返し方がおすすめです。

こちらこそすみませんでした

目上の人から「すみませんでした」と謝られたときには、こちらには非はなかったのかを考えてみましょう。少しでも心当たりがあったら、「私も確認不足でした。こちらこそすみませんでした」のように返してください。お互いがお互いに謝ることで、気持ちの面でも丸く収まる場合があります。

お気になさらず

目上の人からミスなどが原因で「すみませんでした」と言われたら、「気にしないでください」という意味の敬語「お気になさらず」を使うのがおすすめです。 ただし、メールで「すみませんでした」と言われた場合は、メールで「お気になさらず」と返してしまうと、少々冷たい印象になってしまいます。メールで返す場合は、「どうぞお気に留められませんようお願い申し上げます」のように、ビジネスメールにふさわしい敬語に変換しましょう。

古語での「すみませんでした」の意味と使い方

ここで、「すみませんでした」と同じ意味の古語(昔は使われていたが、現在ではほとんど使われていない言葉)はあるのか、ということをご説明します。人に謝罪をするとき、昔の人は、何と言って謝罪していたのでしょうか。

かしこし

現代人には耳慣れない「かしこし」という言葉ですが、平安時代には謝罪の言葉として使われていました。「かしこし」は現代でいう「恐れ多い」に近い意味ですが、平安時代においては「恐れ多い」という言葉がお詫びの意思表示でもありました。

かたじけなし

「かたじけなし」は、時代劇や歴史漫画などで見聞きしたことがある人もいるでしょう。「かたじけなし」の意味も「恐れ多い」であり、謝罪の意思表示として使われる言葉でした。

「すみませんでした」と「すみません」の違い

「すみませんでした」と「すみません」の違い

「すみませんでした」と「すみません」の最大の違いは、謝る対象のできごとが、今(もしくは直前に)起きているか、過去に起きたかという点です。 たとえば、先輩の机にお茶をこぼしてしまった場合は、謝るべきできごとが今起こったので「すみません」を使います。そして、後片付けをした後に改めて謝る場合は、謝るべきできごとは過去になったので、「すみませんでした」と言いましょう。

過去形での「すみませんでした」の使い方

過去形での「すみませんでした」の使い方

「すみませんでした」は、過去のできごとに対する謝罪の言葉です。しかし、「ミスをしてしまいました。すみませんでした」のように、「すみませんでした」を使う文章を無理に過去形にする必要はありません。「すみませんでした」という言葉自体が過去形であるためです。 また、「昨日はミスをしてしまい、すみませんでした」のように「いつ起こったできごとか」を表す言葉を一緒に使うと、より相手に伝わりやすくなります。

「すみませんでした」の正しい使い方

「すみませんでした」の正しい使い方

「すみませんでした」「申し訳ありませんでした」「申し訳ございませんでした」「ごめんなさい」など、謝罪の気持ちを表す言葉はいくつも存在します。その中でも「すみませんでした」は、「ごめんなさい」ほど砕けすぎず、「申し訳ありません」ほど硬くもない程度の丁寧語です。そんな「すみませんでした」は、使える相手が限定されています。

「すみませんでした」は社内で使う謝罪の言葉

「すみませんでした」は敬語ですが、あまり硬い表現ではありません。そのため、目上の人や社外の人への謝罪には使うことができない言葉です。 「すみませんでした」は、社内でのみ使用しましょう。特に、同僚や先輩に対して謝罪するときには、「すみませんでした」がもっとも適切な言葉になります。

丁寧語での「すみませんでした」の使い方

「すみませんでした」は、尊敬語や謙譲語が使われていない、丁寧語の文章で使用するのに向いています。たとえば、「昨日は私の母のことで、ご心配をおかけしてすみませんでした」や「昨日は急に休んでしまい、ご迷惑をおかけしてすみませんでした」などです。 また、謝罪の気持ちを強く表したい場合、「申し訳ございませんでした」は頭に「誠に」や「大変」を付けますが、「すみませんでした」の場合は「誠にすみませんでした」や「大変すみませんでした」という少々おかしな日本語になってしまいます。「すみませんでした」の頭に付ける強調の言葉は、「本当に」が適当です。

「すみませんでした」にも向き不向きな場面がある

「すみませんでした」にも向き不向きな場面がある

「すみませんでした」は、社内、とりわけ同僚や先輩に対して謝罪するときに使う言葉です。目上に人や社外の人に対しては「すみませんでした」とは言わず、「申し訳ありませんでした」や「申し訳ございませんでした」など、より丁寧な敬語を使いましょう。 また、「すみませんでした」は基本的に、口頭で謝るときに使う言葉でもあります。メールでも使うことはできますが、メールで謝罪した場合は、後で直接謝るようにしてください。謝る相手や場面を見極め、「すみませんでした」を上手に使いましょう。

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