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お見積もりの取り方・依頼メールの書き方・送り方|在中

メール

お見積もりは顧客先が検討する材料となり、信用を保ち、契約を結ぶまでに交渉をスムーズに進める上で非常に重要です。正しくお見積もりを行うことにより、請負側双方の間に認識違いが発生するなどのトラブルを防止し、経費計算もしやすくなります。

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お見積もりの取り方

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お見積もり書類は正式な契約を交わす前に、仕事の請負側が依頼側に対して発行する書類であり、お見積もりの書類を正しく書くことはとても大切なことです。契約を交わす際のファーストステップとなっていることが多いです。 お見積もり書類には一般的に商品やサービスの項目名、単価、個数などが記載されています。契約を正式に交わした際に、それぞれの項目に対して、いくらの金額が発生するのかをお客さんに把握させる役割を果たします。全ての交渉はこのお見積もり書類の記載金額を元に交わし決定されてから実際の契約へという流れになります。

お見積もりを作成する理由

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ここではなぜお見積もり書類を作成することが重要かを説明します。お見積もりを発行する理由の1つとして、依頼内容に関する検討を行うための参考の材料にするためです。もう1つの理由は商売のやりとりにおけるトラブルを防止することです。お見積もりがあると、検討や交渉をスムーズに進めることができるようになり、依頼側、請負側双方の間に認識違いが発生するのを防ぐことができます。 さらにもう1つのお見積もりのメリットは、経費計算などをしっかりと行うことができるということの証明にもなります。逆にお見積もり書がなければあまり良くないお金の管理をしていることに捉えられ、信用を無くしてしまうおそれがあります。

車のお見積もり

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以下では車のお見積もりの作成に関するポイントについて説明いたします。

競争車のお見積もりも一緒に作る

顧客がこれから車を購入するのに、希望する車を決めてからディーラーの営業社員にお見積もりの書類を作成してもらう際には、「どれぐらい値引きをしてもらえるか」を期待しながらお見積もり書類を待ちます。 この場合は、欲しがっている車はもちろん、競合車のお見積もり書類を先に出してもらうと商売上良い効果があるでしょう。ここでは、お客さんが欲しい車種に対してライバル的な存在となる車や同クラスの車のことを競合車と言います。 競合車の見積もりを取る理由として、本命の車と価格を比較することはもちろんですが、欲しい車についてディーラーの営業社員に値引き交渉を行う上で、必要不可欠なものとなります。また、購入する見込みがあるお客さんは期待と比較してポジティブなギャップがあると購買意欲が高まります。

不明瞭な点がないように

ディーラーで作成する車の見積書は、単に車体価格やオプション価格についてお客さんに把握させるためだけではなく、実はこの見積書からさまざまな内容が把握できるようにしないといけません。車体価格以外のどの部分にかかる費用なのか、何の費用なのか不明を残さないように気をつけるべきです。 また、その見積書をお客さんと一緒に見ながら、お客さんが納得するように営業の方が説明しやすい見積り書類にしないといけません。後々になってトラブルにならないように、不明瞭な点がないように気をつけるべきです。

タイヤの見積り

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タイヤに関するお見積もりとなると、いくつかの種類があります。タイヤパンク修理の場合、チューブタイヤ、チューブレスによって値段が異なります。タイヤ交換であれば、タイヤの交換にかかる工賃そのものになります。タイヤのお見積もりは料金の設定は状況に依存し、基本的に固定の金額は設定しづらい業界です。

タイヤのお見積もりは詳細ヒアリングを行いましょう

お客様の使用状況などをヒアリングなどで詳しくお伺いしてから、お見積りの金額の精度を上げていきます。例えば、バイクのタイヤの場合、お客様の中には、古いバイクを好んで乗られる方も大勢いらっしゃいます。同じモデルでも年式によって交換パーツの値段が大きく変わるため、臨機応変的に価格帯に幅を持たせてお見積もりを記載すると良いでしょう。 上記の理由ゆえにバイク状況のヒアリングを行うことをおすすめします。バイクの状況をしっかり把握しなければ、正確な見積書は出せません。お客様の想定している修理金額と実際の請求金額が大きく違ったり、その場で修理をお受けできなかったりすると、お客様の信用を失うことになりかねません。

車庫のお見積もり

車庫(ガレージ)を建てるためのお見積もりを作成する際に考慮すべき項目としては、以下が挙げられます。ガレージドアに関してはお客さんの希望のサイズとレージドアオープナーなど仕様で値段の幅をもたせます。次に外壁塗装工事や木部塗装工事です。さらに周辺環境によっても見積額が異なります。環境によっては、軟弱地盤対策費用や敷地勾配に関わる対策費用のオプションを含ませる必要があります。 ガレージの用途に供する為の屋内防火被覆材及び施工一式、都市計画法や建築基準法で要求される建築上の対策費用、そして電気設備及び仮設電源、その他業務遂行上で発生し得る費用も忘れないようにしましょう。

