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送別会の幹事の仕事と注意点|事前の準備・挨拶の例文・進行の仕方

退職

若手社員なら一度は依頼がきそうなのが、幹事の仕事です。「不安だ、どうすればいいのかわからない」、そんな、あなたの声にお答えします。今回は送別会の段取りから、挨拶・乾杯の依頼の仕方、最後の締めまで、例文つきでご紹介いたします。

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送別会の幹事の仕事と事前にすることは

送別会の幹事をすることになったとき、あなたならどうしますか。はじめての幹事を不安に思ったり、どうしていいのか困惑することもあるでしょう。学生時代に飲み会の幹事や、司会の経験がなければなおさらです。 しかし、基本をおさえて、段取りをとり、報連相(報告・連絡・相談)に気をつけるなら、大丈夫、ちゃんとできます。 ここでは、はじめて送別会の幹事になってしまった場合の、やるべきこと、段取り、注意点を説明します。また、各場面で必要になる、依頼文、案内文も例文をあげてお伝えします。

幹事が初めにすること

送別会の幹事がまずはじめにすることは、状況確認です。次の点に注意しましょう。 1.送られる方の氏名、部署、業務、退職日や異動日を確認。 2.主催者から送別会の規模の確認。 3.幹事の人数の確認。 まず幹事として、主賓は誰かを確認します。氏名の間違いは失礼なので、よくチェックしましょう。次に部署などの情報を把握することで、送別会での挨拶などを依頼する人選がスムーズに進みます。 退職日や異動日の確認から逆算して、送別会のおよその開会時期に目星を付けます。退職の場合は有休消化を含めて、会社に来なくなる日の1週間前ぐらいから前日あたりが、よいタイミングです。 最後に、会社全体での大規模な送別会の場合は、複数の幹事団で運営されることが多いです。この場合は、経験者が主幹事になりますので、各自分担した役割をこなすことが大切です。10人から30人規模の送別会では1人幹事が多いでしょう。

日時・会場を決める

ここからは、送別会の規模が少人数の内輪会から30人ぐらいで、一人で幹事を引き受けることを想定して説明いたします。

日程のすり合わせ 手順は?

主賓の出席できる日と、挨拶や乾杯を依頼する上司の予定が、一致するようにすり合わせます。 幹事のすることは、具体的には次のとおりです。 1.集めた情報から、送別会の開催予定期間を決めて、主賓(しゅひん)に複数日を知らせて、出られる日を教えてもらう。 2.上司に挨拶や乾杯など送別会での、重要な役をお願いする。主賓がでられる日を知らせ、スケジュールの都合を確認する。 3.主賓と上司の出席可能な日から日時を決定する。または、参加対象者に事前に複数日を提示して、アンケートをとり、多くの人が出席できる日を開催日にする。 確認作業は、できれば1ヵ月前ぐらいから行います。1週間前にはじめた場合、主賓や上司のスケジュールの都合がつかず、一方に無理して出席してもらうなど、ご迷惑をかけることもありますし、幹事としてもつらくなります。早め早めに行動しましょう。

日程のすり合わせ 主賓へのメール例文

件名:送別会のご案内 山田さん お疲れさまです。業務1課の高橋です。 先日、木村部長より、山田さんが退職されることを伺いました。これまでのことを思い出すと、寂しいかぎりです。今でいろいろとご尽力いただき、ありがとうございました。有志一同、ささやかですが、これまでの感謝の気持ちを込めまして、送別会を催したいと思います。 なにかと慌ただしくなる折ですが、ぜひとも、ご参加いただけますようお願いいたします。 つきましては、下記について、ご連絡いただけますようよろしくお願いいたします。 1.〇月〇日より〇月〇〇日の間で、ご参加が可能な日時(できれば複数日でお願いいたします。) 2.苦手な食べ物や、希望される料理がございましたら、お知らせください。

