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入社承諾書の添え状の手書きの正しい書き方・例文・テンプレート

初回公開日:2018年03月04日

更新日:2020年02月12日

記載されている内容は2018年03月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

書き方・例文

企業から内定が出て、入社を決めたときに提出する入社承諾書や内定承諾書があります。通常のビジネス文書と同じように、入社承諾書には添え状をつけるのがマナーです。今回は、入社承諾書と一緒に送付する添え状の正しい書き方についてご紹介いたします。

入社承諾書には添え状が必要?

企業から内定が出て、入社を決めたときに提出する入社承諾書や内定承諾書があります。この入社承諾書に必要事項だけを書いて送り付けるのはマナーとして良くありません。通常のビジネス文書と同じように、入社承諾書には添え状をつけるのがマナーです。今回は、入社承諾書と一緒に送付する添え状の正しい書き方についてご紹介いたします。

そもそも入社承諾書とは?

入社承諾書(内定承諾書という表現も)は、内定時に、特別な理由がない限り入社をします、という意思を表す証明書となり、多くの企業で求められる文書です。 入社承諾書には法的な効力はなく、あくまで企業と入社の約束を取り交わす文書になります。そのため、入社承諾書を提出した後に内定辞退することは法律違反にはなりませんし、問題ありません。ただし、会社は採用に向けて多くの人件費、広告費等をかけています。 また内定後ですと、研修や備品購入など会社の費用を使った後に内定の辞退をした場合、会社によっては損害と捉えられる可能性があります。入社承諾書提出後の内定辞退は、注意が必要です。この入社承諾書には、必ず添え状をつけるのがマナーになります。

入社承諾書の添え状は感謝の気持ちをこめて

一般的にビジネス文書における添え状(案内状とも言います)とは、何の書類を何通送ったかを確認するためのものです。入社承諾書の添え状の場合、何の書類を何部送ったかという内容のほかに、その企業で働きたいこと、また採用してもらったことに関する感謝の気持ちを含めると印象が良いでしょう。 ただし、入社承諾書の添え状はお礼状ではないため、簡潔な文書が好まれますし、可能な限り早く送付することがマナーとして大事です。

入社承諾書の添え状の正しい書き方

入社承諾書の添え状を手書きで書くのか、パソコンで書くかについては決まりは特にありません。ただ、採用をもらったことに対する感謝の気持ちややる気を伝える上では、添え状は手書きの方が気持ちが伝わりやすいので好印象を与えるでしょう。 ここでは、手書きで入社承諾書の添え状を用意する場合のポイントを、縦書きの場合と横書きの場合で説明します。

縦書き、横書きに関わらず抑えるべきポイント

縦書き、横書きに関わらず、入社承諾書の添え状を手書きする上で押さえておくポイントは下記になります。

まず準備するもの

入社承諾書の添え状を手書きで書く場合、まず下記の準備をしましょう。これは、入社承諾書の添え状だけではなく、他のビジネス文書の添え状でも同じです。 ・インクは黒色 ・ボールペンなど、消えないペンを使用しましょう ・用紙サイズはA4またはB5 ・用紙は白色のシンプルなものを選ぶ ・用紙は罫線ありでも無地でもどちらでも大丈夫

書く内容は?

入社承諾書の添え状に書く内容としては、下記の項目があります。 ・日付 ・相手先会社名・氏名 ・書類作成者・氏名 ・頭語と結語 ・挨拶文 ・入社したい意志と先方への感謝の気持ちを表した文 ・送付内容 なお、添え状を縦書きにするか横書きにするかで、下記の項目を書く位置や順番が違うので注意しましょう。

縦書きの場合

縦書きの場合
※画像はイメージです
出典: People in Couch · Free Stock Photo

入社承諾書の添え状を縦書きで書く場合の書き方のポイントは下記になります。

本文の書きだし(頭語・結語)

入社承諾書の添え状を縦書きで書く場合、添え状の最初の書き出しは、頭語から始まり、次に挨拶文が入ります。 頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉です。結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。添え状では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。その他には、謹啓、敬具などもあります。

本文の書き出し(挨拶文)