旅行会社のお見積もり

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旅行会社のお見積もりは、考慮される項目が大量にあるので、なるべく作業を簡略化させるためには、ほとんどテンプレートのような同じ文章で済ませられる機会を見つけましょう。例えば、企画書、チラシ、最終日程表は、文字を変えるだけで同じ文章で済ませる場合があります。 同様にお見積もりの書類とともに送付することがあるような手配台帳や請求書も同様です。これらはエクセルなど表計算ソフトで関数やマクロを駆使すれば、一度に数種類の書類を作ることも可能です。

留学のお見積もり

留学に関するお見積もりを作成する際には以下の項目を考慮することが大事です。まず当たり前ですが渡航費、つまり留学先までの飛行機のチケット代です。これは行き先に依存する以外に、航空会社、経由便、直行便、オープンチケットなど、さまざまな条件によって料金の幅はあります。 次にビザ申請費をお見積もりに含ませる必要があります。最近ではオンラインで申請することが可能となってきており、値段もウェブサイト上で明確に書かれています。さらに留学先の学校の授業料と、意外と忘れやすいのは各種保険もお見積もりに含ませます。

設計のお見積もり

エンジニアなどの方は、仕事を発注されて設計に関するお見積もり書を出す機会が多いでしょう。ここでは設計のお見積もりの作成方法を紹介いたします。最初の大事なポイントとしては、明確に目に見えないデザイン費の算出根拠をプロジェクト前に丁寧に説明しお取引先に納得していただくためにするために、各費用の内訳をわかりやすく開示することです。 次に金額設定ですが、こちらは設計を担当するエンジニアの工数に相当します。単位には人月、人日などが使われます。設計を行うエンジニアの報酬は労働時間に対価を支払うものであり、できあがった完成品に対して支払うのではないです。

フェンス

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フェンスの工事はプライバシーの保守や防犯対策、外構工事全体のデザインのために重要な作業です。重要な作業だからこそ、高すぎても発注してもらえないし、安すぎても手抜き工事とみなされてしまい、逆に不安にさせてしまいます。 フェンスは、ひとごとの価格の相場が言いにくいです。フェンスには種類が非常に多く、製品によって、大きく役割が異なり、お見積もりの価格帯にも差があります。一般的には役割が、フェンスは仕切りとして使う場合と目隠しとして使う場合に分けられて、どちらに入るかによって材料費や施工費が大きく変わります。 以下ではいくつかの代表的なフェンスの工事の場合のお見積もりの取り方を説明いたします。フェンスの高さをスタンダードな80cmに設定し、コンクリートブロックの上にフェンスを施工したと仮定し、施工距離1m単位で紹介していきます。

メッシュフェンスの場合

まずメッシュフェンスの場合を紹介いたします。メッシュフェンスは主に、防犯対策や隣地との境にも活用され、開放感があるため窮屈感を和らげることができます。 メッシュタイプはフェンスの中でも、材料を含む工事価格の相場は施工距離1mあたり4000円程度とかなり安い価格で施工できます。先方が予算が取れない時には最適ですが、デザイン面や高級感などを表現しづらいです。お見積もり書類を作る際には、メッシュフェンスだから低価格であることを明言し、お取引先が不安に感じないようにしましょう。 お取引先の建物の人の目に触れる面面でお洒落で高級感のあるフェンスのお見積もりを既に作っているとします。それとセットで建物の裏側などのあまり人の目に止まらない場所に防犯用としてメッシュフェンスを施工するプラン作りも説得力があります。この場合多少の割引を加えることにより発注への可能性を高めることができます。

アルミフェンスの場合

次にアルミフェンスの場合を説明いたします。アルミフェンスの材料費を含む工事価格の相場は施工距離1mあたり7000-10000円程度です。格状態のアルミフェンスがもっとも一般です。こちらはデザインの種類も豊富で、お洒落を重視する場合のフェンスです。 アルミフェンスのお見積もりは材料だけではなく、色も考慮に入れないといけません。同じアルミ製でも、色がアルミの銀色と木調の色で大きく変わり、後者の方が高価です。

お見積もりの依頼の書き方

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お見積もり依頼のメールは、相手に頼みごとを了解してもらい、事務的に取引条件などをはっきり提示しお互いの利益につなげります。お見積もりの依頼の内容や希望を可能の限り具体的に示し、お互いのメリットになることをアピールすることが重要です。以下ではお見積もりを依頼する時の重要なポイントについての解説です。 一般的なお見積もりの書き方としては、はじめに日頃の感謝の意を伝え手から、見積書の作成、送付を依頼することになった理由を述べる流れです。次に実際にお見積もり書類の送付を依頼します。そして、忘れがちなのは、送付の期限についての希望を伝え、最後に相手の都合に配慮した文書で全体を締めくくります。