日程のすり合わせ 上司との打ち合わせ

対象は挨拶を依頼する予定の一番上の上司です。主賓の出席可能な日時がわかったら、上司にスケジュールを確認して、日程を確定します。 ついで、事前に送別会での挨拶の依頼をしましょう。口頭でのやり取りの場合は、後で、メールなど送り確認の文書を残します。

会場の決定

送別会の会場選定は、幹事のセンスが問われますが、まずは、会社でいつも利用している店があれば、そこで開催すると、お店もわかっているので、ことがスムーズに進みます。 そうでなければ、会社の近くか、駅近の店など、集まりやすい場所を選びましょう。「ぐるなび」や「ホットペッパー」などの情報誌を利用するのもよいでしょう。 注意点は4点です。 1.主賓の苦手な食べ物をある場合、それを避けて店や料理を決める、あるいは店に他の物に変更できるか交渉する。 2.個室、人数によっては貸し切りでの予約をする。 3.コースには飲み放題をつける。 4.送別会のキャンセルができる期限とキャンセル料、および、出席者数の変更期限を確認する。できれば、当日人数が変わっても対応してもらえる店がいいです。 宴席では、きちんと話ができるよう個室を予約しましょう。また、お酒は別個にすると赤字になる可能性があります。

会費を決める

会場と日時が決定したら、幹事は次に、送別会の会費を決めます。 会社で慣例があれば、それに従います。先輩社員や前回の幹事に確認しましょう。また、記念品代と花束代は会費に入れずに、出席しなかった人も含めて、全員からワリカンで集金したほうが、部署全員の謝意が表せます。 会費は全出席者の飲食代とお車代を、送る側の人数で割った金額です。金額の目安としては次のようになります。会社からの補助ありなら、2000円から3000円、会社からの補助なしでは、3000円から5000円です。 集金方法ですが、送別会の前日までに済ますほうがよいでしょう。なぜなら、当日の徴収では、幹事としての打ち合わせなどの対応が後手に回って、スムーズに進行できなくなる恐れがあるからです。あくまでも、スムーズに送別会が進めることが幹事の第一の仕事です。 当日にならざるを得ない場合は、協力者をたてて集金係をお願いしましょう。

挨拶や乾杯をしてもらう人の人選

送別会当日に、挨拶や乾杯の音頭をとっていただく方、記念品や花束贈呈を担当する人を事前に決めて、依頼する。いわゆる、根回しが必要です。 挨拶は、送別会出席者で一番上の上司がよいでしょう。また、乾杯は次席クラスの上司にお願いします。記念品は、一番上の上司が適任です。花束贈呈は状況によりますが、若い女性社員や同僚の中から人選します。 依頼は口頭だと、聞いた聞かないのトラブルになる可能性もあるので、文書でします。

挨拶や乾杯の依頼をしよう

ここでは、送別会の挨拶と記念品贈呈の依頼を幹事がする場合の、例文をあげおきます。乾杯、花束贈呈の依頼もおなじようにメールします。

挨拶の依頼メール 例文

件名:山田さん送別会のご挨拶および記念品贈呈のお願い 業務部長 木村様 業務一課の高橋です。 先日、ご相談しました件ですが、〇月〇日(○曜日)○○時より、山田さんの送別会を行うことが決まりました。つきましては、是非、木村様より冒頭に一言、ご挨拶を、頂戴したく存じます。また、記念品贈呈につきましても、重ねてお願いいたしたく存じます。 なお、当日、司会進行と幹事は私、高橋が担当いたします。ご不明な点などございましたら、お声がけお願い申し上げます。 本来であれば、直接お伺いし、願いいたしますところ、メールにて失礼いたします。 上記の件、何卒よろしくお願い申し上げます。

