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「ご報告させていただきます」の意味と使い方・敬語は正しいか

敬語

何かとよく使っている「ご報告させていただきます」ですが、これは本当に正しい敬語なのでしょうか?この記事では、「ご報告させていただきます」の意味や正しい使い方について、詳しくご説明しています。社会人なら絶対に必要なスキルなので、ぜひ最後までお読みください。

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「ご報告させていただきます」の敬語は正しいの?

会社などで「ご報告させていただきます」という敬語はよく使われていますが、この表現は本当に正しいのか、ご存知でしょうか?敬語についてちょっと知識のある人でしたら「二重敬語なんじゃないの」と感じる方もいるでしょう。(二重敬語については後述します) 結論を先に言いますと、これは二重敬語に当たらず正しい表現です。なので上司など何か連絡すべきことがあるのなら「ご報告させていただきます」を使いましょう。 それでは「ご報告させていただきます」について、意味や使い方など詳しくご説明します。

まずは敬語について簡単におさらい

ここで「敬語」について簡単に復習します。 敬語には3つの種類のものがあり、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」があります。「尊敬語」は相手に敬意を表した表現方法で、目上の方に対して使われます。「謙譲語」は自分を下に下げることによって間接的に相手を高める表現になります。 目上の方に対して使われるものもあれば目下の人に使って問題ないものもあります。最後の「丁寧語」は文の終わりに「です・ます」がついた表現になります。 敬語のルールとして、「二重敬語」は適切な表現でないと文化庁によって定められています。

二重敬語とは?

二重敬語とは、同じ敬語の種類が二重に重なってできた文のことで、これは不適切な表現になります。「同じ敬語の種類」とは、「尊敬語+尊敬語」「謙譲語+謙譲語」のように同じ敬語が2つ重なるのがダメということです。 たとえば、「お越しになられる」は「来る(行く)」を「お越しになる」と尊敬語にして、さらに「なる」の部分を「なられる」と尊敬語を使って2つの敬語が重なった状態になっています。これが二重敬語と呼ばれるもので、誤った敬語表現です。 ただ、たとえば「お召し上がりになる」「お伺いいたす」など、語によっては習慣として定着しているものもあり、習慣として定着しているものに関しては使ってもOKと文化庁も認めていますので、詳しく知りたい方は以下のリンクをご参照ください。

「連結敬語」は二重敬語ではない!

連結敬語とは、2つ(もしくはそれ以上の)語をそれぞれ敬語にして、接続助詞の「て」を使ってつなげた文のことをいいます。これは実は二重敬語にあたりません。 たとえば、「お越しになってくださる」は連結敬語です。これは「来る(行く)」を「お越しになる」に、「くれる」を「くださる」と尊敬語に言い換えており、この2つの言葉を「て」でつないでいます。ですので、これは二重敬語ではなく連結敬語であり、適切な表現です。 連結敬語に関しても、上記のリンク「敬語の指針」の中で記載があります。詳しく知りたい方はぜひご覧になってください。

「ご報告させていただきます」の意味は?

この「ご報告させていただきます」を分解してみると「ご報告(する)」+「させて」+「いただきます」にわけることができます。このことを念頭において「ご報告させていただきます」の意味について見ていきます。

どんな意味をもっている?

まずはじめに、「報告」の意味は「ある事柄を知らせ(報らせ)伝えること」です。仕事などの任務において、その経過や結果、内容などを述べることを言います。 次に「させて」は「相手の許可・承諾を求める」のニュアンスが含まれており、その他にも「許可を得て恩恵を受ける」ということも含まれています。ある動作を遠慮しながら行うことで相手対して敬意を表している表現です。 そして最後の「いただく」は、「もらう」の謙譲語で、謙譲語とはへりくだった表現をする敬語のことです。 以上のことから、相手に知らせ告げる許可を求めたニュアンスの言い方で、遠慮がちに報告することで相手を立てた敬語表現になります。かなり噛み砕いて言うと「あなたに報告してもいいかな?」という感じです。

「ご報告させていただきます」を適切に使うには?

