「ご報告させていただきます」の意味と使い方｜シチュエーション別の例文も紹介

「ご報告させていただきます」の「いただきます」は、漢字ではなく平仮名表記で使うのが一般的です。「いただく」という表現には動詞と補助動詞の2種類があり、動詞の場合は漢字で「頂く」と表記します。 それに対して補助動詞の「いただく」は平仮名で表記するよう定められています。「ご報告させていただきます」の「いただきます」は補助動詞であるため、「ご報告させて頂きます」ではなく「ご報告させていただきます」と平仮名で表記するのが適切でしょう。

それでは「ご報告させていただきます」の使い方についてご説明します。先程も言いましたように、「ご報告させていただきます」は謙譲語を用いた表現をしています。 自分を下に置いて間接的に相手を高めた言い方です。ですので、これは先輩や上司など、自分より目上の方に対して使います。 また、取引先企業やお客さまなど、社内だけに限らずに、目上の方、つまり立てなくてはならない相手には「ご報告させていただきます」を使って相手を立てた表現をしましょう。 部下や同僚など、別に立てる必要のない相手には「ご報告させていただきます」のような謙譲語は用いずに、普通に「報告します」などの丁寧語でOKです。

上述したように、「させて」の部分で「相手の許可を求める、その上で恩恵を受ける」という2つの意味を持っていますので、場合によっては「ご報告させていただきます」が不適切な時があります。 相手の許可を求めなくていい場合や、特に何も恩恵を受けない場合は「ご報告させていただきます」は使いません。こういう時には「ご報告いたします」「ご報告申し上げます」などの別の表現を用いるようにしましょう。 たとえば、期日までに報告しなければならないことが決まっていたのであれば「させて」を使わない方がいいですし、逆に特に何も指示されてないけど「中間報告しといた方がいいかな？」という場合には「(一応)させていただきます」とした方がいいです。 このように、シーンによって使い分けがあることも覚えておきましょう。

出典: MBAでタイプするライター｜ぱくたそフリー素材

続いては、「ご報告させていただきます」を使った例文を場面別に紹介します。「ご報告させていただきます」の具体的な使い方について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

「お世話になっております。○○会社の○○と申します。先日お話のありました○○についてご報告させていただきます。」 「依頼がありました○○の調査結果についてご報告いたします。」 「まずは、現在の○○の進捗状況についてご報告させていただきます。」 「(主旨の部分に)お問合わせの○○の件についてご報告いたします。(締めの挨拶に)以上、○○についてご報告いたしました。今後とも、何卒よろしくお願いいたします。」 以上のように、「今から報告するね」と初めに書いて、その報告内容の詳細を書き、最後に「○○について報告したよ」と締めるのがビジネスメールでは普通です。あまり慣れてない方は、ぜひ覚えておいてください。

「推進中の案件について、進捗状況をご報告させていただきます。」 「先日行った調査の結果について、ご報告させていただきます。」 「お客様からご指摘のあった点について、改善案をご報告させていただきます。」 上記のように、会議や打ち合わせなどで話し始める時「ご報告させていただきます」のひと言を添えると、スムーズに本題へ入れるでしょう。

「この件の詳細は、後ほど改めてご報告させていただきます。」 「イベントの日時や開催場所については、決まり次第ご報告させていただきます。」 「参加人数の確認ができましたら、またご報告させていただきます。」 調査や確認をしてから報告する必要がある時も、「ご報告させていただきます」を使うと良いでしょう。

「本日予定されていたミーティングは中止となりましたので、取り急ぎご報告させていただきます。」 「来週開催が予定されていたイベントは都合により延期となりましたので、取り急ぎご報告させていただきます。」 このように、急な予定変更などの問題が発生した時に「ご報告させていただきます」を使う場合があります。

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よく「ご連絡差し上げます」という言葉を耳にします。「連絡」と同じような意味をもつ「報告」でも、同じように「ご報告差し上げます」と表現するのは不適切です。 一見すると、使い方は適切なように感じますが、これを言ってしまうと相手に不快感を与えてしまいますので十分に注意してください。 そもそも「差し上げる」という言葉は「与える・やる」を謙譲語にした言い方です。これを直接当てはめてみると「報告を与える」「報告してやる」というかなり上から目線の文章になってします。 これを会社の上司や先輩、取引先企業などに使ってしまうと、ひんしゅくを買う恐れがありますので「ご報告させていただきます」「ご報告いたします」など、へりくだった正しい表現を用いてください。