送別会進行の段取りをつける

次に送別会の段取りをあげます。下の例を参考に、プランを練って下さい。歓談中の贈る言葉や余興は送別会によって、あったり、なかったり、するでしょうが、行う場合は、事前にお願いする人と、打ち合わせをします。 贈る言葉は、数人を指名する方法や、席順に全員が話す方法、などがあります。余興はカラオケなら事前に曲を、モノマネなら段取りを、打ち合わせします。 1.幹事の挨拶(司会進行の挨拶) 2.開会の挨拶 3.乾杯 4.食事、歓談(オプション:贈る言葉) 5.余興(オプション) 6.花束贈呈・記念品贈呈 7.主賓の挨拶 8.閉会の挨拶、締め

送別会の案内作成や通知の文例

送別会の案内文の例を次にあげます。案内状はメールで、主賓への招待状は書面で幹事が直接お渡しするのがいいでしょう。また、招待状には会費を記載しないようにします。

招待状の例文

異動の場合での例文をあげます。 ○○さん、先日ご相談させていただいた件ですが、○○さんの、これからのご活躍を祈念いたしまして、下記の日時で送別会を催すこととなりました。ご多忙のところ、恐縮でございますが、ご参加頂ければ幸いです。 日時:〇月〇日(金) 18:30~20:30 場所:中華料理○○飯店 ○○店 TEL○○-○○○○-○○〇 地図:http://mapmap-map/map.jp ※○○会社名で予約しております。 幹事 〇〇 (経理企画課) 携帯090-1111-2222

案内状の例文

退職の場合での例文をあげます。 件名:○○さん送別会のご案内【要返信】 ○○部各位 皆様、お疲れさまです。 先般、ご承知のとおり、長年仕事を支えて頂いた、○○さんが、○月〇日で退職されることになりました。 つきましては、いままでの感謝の気持ちを込めまして、○○さんの送別会を開催したいと思います。忙しい中ではございますが、皆様、是非ご参加頂けますよう、お願いいたします。 日時:〇月〇日(金) 18:30~20:30 場所:中華料理○○飯店 ○○店 TEL○○-○○○○-○○〇 会費:4000円 地図:http://mapmap-map/map.jp ※○○会社名で予約しております。 記念品代:1000円(部課全員) 幹事 〇〇 (経理企画課) 携帯090-1111-2222 出欠は〇月〇日までに、返信お願いいたします。会費は後日、記念品代と合わせて集金にまいります。

送別会当日の進行の流れと幹事が注意すること

下準備は幹事の大切な仕事です。しかし、それと同じく、送別会当日にスムーズな進行をすることも、幹事の大切な役割になります。 気持ちよく流れるような送別会の進行には、事前の準備と打ち合わせ、根回しが重要です。 送別会の前に、挨拶や花束贈呈、余興などをお願いした人と打ち合わせをします。式次第(予定表)を渡したり、口頭でいつ頃のタイミングで、紹介する旨を伝え、手順を把握してもらいます。 余興がカラオケなら、歌う人の順番や選曲を事前に決め、それぞれに連絡します。もしくは、カラオケタイムの時間を伝え、自由参加にするのもよいでしょう。 司会のカンペは作っておいた方がいいです。口下手な人は、何度も練習すると、その練習が自信になってあがりづらくなります。 次からは、当日会場についてからの手順や注意点をお伝えします。

幹事がはじめにすること

まず、第一にすべきことは、開催時間の30分から1時間前には、お店に行くことです。送別会当日の幹事の仕事は、司会進行兼黒子役です。思いでになる演出もいいのですが、送別会の進行がもたつくと興ざめします。 注意点は以下です。 1.お店の人に挨拶して、今日の参加人数とコースを確認。 2.会場にいき、席数は足りているか座席をチェックする。 3.トイレの場所をチェック。わかりづらい場所なら、司会のときなどに場所を伝える。 4.遅れてくる人がいる場合は、料理をだすタイミングなどを、お店と打ち合わせする。 開催後、司会に入ると、細かい対応ができないことが多いので、幹事経験者や同僚などに協力者になってもらい、遅れてきた人の集金や席への誘導をお願いします。 飲み放題は、時間制限がありますが、お酒のオーダーしない条件で、座席にとどまることを認めている店もあります。事前に確認しておくとよいでしょう。