この「ご報告させていただきます」を上手に使うには、使うべき相手と、どんな時に使ったらいいのか、してはいけない表現は何か?の3点に注意してください。

目上の方に使いましょう!

それでは「ご報告させていただきます」の使い方についてご説明します。 先程も言いましたように、「ご報告させていただきます」は謙譲語を用いた表現をしています。自分を下に置いて間接的に相手を高めた言い方です。ですので、これは先輩や上司など、自分より目上の方に対して使います。 また、取引先企業やお客さまなど、社内だけに限らずに、目上の方、つまり立てなくてはならない相手には「ご報告させていただきます」を使って相手を立てた表現をしましょう。 部下や同僚など、別に立てる必要のない相手には「ご報告させていただきます」のような謙譲語は用いずに、普通に「報告します」などの丁寧語でOKです。

正しい使い方のポイント!

上述したように、「させて」の部分で「相手の許可を求める、その上で恩恵を受ける」という2つの意味を持っていますので、場合によっては「ご報告させていただきます」が不適切な時があります。 相手の許可を求めなくていい場合や、特に何も恩恵を受けない場合は「ご報告させていただきます」は使いません。こういう時には「ご報告いたします」「ご報告申し上げます」などの別の表現を用いるようにしましょう。 たとえば、期日までに報告しなければならないことが決まっていたのであれば「させて」を使わないほうがいいですし、逆に特に何も指示されてないけど「中間報告しといたほうがいいかな?」という場合には「(一応)させていただきます」としたほうがいいです。 このように、シーンによって使い分けがあることも覚えておきましょう。

「ご報告差し上げます」は不適切!

よく「ご連絡差し上げます」という言葉を耳にします。「連絡」と同じような意味をもつ「報告」でも、同じように「ご報告差し上げます」と表現するのは不適切です。一見すると、使い方は適切なように感じますが、これを言ってしまうと相手に不快感を与えてしまいますので十分に注意してください。 そもそも「差し上げる」という言葉は「与える・やる」を謙譲語にした言い方です。これを直接当てはめてみると「報告を与える」「報告してやる」というかなり上から目線の文章になってします。 これを会社の上司や先輩、取引先企業などに使ってしまうと、ひんしゅくを買う恐れがありますので「ご報告させていただきます」「ご報告いたします」など、へりくだった正しい表現を用いてください。

【補足】「差し上げる」の適切な使い方

「ご報告差し上げる」に限った話ではありませんが、「差し上げる」の適切な使い方についてご説明します。前述したように「与える・やる」の謙譲語で、言葉としては間違っていません。ただ、使う場面に注意しないと、先程も言いましたように、相手に不快感を与えてしまいます。 この「差し上げる」は、「相手に恩恵がある場合だけ使う言葉」と覚えておきましょう。たとえば、「お仕事して差し上げます」という言い方だと「なんか偉そう、ムカつく」と感じてしまいますが、「当選されたお客さまには、個別にご連絡差し上げます」だと不快に思われません。これは、後者は相手に対しての恩恵があるシーンだからこそ使える表現です。 このように、使うシーンを考えないと「差し上げる」は「~してやってる、してあげてる」という上から目線の感じを受けるので、相手に恩恵がある時にだけ使うようにしてください。

「ご報告させていただきます」が二重敬語じゃない理由は?

最初の方で「ご報告させていただきますは二重敬語ではない」と言いましたが、その理由についてご説明します。 「ご(お)~する」という表現は謙譲語になります。前述したように「いただきます」も謙譲語です。なので一見すると、「ご報告させていただきます」も「謙譲語+謙譲語」で同じ種類の敬語が2つあって二重敬語のように感じます。 ですが、「ご報告」と「いただきます」の間に「させて」という言葉が入っています。この「させて」は、実は助動詞「させ」と接続助詞「て」が引っ付いた形です。 上述したように、「て」で言葉が連結されたものは連結敬語と呼ばれるもので、二重敬語にはなりません。したがって、「ご報告させていただきます」は二重敬語には当たらないので、適切な敬語表現になります。

