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【種類別】忘年会の案内の書き方・例文・テンプレート

初回公開日:2018年03月16日

更新日:2020年08月14日

記載されている内容は2018年03月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

書き方・例文

忘年会の幹事は、ビジネスマナーはもちろん進行の手際やそのセンス、要領なども問われる重要な役割です。その中でも最初の仕事である「忘年会の案内」の出し方、これがいまいちだと参加者に不安に思われてしまいます。一目置かれるような「案内」で驚かせてしまいましょう。

忘年会の幹事、面倒ですよね

忘年会の幹事は持ち回りだったり指名制だったりで、社員や職員の数名が選ばれて、もしくは立候補して決まることが多いです。しかしこの忘年会、12月という四半期の決算期であり、かつ年末年始休暇の直前に行われることが多く、業務でもなにかと多忙な時期にあたるります。そんな中でのお店の準備や手配など、正直面倒と感じてしまうでしょう。 飲み会の減った会社もある中、一年の締めくくりとして忘年会は行われる確率が高く、日本の会社では割と大切なイベントとされています。そんな忘年会の案内、間違いやの滞りのないよう、注意をしなくてはいけないでしょう。 忘年会の案内の書き方やテンプレート、案内をする時期や内容、思わず行きたくなるような案内の作り方について、ご紹介しましょう。

種類別忘年会の案内の書き方

いざ幹事に選ばれたら、まず何から始めればいいか、おわかりですか。幹事になったら必ず必要な「忘年会の案内」の出し方のスケジュールに沿ってみていきましょう。

忘年会の案内を出す時期

忘年会は年末という事もあり幹事にとっても準備が大変な時期にあります。しかし、それは参加者にとっても同じことで、また忘年会は各方面からお誘いがあるため、早めに連絡をしないと参加者に予定が入ってしまって「なかなか日程が決められない」といった難点もあります。 そのため、忘年会は遅くとも開催日の2週間程度前には相手の元に届くようにしておくことが良いでしょう。また、飲み会を伴うことが多く、高確率で金曜日の夜など休日前に設定されることが多いため、そのような日程を組む予定の場合は、特に早めの動き出しが良いでしょう。 また、忘年会の案内はメールであればすぐに相手に届きますが、手紙であればそのタイムラグを計算する必要があります。

メールでの忘年会の案内

最近は、飲み会や会議の案内をメールですることが多くなっています。相手にも自分側にも同じものが手元に残るメールは、電話や口頭より正確な伝達ツールとしてビジネスシーンに最適と言えます。また、出欠の確認を取るにも履歴が残ることで幹事側にも出席者側にとっても便利です。 メールでの忘年会の案内では、会場や駐車場場所の地図や、メニュー、座席などさまざまなものを添付することができるのも大きなメリットです。住所だけでなく、地図サイトやお店のホームページのリンクを貼り付けるなどして参加者の手間を省くように工夫をするようにしましょう。 メールは手軽につかえる連絡手段としてのイメージが強いですが、仕事の上においては「ビジネス文書」として手紙や議事録などと同じ扱いです。社外や目上の人に送る場合は特に、要件から入らず時候の挨拶から入るなど一般的なお知らせのマナー外さないようにしましょう。

手紙での忘年会の案内

昨今メールが多くなっている中、手紙で忘年会の案内をするのは社外の人や、メールでは連絡のできない目上の方や年配の方の可能性が高いです。その場合、きちんとした手紙のマナーに則って作成するのが基本となってきます。 また、手紙は相手のもとに届くまでに数日のタイムラグがあるため、メールや直接以上に時間に余裕を持って連絡をしなくてはなりません。出欠の確認を返信用はがきなどで要求する場合には、さらに時間を見る必要があります。メールなどの場合にプラス一週間ほどの余裕をみるようにしましょう。

チラシでの忘年会の案内

社内や団体内などではメールなどではなく、チラシを配ったり回覧したりして、忘年会の案内をすることもあります。こういったチラシでの案内ですと、かなりカジュアルな会であることが想定できますので、そういった場合はこれまでのようなかしこまったような案内を出す必要がないこともあります。 反対にチラシで配慮したいのは、「相手の目に入ること」です。チラシはその特性上、手紙やメールなどのように特定の人物に宛てたものではありません。ともすると誘いたい相手の目に留まらずスルーしてしまう可能性があります。 そのためチラシでの案内では、形式よりも、ちゃんと相手の目に入ることが一番重要と言えます。例えばカラーで刷り出したり、イラストや写真などを添えるなどして、インパクトを与えることが効果的と言えます。

忘年会の案内文のテンプレート

具体的に忘年会の案内にはどのような内容を盛り込めればよいのでしょうか。相手やシチュエーションによって細かな違いはあるとしても、一般的な内容の忘年会の案内を確認しておきましょう。 忘年会の案内は三つで構成されています。 ・「挨拶文」忘年会の案内では開催日時などの情報も必要ですが、本題に入るまでのクッションとして前文を添えるのが一般的です。 ・「内容」挨拶の文が終わったら必要目をお知らせします。決まりではありませんが、「記」としたうえで箇条書きで書いていくのが分かりやすいでしょう。 ・「添付物」手紙やメールであれば、必要なものを貼付します。

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