頭語の後には挨拶文が入ります。入社承諾書の添え状はビジネス文書になりますので、ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜 この場合、「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。挨拶文にはさまざまなものがあり、「春暖の候」など季節を表すものがありますが、季節を表すものだとそのつど時期に合わせて変えなくてはいけないので、頻繁に利用する添え状のテンプレートには季節に関係のないものを入れておくと使い回しがしやすくてよいでしょう。

本文(入社したい意志と先方への感謝の気持ちを表した文)

入社承諾書の添え状の本文の最初は、内定をもらった感謝の気持ちを表現する文章から書き始めると良いでしょう。また、入社に向けた意気込みなども書きましょう。

本文(送付内容)

次に、送付内容について書きます。なんの文書が何部入っているのかを明記します。入社承諾書以外にも同封すべき書類があれば、その文書も何部入っているかを記入しましょう。添え状を縦書きで書く場合は、箇条書きではなくて、本文の中でわかりやすく記載しましょう。 本文の最後は「ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」というように締めます。

日付

入社承諾書の添え状を縦書きで書く場合、文書の作成日付は漢数字を使って和暦(平成◯◯年◯月◯日)で書きます。

書類作成者・氏名と相手先会社名・氏名

入社承諾書の添え状を縦書きで書く場合、書類作成者である自分の氏名が末尾に記載する相手先会社の担当者の氏名よりも上の位置にならないよう、必ず用紙の下の部分に記載します。 相手先会社の正式名称を書きます。担当者氏名が分かる場合は、部署名と肩書き、氏名をフルネームで書き、最後に「様」と添えましょう。もし担当者名が分からない場合は、「人事部 ご担当者様」という記載でも問題ありません。自分の名前の位置よりも上にくるよう、用紙の上の部分に記載します。

横書きの場合

入社承諾書の添え状を横書きで書く場合、日付や宛名が先にくるなど、縦書きの時とは順番が変わってきますので、間違えないように書く必要があります。また、縦書きと同じように、横書きでも名前の位置には注意が必要です。必ず送付先の会社側の担当者の名前は左側に書き、その下の右側に自分の名前を記載するようにしましょう。 送付内容については、縦書きと違って本文内に記載せずに、「記・以上」を使って箇条書きで記載すると見やすいでしょう。

入社承諾書の添え状のテンプレート

入社承諾書の添え状のテンプレートを、縦書きの場合と横書きの場合それぞれご紹介します。参考にしてみてください。

縦書きの場合

拝啓、◯◯の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度採用のご連絡を頂き、心より感謝の程申し上げます。改めて入社の意を強くするとともに、入社までの間にふさわしい人間となれるよう努力いたします。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。 ご指定いただいた書類「◯◯ 一部 ◯◯一部」を送付いたします。お忙しい中大変恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。                                    敬具 平成三十年十月二十日                                  ◯◯ ◯◯ ◯◯株式会社 人事部ご担当者様

横書きの場合

○○株式会社 人事部ご担当者様 拝啓、◯◯の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度採用のご連絡を頂き、心より感謝の程申し上げます。改めて入社の意を強くするとともに、入社までの間にふさわしい人間となれるよう努力いたします。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。 つきましては、ご指定いただいた下記の書類を同封いたします。お忙しい中大変恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具 記 送付書類 ・◯◯◯◯  1部 ・◯◯◯◯  1部 以上 ○月○日 (書類作成者・氏名)○○○○

入社承諾書の添え状の例文

入社承諾書の添え状に記載する例文を下記に紹介します。参考にしてみてください。

例文1

拝啓、◯◯の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度採用のご連絡を頂き、心より感謝の程申し上げます。改めて入社の意を強くするとともに、入社までの間にふさわしい人間となれるよう努力いたします。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。 ご指定いただいた書類「◯◯ 一部 ◯◯一部」を送付いたします。お忙しい中大変恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

例文2

拝啓、時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 先日は面接のお時間をいただきありがとうございました。また、採用いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。採用のご連絡をいただき、あらためて身の引き締まる思いでございます。◯月◯日の初出社日を心待ちにしております。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。 ご指定いただいた書類「◯◯ 一部 ◯◯一部」を送付いたします。お忙しい中大変恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

