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有給申請のポイント|マナー/タイミング/理由・申請メール例文

初回公開日:2018年02月15日

更新日:2020年02月14日

記載されている内容は2018年02月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

有給申請の時にどうしてますか?自分の権利であることはわかっているけどなんとなく後ろめたさを感じてはいないでしょうか。会社の人間関係や仕事の調整など考えることはたくさんあります。そんな時に上手に有給申請できる方法を一挙にご紹介します。

有給申請のタイミング

どうしても外せない用事がある、たまにはリフレッシュしたい。そんな時に有給申請をする人は多いのではないでしょうか。近年有給申請に関する関心が高まっています。 有給という権利があるのは知っている、でもどうやって有給申請すれば波風を立てないか。有給を取ろうとするたびにこうしたことに頭を悩ませている人もいるのではないでしょうか。また、こうしたことを面倒くさいと感じて、結果有給申請しないままになってはないでしょうか。

有給申請は原則は前日まで

さて、有給申請はいつまでにするべきかという根本的な問題があります。申請期限については、少なくとも前日までに申し込みがあった分に関しては、認められなければならないとされています。 このことは逆に言えば、当日の朝に申請してきた場合には、その有給申請を認めなくても良いということになります。

使用者は、前各項の規定による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。ただし、請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。

就業規則での決まりを確認しよう

有給申請は前日までで事足りる、とされています。一方で会社の法律ともいわれる就業規則の決まりも無視することはできません。 たとえば、就業規則では1週間前に有給申請するようにと定められていた場合はどうなるのでしょうか。 社会人として働いている以上、自社の決まりを無視するのも褒められたものではありません。特に同僚や顧客に迷惑が出るような有給申請の仕方は控えておくべきでしょう。

上司の都度判断

とはいえ急な体調不良や事故などやむを得ない事情の場合もあります。こうした突発的な事態が起きた際には、たとえ当日や事後の有給申請であっても会社が認めてくれることもあります。多くは上司の裁量によりその都度判断されることになりますので、まずはそうした事態が起きたら速やかに会社に連絡して上司に相談してみましょう。 もっとも、上司の都度判断といっても、人によって判断基準を変えることは避けるべきでしょう。たとえば、同じ急病の場合でAさんは認めるが、Bさんの有給申請は却下とすると不公平感が生じます。社員のモチベーション低下にもつながるので対応に差をつけないように注意をする必要があります。

おさらいしよう!有給休暇とは?

ここで一度有給休暇についておさらいをしておきましょう。どのような条件で取得することができるのか正しく理解する必要があります。少なくとも自身の有給の日数くらいは把握しておくようにしましょう。

勤続年数

まず有給休暇は入社して半年後に付与されます。週に5日以上働くまたは週に30時間以上働く場合、最初の半年で10日間の有給休暇がつきます。以降1年ごとに付与日数は増えていき、最大で年間に20日つくようになります。 有給休暇の時効は2年です。前年の分とその年の分を保持することができます。この場合は最大で40日ということになります。そして、時効にかかった分は消えていきます。使わないと消えていきますので、使い漏れがないように注意が必要です。

第三十九条 使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない。 ○2 使用者は、一年六箇月以上継続勤務した労働者に対しては、雇入れの日から起算して六箇月を超えて継続勤務する日(以下「六箇月経過日」という。)から起算した継続勤務年数一年ごとに、前項の日数に、次の表の上欄に掲げる六箇月経過日から起算した継続勤務年数の区分に応じ同表の下欄に掲げる労働日を加算した有給休暇を与えなければならない。ただし、継続勤務した期間を六箇月経過日から一年ごとに区分した各期間(最後に一年未満の期間を生じたときは、当該期間)の初日の前日の属する期間において出勤した日数が全労働日の八割未満である者に対しては、当該初日以後の一年間においては有給休暇を与えることを要しない。 六箇月経過日から起算した継続勤務年数 労働日 一年 一労働日 二年 二労働日 三年 四労働日 四年 六労働日 五年 八労働日 六年以上 十労働日

出勤率

一定期間勤務していれば付与される有給休暇ですが、極端に欠勤が多い場合は、その年の有給休暇は付与されません。具体的には全労働日の8割未満しか出勤していない場合は、その年の有給休暇は0日になってしまいます。 全労働日は公休日を除く、働くことが義務付けられた日のことです。私的な用事や怪我などで著しく出勤成績が悪いと有給休暇は付与されないので注意しなければなりません。

有給申請をするときのマナー

有給は労働者の権利です。上記で確認したように一定の条件を満たせば取得することができます。自分が持っている権利を行使するだけなので、原則からいえば周囲に気を使う必要などありません。 しかし、会社というある種の閉じられた共同体の中に所属していますので、人間関係を含めて一定の配慮はしたほうが仕事も円滑に進めることができます。

仕事引継ぎのスケジュールは?

退職する際に有給消化としてまとめて有給申請をすることがあります。その際に注意したいのが、引き継ぎはきちんと終わらせることができるようにしておくことです。 確かに有給は権利としてありますが、引き継ぎのスケジュールを加味していなくて、結果としてお客さんや後任に迷惑をかけてしまうのは考えものです。自分の有給申請をしつつ、引き継ぎは滞りなく行えるように計画を立てましょう。

謙虚な態度は忘れずに

これまでお伝えしてきたように、有給休暇は労働者に認められた権利です。有給申請するにあたっては堂々と主張しても大丈夫です。 とはいえいくら権利であっても、自分の我を押し通すだけというのも考えものです。職場にはさまざまな人がいます。自分の業務を他の誰かがカバーしてくれることもありますのでお互い様の気持ちを持って、一言「ありがとう」の言葉を添えるのを忘れないようにしておきましょう。

余裕をもって申請すれば困らない

有給申請は前日までに申し込めば大丈夫です。しかし、会社の就業規則などで定めがあるのであれば、そちらに従ったほうが無難です。会社も人員配置など調整しなければならないことがあります。余計なトラブルや嫌みを言われないように、スケジュールを早めにおさえておくと良いでしょう。

まとめて取るときは事前相談も必要?