開始挨拶

基本的に、挨拶は事前に依頼した方が行います。しかし、少人数で仲間内のような場合では、幹事が司会進行の中で、開会の挨拶をする場合もあります。 その場合は、開始を宣言したのちに、主賓についてのエピソードなど述べ、感謝の気持ちと今後の発展を願う構成で話します。送別会で自分が贈る言葉を話すなら何を話すか、想定して下書きを作ってよく練習しましょう。 今回は、下に、開会の宣言と挨拶者に挨拶をお願いする司会進行の例文をあげます。

乾杯

乾杯者への依頼では次の点を注意します。 事前にグラスがいきわたっているか、ビールやウーロン茶などがつがれているか確認することです。乾杯の音頭の依頼前には、全員が準備完了になっているように、チェックし、まだなら、手配するように回りに伝えます。 そして、着席のままにするか、全員立って乾杯するか、打ち合わせどおり、参加者に指示します。 下に、乾杯の音頭依頼の司会進行の例文をあげます。

閉会の挨拶

コース料金の場合は、デザート後、しばらくしてから、飲み放題なら終了時間少し手前に、閉会の挨拶の依頼をします。お願いする対象は、参加者の中で二番目の地位の方となります。 ただし、社風や上司によっては、宴席終盤は無礼講状態になって、収拾がつかないケースもあります。日頃の宴会の雰囲気で、その怖れがある場合は、幹事がすかさず、締めの挨拶をして、済ますか、最後に三本締めなどを、頼りになる上司に指名して締めましょう。 下に閉会の挨拶の司会進行の例文をあげます。

幹事マニュアル(宴席編)

歓談まで司会が進んだら、黒子の役割が中心になります。回りを見回して、不備がないかチェックします。例えば、ビールのジョッキがきていないとか、食事の皿などたまった場合は回収をお店に依頼したりしましょう。 また、挨拶者や乾杯者に歓談の中で、謝意を述べたり、幹事の性格によりますが、参加者の歓談の中に入って送別会をもりあげるのもよいでしょう。 時間を確認して、予定時間を合わせます。頃合いをみて、贈る言葉の指名や、余興に進めましょう。ここでは、時間と送別会の進行の状態をみて、タイミングをとることが重要です。よい送別会になるよう、皆が十分に語り合えるような進行にしましょう。

送別会の幹事の挨拶スピーチはこれ!

送別会の幹事が、開始や閉会の司会進行のとき話す言葉の例文を次にあげます。これを参考に、ご自分のしっくりいく言葉で、一度原稿を書いてみるとよいでしょう。

開始挨拶例文

本日は、お忙しい中、○○さんの送別会に参加いただきありがとうございます。司会を担当いたします、○○課の○○です。つたない司会ではございますが、よろしくお願いいたします。 さて、まずはじめに、○○部長より、開会の挨拶を頂きたいと思います。よろしくお願いいたします。

乾杯の音頭の依頼例文

(挨拶後)○○部長ありがとうございました。次に、乾杯の音頭を○○次長お願いいたします。 乾杯が終了したのちは、次の言葉で進行します。 ○○次長ありがとうございました。それでは、お食事をいただきながら、しばらくご歓談をお楽しみください。

贈る言葉の依頼例文

宴もたけなわですが、ここで、○○さんの同僚である○○さんより、贈る言葉を頂戴したいと思います。それでは、○○さん、お願いいたします。

花束贈呈と記念品贈呈の依頼例文

(贈る言葉)○○さん、素敵なお言葉、ありがとうございました。続きまして、花束贈呈と記念品贈呈に移らせていただきます。(主賓の)○○さん、(花束の)○○さん、(記念品の)○○部長、前へお願いいたします。