お見積もりの送付の仕方

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お見積もりの書類はおろそかにするとトラブルのもとになります。相手に届いたことをしっかり確認するようにしましょう。お見積もりの書類の送り方は一般的に郵送で送る、FAXで送る、PDFをメールで送るという3つの方法があります。以下ではそれぞれについて詳細を説明いたします。

FAXで送信

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まず、FAXで送る場合、FAX送付は紛失しやすいため、確認を忘れないようにしましょう。ここではFAX送付状を用意し、実際FAXを送信してから、確認の電話で必ずフォローしましょう。お取引先に丁寧さを表すためには、お見積もり書をFAXで送付した旨を電話で伝えるとよいです。

PDFをメールで送信

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次にお見積もりをPDFの形でメールに添付して送付する場合の話をいたします。メール送付時にはファイルのバージョンなどによって開けない場合があるので確認しましょう。 例えばよくある問題としてはMAC OS のパソコンでパスワード付きで作成したzipファイルはWindowsパソコンでは特殊のソフトウェアを使わない限り解凍できない問題です。また、メール文中に見積書の有効期限や納品場所など見逃しやすい項目を別途記載してあげると丁寧です。 お見積もりをメールで送付する時の流れとしては次です。メール文面を用意し、宛先を確認(CCの宛先も一緒に確認しましょう)し、PDFを添付します。これら一連を送付の連絡でメールで送付した旨を取引先にきちんと伝えてましょう。

在中

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お見積もりの書類を郵送する場合の注意点を説明いたします。当然あがらお見積森書は信書となりますので、宅急便ではなく郵送しましょう。一般的なお作法は次となります。長形3号の封筒を用意し、添え状を用意します。封筒に送り先の住所を書き、見積書在中と記載します(こちらはスタンプもしくは手書き)。封筒に切手を貼り、投函します。

製本

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お見積もり書類を丁寧に送る方法の1つとしては書類を製本させることです。製本されたお見積書は汚れにくく、折れ曲がりも防ぐことが可能です。大切なお客様へのご提案をきれいに製本すると契約にとって有益です。お見積もりの書類の1ページ目が確認できるクリアな表紙にするといいです。裏紙の色は調整可能です。 また、製本のスタイルは建築関係、不動産、自動車販売、旅行、結婚式場などお客さんの分野によって異なるので要注意です。製本サービスの提供の会社によっては、お見積もり書を自分で製本する製本機と表紙カバーを販売することもあります。

その他注意すべき点

お見積もりを送る際にはいくつかついでに書いておくと印象が良くなる項目があります。

お問い合わせ先を合わせて送付する

まずは、お見積もりの確認用の連絡先を合わせて送信することをおすすめします。お相手が気軽にお問い合わせしやすいお見積もりを作成するは、安心して受注していただくために重要なポイントとなります。 例えば、「お見積もりの内容に関して不明点等ございましたらお気軽にお問合せください。」などのメッセージを記載した一枚の紙と一緒に送るとよいでしょう。メールで送信する際にはメールの本文に含ませましょう。こうすると親しみやすさが加わり、印象が良くなります。同時に上記メッセージのすぐ近くに支店名、担当者名、連絡先などを記載しましょう。 さらに、お取り引き相手は、後ほど契約するかどうか悩んでいる際に、時間のあるときに返答してもらいたい些細な内容を聞きたいこともあります。その場合に備えてメールアドレスを記載しておく紙も合わせておくと受注につなげる有効な手段となります。

発注から納品までの期間の記載

次に、お見積もりそのものの一部ではないものの、発注から納品までの期間を記載されたものをお見積もりの書類と一緒に送付するとよいです。受注してから短期間で納品できるかどうかも、相手が注文しようと思えるかどうかの判断材料となります。 この場合は、「受注後約1週間後に納品」「受注後3日以内に発送」といった書き方となります。納品するために証明書を発行してもらう必要が発生するなど、相手先次第で納期が変動することもあります。

お見積もりはお作法と項目漏れに注意

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お見積もりはビジネスのお取引先との契約を結ぶまでの最も大事なステップの1つです。依頼内容に関する検討を行うための参考の材料になり、商売のやりとりにおけるトラブルを防止してくれます。 お見積もりの書類を正しく書くためのお作法は分野によって大きく異なります。重要な項目が漏れないためには、その分野を網羅的に理解することが大事です。

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