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領収書の保存期間4つの形態別|領収書の保管の仕方

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領収書の保管期間については、法律上きまられている保管期間があることと社会通念上保管しておいた方が良いという2種類の考え方があります。概ね7年間保管期間を持っていればおおよそのことは問題無いのですが、詳しくは自分の環境に合わせて保管期間を決めることが大事です。

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領収書の役割

領収書の役割

領収書とは商品やサービスなどを提供した側が、その対価として代金を受け取った時にその代金を受け取ったことを証明するために相手に対して発行します。事業をしていく上で領収書は、頻繁に受け取ったり、発行したりする金銭授受の重要な証拠書類とされています。

レシートも領収書になる?

宛名に手書きで会社名がないと領収書として認められないものではなく、レシートは領収書と同じ扱いになります。レシートに発行された日付や支払先、金額や明細が記載されていれば、領収書と同等の書類になり「お金を支払った」という証明になるためです。

事業形態別の領収書の保管期間

事業形態別の領収書の保管期間

領収書は証憑書類とも呼ばれており、法人や個人事業主においては法律上ある一定期間の保管期間が必要となり、その期間を決められています。法人の場合と個人事業主の場合の保管期間について詳しく見ていきましょう。

形態1「法人の領収書の保存期間」

法人の領収書の保管期間は法人税法において決められています。法人税法において領収書は帳簿書類に属しているため7年間の保管期間が義務付けられています。以前の中小法では5年だったのが、現在すべての法人は7年保存が必要なので注意しましょう。

形態2「個人事業主の領収書の保存期間」

確定申告の時に使用した各種関連資料はさまざまな申請に用いる可能性もあり、領収書や請求書の保管期間は個人では5年間、個人事業主の帳簿書類関連においては青色申告で7年間、白色申告では5年間の保管期間が決まっています。よって通常はあまり領収書の保管が必要無い個人においても確定申告をする場合には一定期間領収書を保管することが必要となります。

個人事業主1「白色申告の場合」

白色申告の場合には5年間の保管期間が義務付けられています。以前は事業所得が300万円以下の個人事業主は免除されていたのですが、法律が改正され今は全ての個人事業主に保管が義務付けられています。 しかし、ほかの帳簿類については7年の保管期間が義務付けられているのでできれば領収書についても同じ期間保管する方が管理がしやすいと感じます。

個人事業主2「青色申告の場合」

青色申告の場合は領収書が現金預金取引等関係書類に属するため、その保管期間は7年間になります。例外としては前々年の所得が300万円以下の場合には5年間とされます。 どちらにおいても消費税の仕入れ税額控除の適用を受けている場合には保管期間の長い法律が優先的に適用されるため保管期間は7年間が義務となりますので注意が必要です。

形態「仕入税額控除を受けている場合」

仕入税額控除とは、仕入れにかかった消費税を、支払うべき消費税から控除することができる制度です。 仕入れした時や仕入れしたものを流通させる場合、消費税を何度も課税されるのを防ぐための制度で、仕入税額控除の適用を受けている場合は、仕入れに関する領収書の7年間の保存が義務付けられています。請求書や領収書などがないと、仕入税額控除が受けられない場合があるので、注意しましょう。

領収書も取り扱う会計・経理の資格は、持っていればどんな業界に行っても役に立つスキルです。転職やキャリアアップ、収入アップのために、会計や経理の資格をとりませんか。

領収書保存期間の起算日

起算日というのは「期間を計算し始める第1日」のことで、領収書の保管期間を始める日は法人と個人事業主とでそれぞれ違います。法人の場合と、個人事業主の場合で詳しく見ていきましょう。

起算日1「法人」

法人税法で、全ての法人が領収書を7年保存する必要があります。法人の場合の起算日は、請求書の内容を計上する決算期の法人税申告期限日です。領収書の発行日が起算日ではないので注意しましょう。

起算日2「個人事業主」

領主書の保管期間は青色申告と白色申告で異なりますが、保存期間の起算日は個人事業主の場合、青色申告と白色申告どちらの場合でも確定申告の期限日です。領収書の発行日が起算日ではないので注意しましょう。

領収書の保管の仕方

領収書の保管の仕方

領収書の保存方法、紙で保存することが原則です。領収書の保管の仕方には、紙で保存する方法とマイクロフィルムで保存、電子データで保存する方法がありますが、電子取引であっても、紙に印刷して保存しなければなりません。

保存の仕方1「紙で保存」

領収書を含む確定申告に関する書類を5年分も7年分も保管するとなると膨大な量となります。その保管方法には決まりがあるのかどうかが気になります。保管方法は原則として紙での保存となっています。

保存の仕方2「マイクロフィルムで保存」

マイクロフィルムは、カメラで資料を1/10から1/30に縮小撮影する写真技法です。紙で保管をしているとしても保管期間の最期の2年間においてはマイクロフィルムでの保存が可能となる場合もあるので必ず確認してみましょう。

保存の仕方3「電子データで保存」

税制改正が行われたので今では事前に「国税関係帳簿の電磁的記録等によるスキャナ保存等の承認申請」を得ることで電子データでの保存も可能となっています。電子データの場合も、紙と同じ保管期間になります。

保管期間内の領収書の紛失には気をつけよう

保管期間内の領収書の紛失には気をつけよう

領収書や領収書の控えは、金銭授受を伴う取引においての証拠となります。よってその取引について発生しうる問題解決の一助にもなる事から一定期間の保管が必要なります。 そして、法人や個人事業主などは税法上において領収書の保管期間が決められていますので、その期間中保管することは義務となります。概ね7年間以上保管していれば問題は無いのですが、保管スペースの問題もあるので自分の置かれた環境に合わせ保管期間をきちんと確認して行う事をお勧めします。

保存期間は法律によって定められている

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