間違う人も多い「ご報告いたします」の使い方・報告と連絡の違い

出典: 重要なデータの入ったノートパソコンがランサムウェアに感染｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

まずは「報告」そのもの意味を確認します。報告とは「報せ告げる」と書く名詞で、特にビジネスでは任務や調査、業務などを行った際の経過や結果について知らせることやその内容について指します。 経過や完了した件について知らせることが「報告」で、報告をするのは部下から上司、または後輩から先輩への流れとなりますまた、報告は完了した事項を知らせることなので、ビジネスをしていく上での報告は義務でもあります。そして、上司から部下へ。または先輩から後輩へ知らせる場合には「連絡」となります。

出典: 作業台に置かれたガジェットと工具｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

職場でよく使われる言葉の1つに「報告」があります。この「報告」の頭に「ご」を付けるることで、名詞から敬語表現に変化します。 この「ご報告」という敬語表現は、打ち合わせや会議などの複数名の前で発表するシーンで用いられることが多いです。大変便利な敬語表現ので、仕事上使用することが多いビジネスパーソンも多くいますが、果たして「ご報告いたします」という敬語表現を正しく使いこなせているのでしょうか？ 実は「ご報告いたします」という表現は、使う相手の立場や場面により使い分けをする必要がある敬語表現だということを知っておくことが大切です。こちらの敬語について、次項からより詳しくご説明いたします。

「報告」の名詞の頭に「ご」を付けると敬語に変化した「ご報告」になることは前述いたしましたが、この「ご報告」に「いたします」または「させていただきます」の謙譲語を続けると、「ご報告」を正しい敬語表現として使う事ができます。 謙譲語に変化することは、つまりは自分をへりくだり相手を立てる役割を果たす言葉になることを指すので敬語とは異なります。つまり「ご報告いたします」「ご報告させていただきます」という表現は、自分より目上の立場の方へ使うのが正しい使用方法だと言えます。 また「ご報告いたします」の「いたす」は、「報告する」の謙譲語＋「する」の謙譲語になるので、二重敬語となり避けることもありますが、現在は慣習的に使用できるようになり、二重敬語と捉えられないようになりましたが、「ご報告」を使う場合には「ご報告させていただきます」を使用すると間違いのない敬語になります。

https://d5wn5sd3xupzm.cloudfront.net/item/image/normal/0934b6d8-3877-4040-b106-4e06a552cd7c.jpg

ビジネスで使用されることの多い「ご報告まで」には、大きく分けて3種類の意味を持ち、その時々で使い分けをされている傾向があります。 ①慣例的に使う場合 拝啓と敬具の場合のように、相手に知らせたい事項を記した後に「ご報告まで。」と使う場合 ②主に結果を伝えたい場合 完了した事項に関して経過を省略し結果のみを知らせる場合や、経過と結果の両方を記した上で特に結果を伝えたい場合 ③報告すべきか否かを判断できない場合 報告するに値する件か否かを自分では判断できない、または些細な事項に対して念のため知らせておきたい場合 この言葉の意味を深く考えずに使う人も多く見受けられますが、意味をきちんと理解した上で使わないと敬語の使い方だけでなくビジネスマナーを疑われかねないので気を付ける必要があります。

ビジネスメールや文章では当たり前のように使われている「取り急ぎご報告まで」という表現ですが、特にこちらについては使い方に注意が必要です。 「取り急ぎ」という言葉には「とりあえず急いで、さしあたって」という意味があります。つまり、ビジネスメールなどで「取り急ぎご連絡まで」と記す場合には「取りあえず急いでこの報告だけはしておきます」という意味になるので、本当に至急の要件の際にのみ使用する言葉として理解することが大切です。 つまり、定型文句として文末に使う場合やさほど緊急でもないのに使用するのは間違っていると言わざるを得ません。

①お客様や取引先、距離のある上司や先輩には使わない 「取り急ぎご報告いたします」は丁寧な敬語にも見受けられますが、お客様や取引先の相手、距離のある上司や先輩に対しての連絡時は、使用を避けるのがビジネスマナーです。 ②他の連絡事項は後で必ず報告する 取りあえずの報告なので、必ず後で詳細の連絡をすることが大切です。また、取り急ぎの報告のため、他の連絡事項を記載するのもマナー違反です。「取り急ぎご報告まで、詳細は追ってご連絡いたします」と記すと美しい文章になります。 ③やむを得ず目上の人に使う場合 目上の人に使用する際には「取り急ぎ」ではなく「まずは」に言い換えます。最後は「ご報告まで」と略さず「ご報告申し上げます」「まずはご報告のみにて失礼いたします」と加えておくことが適切だと言えます。

出典: 会議中、彼女の空腹を知らせる音が鳴り響いた。しかし、上司はそれを無視した｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

「ご報告まで」は、「報告」に「ご」がついた丁寧な表現ですが、丁寧であるにも関わらず敬語表現として評価されないのは、「〇〇まで」の言い切りの印象だと言えます。そのため、この言い切りをよりソフトな丁寧表現に言い換え、相手に本来の意味を伝えることが大切です。