長期間にわたる有給申請をする際は、一度事前に上司などに相談しておくのもありです。有給は権利なので、原則として会社は断ることはできません。しかし、仕事上の関係がこれからも続くのであれば、こうした根回しをしておくと、上司も心理的に有給申請を受け入れやすくなります。ちょっとしたコツですので実践してみてください。

有給申請に理由は必要か?

有給申請する際にどんな目的で有給を使うのかを聞かれることが多いのではないでしょうか。実際に有給を使うにあたって理由によって却下されたりすることはあるのでしょうか。

理由はいらないのは本当?

有給休暇制度の目的は日々の労働の疲れをとったり、精神的にリフレッシュするという見地に立っています。そのため有給を取るにあたっては本来理由は不要です。 極端にいえば「ただ休みたいから」という理由でも構いません。理由によって有給申請を認めるとか認めないということはできません。

理由によって却下されたら?

しかし現実には、少なくない会社で理由によって有給申請が却下されることがあります。たとえば、冠婚葬祭は認めるが、彼氏や彼女と遊びに行くといった遊び目的は認めない、などです。こうしたことで有給申請を却下するのはNGです。 こうした会社の態度は許されるものではないと上司に反論することもできます。

嘘も方便

そうはいっても、退職するならともかく、今後も同じ職場で勤め続けるのであればできればもめずに、でも自身の権利はしっかりと使いたいところです。 そこで「嘘も方便」と言いますが、もっともらしい理由を有給申請時に添えるというのも一つの方法です。会社の法律違反に対して正攻法で反撃することももちろん可能ですが、こうした抜け道を使うのも考慮してもいいでしょう。

有給申請は口頭で伝えてもよいのか

有給申請の伝達手段についても確認しておきましょう。どのように伝えれば間違いがないでしょうか。

口頭

有給申請自体は口頭でも構いません。有給をとるという意思が上司に伝わっていれば良いのです。ただし、口頭で伝える場合に注意しなければならないのは、後で「言った、言わない」という争いになりやすい点です。 上司が忙しい時などは、うっかりと失念してしまうこともあります。自分は有給が通ったと思って休んだら後で「聞いてない」なんて怒られることもあります。

文書で提出

そのため有給申請はできる限り、文書で提出しておくことがオススメです。会社に申請書があればそれを使いましょう。もし、申請書の様式がない場合は自分で作ってしまいましょう。 有給を取る日付、自分の名前、有給申請日を記載していれば事足ります。メモ用紙などでも良いので形に残るものを提出しましょう。

有給申請が断られるケース

有給が断られる場合もあります。この場合は会社も正当な理由があるとして認められます。

当日はNG

当日や後日申請された有給は、会社も断ることができます。やはり会社も顧客や同僚など多くの人が関わって成り立っています。急病などのやむをえない場合でなければ、余裕を持って申請しておきたいところです。

時季変更権ってなに?

たとえば、決算の時期に経理担当者の2週間も有給で休まれると業務が止まってしまいます。そのような場合には、会社は有給取得日を別の日にするように変更する権利を持っています。ただし、この時季変更権は、ただ単に忙しい程度の理由では認められません。 社員が10人の会社で同じ日に8人が有給申請してきたなどのように、業務が滞るというような理由が必要です。

使用者は、前各項の規定による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。ただし、請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。

有給申請願いのメール例文

有給をメールで申請する場合の例文です。参考にしてみてください。 ◯月◯日(曜日) 各位 お疲れ様です。●●です。 私用のため年次有給休暇で、下記の日程につきお休みをいただきたいと考えています。 ▲▲課長にはお伝えしておりますが、 3月10日~14日までの5日間に 有給休暇を取得させて頂きたく存じます。 ご迷惑をおかけしますがご了承の程、 よろしくお願いします。 ●●(自分の名前)

なぜあの人は有給申請を断られないのか

なぜあの人は有給申請を断られないのか

有給を取りにくい雰囲気の会社がある一方で、なぜかすんなりと有給申請が通る人もいます。うまく有給を取る人はどうやっているのでしょうか。

キャラクター

一つはその人自身のキャラクターによります。普段から明るくコミュニケーションをとっている人や愛されキャラの人は得をします。「あいつならしょうがないな」と思わせるように普段の言動から可愛げや愛嬌を出してる人は有給を取得しやすい傾向があります。

仕事での貢献度も関係あり?

自分の仕事できちんと実績を出していることが前提です。ろくに仕事もしないのに有給をとっていると周囲も不満を感じるでしょう。また日頃から手が空いているときに人の仕事を手伝ったりしていると、周囲も理解をしてくれるようになります。「情けは人の為ならず」の気持ちがポイントです。

有給申請は上手に行えば自分も会社も得をする

有給自体は心身ともにリフレッシュして、仕事の生産性をあげるためのものです。実際有給消化率の高い会社ほど生産性が高いという調査結果もあります。 有給申請を上手に行うことは、結果として周囲の人間関係を調整したり、日頃の自分の仕事をきちんとやるなど会社にとっても良い影響を与えます。実は有給は社員と会社にとってwin-winなものであると言えるのではないでしょうか。

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