閉会挨拶例文

ご歓談をお楽しみ頂いておりますが、そろそろお時間となってまいりました。最後に、○○次長より、締めのご挨拶をお願いいたします。○○次長、よろしくお願いいたします。 挨拶者が手締めをする場合は、そのまま手締めまでやってもらうことを、事前にお願いしておきます。また、別の人が手締めする場合は、挨拶が終わったのち、幹事があらかじめ、お願いしていた方を紹介して、手締めしてもらいます。

二次会の案内

最後に、二次会の案内をします。事前に候補店を調べておきます。あらかじめ、送別会の案内で二次会の参加を確認して予約してもいいですし、参加人数が少ない場合は、閉会後に参加を募りカラオケバーなどに、参加者全員で移動する方法もあります。 繁忙期は、当日の予約人数の変更が可能な店に、事前予約を入れておくとよいでしょう。 以下例文をあげます。 これをもちまして、○○さんの送別会を終了させていただきます。引き続き、○○時より○○店で二次会の用意もできておりますので、ご移動お願いいたします。(主賓の)○○さんも参加されるということですので、ごゆっくりお話いただければと思います。 つたない幹事でしたが、本日はありがとうございました。忘れ物などないようお願いいたします。

送別会終了後のフォロー

事前のお願いから始まり、送別会当日も事なきを得て、ほっとするのもつかの間、幹事には最後の仕事があります。ここをしっかりフォローして、はじめての幹事を成功させましょう。 では、最後の仕事とはなんでしょうか。それは、お礼と会計報告です。以下では、それぞれについて説明していきます。

お礼のメール

幹事をすると、わかることの一つに、協力者の力があります。協力あってこそ幹事役を務められました。挨拶などお願いした上司や、フォローしてもらった、先輩や同僚に感謝の気持ちを伝えましょう。同じく、参加者にも感謝のメールをしましょう。 メールや口頭で、翌日には、忙しい中で参加してもらった感謝や、協力してもらった感謝を伝えましょう。送別会当日に至らない点があったなら、お詫びもします。 会計報告もできるなら、お礼のときメールや書面でします。報告にすこし時間がかかるようなら、お礼だけは謝意なので、送別会の翌日中(できれば朝)にはすませます。

会計報告

入金額は以下を報告します。 1.参加者数および会費の総額 2.花束贈呈と記念品贈呈で徴収した金額の総額 3.上司からの寸志 支出額は以下となります。 1.お店への支払い額 2.花束と記念品の金額 3.主賓へのお車代 4.残金もしくは、不足額。 残金がでた場合は、参加者に返金するか、部課での行事の会計係が決まっているところなら、次回の部の宴会費用にプールするか、部署の慣習にしたがって処理します。 不足額がでた場合、不足分の徴収をお願いすることを明記します。上司が不足分を補填して寄付していただいた場合は、寄付いただいた旨を明記しましょう。 ちなみに、幹事がお店に代金を支払うときは、幹事のクレジットカードで決済する方法もあります。ポイントもたまるし、コース外の注文などで不足金が発生したような場合でも、迅速に対応できます。

送別会の幹事さんはやりがいプラス好感度つきです

送別会の幹事さんはやりがいプラス好感度つきです

はじめて幹事をすることになったとき、不安だったあなたも、幹事をやりとおしたとき、充実感と自信を、感じることでしょう。幹事は下準備と気配りが大切であること、また適切なときに、いろいろな人の協力が重要であることがわかるはずです。 実は、このことは、とりもなおさず、仕事に直結します。あなたのガンバリを、まわりの人は見ています。入念な下準備や、適切な連絡・報告・相談(報連相)、誠実な姿勢が、上司や周囲からの好感度をアップさせるチャンスとなります。 幹事の話を受けたなら、前向きにいきましょう。成長のチャンスです。

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