転職の場合の入社承諾書の添え状の書き方のポイント

転職の場合であっても、入社承諾書の添え状は必要ですし、書き方も基本的には同じと考えていいでしょう。ただ、転職の場合は入社時期が人によってそれぞれ異なるため、添え状に記載する挨拶文に時候の挨拶を入れる場合は、その季節に合わせた言葉を選ぶ必要があります。 時候の挨拶については、下記のサイトでわかりやすく紹介されています。

入社承諾書を送る際の封筒の書き方

入社承諾書を郵送で送る場合、封筒の書き方もきちんとマナーを守りましょう。なぜなら、相手に届いて最初に目に入るは封筒なので、封筒の書き方ひとつで印象が悪くなってしまったら勿体ありません。

準備する封筒

入社承諾書を郵送で送るときに準備する封筒としては、書類を折らずに郵送できる角形2号か三つ折りにして送れる長形3号が適しています。できれば、入社承諾書を折らずに郵送できる角形2号の方が丁寧に扱っていることが相手に伝わり、印象が良いでしょう。クリアファイルに入れて送ると、何かあった時に書類が汚れず、折れることなく相手に届くので安全です。 ・角形2号(角2) サイズ240mm×332mm A4サイズの書類を折らずに郵送することができます。重要な契約書など折り目を入れたくない書類送付に用いられることが多く、利用頻度が高くなっています。 ・長形3号(長3)サイズ120mm×235mm 定形郵便物の最大サイズの封筒になります。A4サイズの書類を三つ折にして入れることができます。封をするためのノリやテープがついているものを選ぶと便利です。

三つ折りの場合の折り方

書類を三つ折りにして送る場合は、まず、入社承諾書の添え状の書きだしを右上にし、下から1/3を上に向かって折りましょう。次に、上の1/3の部分を下に向かって折り重ねます。これで完成です。 封筒に入れる場合は、添え状の書き出し部分が上にくるようにし、折り重なった上の部分が右向きになるように入れてあげましょう。

宛名の書き方

郵便番号を記入する欄から約一文字分のスペースをあけて、送付先住所を記入します。都道府県名から記入するようにしましょう。郵便番号が正確に記入されていれば、都道府県名から市区町村名までの記載がなくても配達はされますが、省略することは失礼に当たります。 送付先の会社名を住所より一文字分下げて書き始めましょう。会社名は正式名称で、(株)などと省略することなく書きます。担当者名を併記する場合は、会社名の下に「御中」を書く必要はありません。 次に「役職名+個人名+様」を会社名と並ぶ位置、封筒の中央に書きます。会社名より一回り大きな文字で書きましょう。個人名が不明の場合は「部署名+ご担当者様」という書き方もあります。 最後に、封筒に入れる書類が何であるかわかるように「◯◯◯在中」と書いておきます。切手は左上部に貼ります。

差出人の書き方

うら面に封筒の継ぎ目がある場合、住所は継ぎ目の下部右側に書きます。郵便番号は住所の上に横書きで数字を正しく書きましょう。氏名は封筒の継ぎ目の左側に、下揃えにして書きます。また会社名や部署名がある場合は、継ぎ目左側からに会社名、部署名、氏名の順に書きます。左側上部に送付日を書きましょう。 封じ目の「〆」を忘れずに、封をした境目の中央に入れましょう。「×」にならないように注意しましょう。封じ目には他に「封」や「緘」があります。 うら面に継ぎ目がない封筒の場合、左側に寄せて、住所・氏名・送付日を書きましょう。また郵便番号枠がある場合は、その中に数字を正確に書きましょう。

入社承諾書の添え状で相手の印象は変わる

入社承諾書の添え状を準備するのは、なんだか面倒くさいと感じる方もいるでしょう。ただ、入社承諾書を受け取った相手先の企業の担当者が最初に目にするのは、この添え状や封筒になります。せっかく入社が決まったのに、入社承諾書の添え状や封筒の書き方一つで相手の評価を下げてしまうのは避けたいところです。 自分が気持ち良く入社するためにも、入社承諾書の添え状や封筒の書き方においてもビジネスマナーを守って、相手の印象を大事にしていきましょう。

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