別の表現「ご報告いたします」について

前述で軽く触れましたが、「ご報告いたします」について簡単に説明します。 これは実は二重敬語です。「ご報告する」で一つの謙譲語なのに、さらに「する」の部分が「いたす」という謙譲語になっていて、同じ謙譲語が2つ重なってしまってます。ですが、このような「ご(お)~いたします」の表現は、習慣として定着しているので使っても間違いではありません。上述しましたが、習慣として定着しているものは使ってもいいと文化庁が認めています。 「二重敬語は本来は誤った表現だから、できれば使いたくない」と思うのでしたら、間に「を」を入れた「ご報告をいたします」とするのが良いでしょう。この場合は「ご報告」が名詞になるので、「する」の部分だけが謙譲語になり二重敬語ではなくなります。細かいところまで気にしたい方は、このような使い方をしてみてください。

「ご報告させていただきます」のメールでの使い方

ビジネスではよく使われている「ご報告させていただきます」ですが、メールで使うにはどのようにすればいいのでしょうか。 まず、基本的なビジネスメールの型ですが、「挨拶、名乗り+主旨+詳細+締めの挨拶+署名」がメールに書くすべき基本の形です。ですので、この記事のテーマである「ご報告させていただきます」は、メールで報告するなら「主旨の部分」と「締めの挨拶」のどちらか(または両方)に使いましょう。

主旨や締めの挨拶の例

「お世話になっております。○○会社の○○と申します。先日お話のありました○○についてご報告させていただきます。」 「依頼がありました○○の調査結果についてご報告いたします。」 「まずは、現在の○○の進捗状況についてご報告させていただきます。」 「(主旨の部分に)お問合わせの○○の件についてご報告いたします。(締めの挨拶に)以上、○○についてご報告いたしました。今後とも、何卒よろしくお願いいたします。」 以上のように、「今から報告するね」と初めに書いて、その報告内容の詳細を書き、最後に「○○について報告したよ」と締めるのがビジネスメールでは普通です。あまり慣れてない方は、ぜひ覚えておいてください。

「取り急ぎご報告まで」は使ってもいい?

この「取り急ぎ」の意味は「取りあえず急いで」なので、「とりあえず報告する」「とにかく今は○○についてだけ報告しておく」というニュアンスになります。 これは、「急だけど○○についてだけは知らせとかないといけない」など、現時点では十分な準備ができてない状態であることを含んでいます。ですので、後日改めて詳細を報告する義務があることを覚えておいてください。メールなどで報告するなら「詳細は後日追ってご連絡いたします」などと、後で必ず連絡する旨を記載しましょう。

使うなら気心の知れた先輩・上司だけ

「取り急ぎご報告まで」とは、前述したように「とりあえず報告しとかなくてはならないこと」になるので、取引先企業やあまり親しくない上司などに使うと失礼になってしまいます。使うなら、親しい先輩・上司だけに限定して使うようにしてください。 それでも、あまり親しくない上司などにも「とりあえず報告しなくちゃならない」という場面はいくつもあります。その場合は、「とりあえず」の部分を他の言い方に変えて「ご報告させていただきます」を付け加えた表現をしましょう。 たとえば、「まずは○○の件についてご報告させていただきます」「ひとまず○○についてご報告させていただきました」などと表現すれば失礼ではなくなります。 相手によって上手に使い分けしましょう。

「ご報告させていただきます」は敬語としてOK!

「ご報告させていただきます」は、二重敬語ではなく連結敬語になるので正しい敬語で、これは目上の方に対してのみ使えます。もしも部下や同僚など、自分と同等(もしくはそれ以下)の人に対して使いたいなら「ご報告します」にしましょう。 また、この「ご報告させていただきます」の中の「させて」の部分には「相手に許可を求める、許可を得た上で恩恵を受ける」という意味が含まれているので、許可を求める必要がない場合や恩恵を特に何も受けない場合は「報告いたします」などと別の表現をしたほうがいい場合もあります。 「ご報告させていただきます」は、働く人にとって絶対必要となる敬語です。間違った使い方をすると相手に不快な思いをさせてしまいます。そんなことにならないよう、社会人としてしっかり敬語は身につけておきましょう。

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