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送別会の幹事の仕事と注意点|事前の準備・挨拶の例文・進行の仕方

更新日:2020年08月14日

退職

若手社員なら一度は依頼がきそうなのが、幹事の仕事です。「不安だ、どうすればいいのかわからない」、そんな、あなたの声にお答えします。今回は送別会の段取りから、挨拶・乾杯の依頼の仕方、最後の締めまで、例文つきでご紹介いたします。

送別会の幹事の仕事と事前にすることは

送別会の幹事をすることになったとき、あなたならどうしますか。はじめての幹事を不安に思ったり、どうしていいのか困惑することもあるでしょう。学生時代に飲み会の幹事や、司会の経験がなければなおさらです。 しかし、基本をおさえて、段取りをとり、報連相(報告・連絡・相談)に気をつけるなら、大丈夫、ちゃんとできます。 ここでは、はじめて送別会の幹事になってしまった場合の、やるべきこと、段取り、注意点を説明します。また、各場面で必要になる、依頼文、案内文も例文をあげてお伝えします。

幹事が初めにすること

送別会の幹事がまずはじめにすることは、状況確認です。次の点に注意しましょう。 1.送られる方の氏名、部署、業務、退職日や異動日を確認。 2.主催者から送別会の規模の確認。 3.幹事の人数の確認。 まず幹事として、主賓は誰かを確認します。氏名の間違いは失礼なので、よくチェックしましょう。次に部署などの情報を把握することで、送別会での挨拶などを依頼する人選がスムーズに進みます。 退職日や異動日の確認から逆算して、送別会のおよその開会時期に目星を付けます。退職の場合は有休消化を含めて、会社に来なくなる日の1週間前ぐらいから前日あたりが、よいタイミングです。 最後に、会社全体での大規模な送別会の場合は、複数の幹事団で運営されることが多いです。この場合は、経験者が主幹事になりますので、各自分担した役割をこなすことが大切です。10人から30人規模の送別会では1人幹事が多いでしょう。

日時・会場を決める

ここからは、送別会の規模が少人数の内輪会から30人ぐらいで、一人で幹事を引き受けることを想定して説明いたします。

日程のすり合わせ 手順は?

主賓の出席できる日と、挨拶や乾杯を依頼する上司の予定が、一致するようにすり合わせます。 幹事のすることは、具体的には次のとおりです。 1.集めた情報から、送別会の開催予定期間を決めて、主賓(しゅひん)に複数日を知らせて、出られる日を教えてもらう。 2.上司に挨拶や乾杯など送別会での、重要な役をお願いする。主賓がでられる日を知らせ、スケジュールの都合を確認する。 3.主賓と上司の出席可能な日から日時を決定する。または、参加対象者に事前に複数日を提示して、アンケートをとり、多くの人が出席できる日を開催日にする。 確認作業は、できれば1ヵ月前ぐらいから行います。1週間前にはじめた場合、主賓や上司のスケジュールの都合がつかず、一方に無理して出席してもらうなど、ご迷惑をかけることもありますし、幹事としてもつらくなります。早め早めに行動しましょう。

日程のすり合わせ 主賓へのメール例文

件名:送別会のご案内 山田さん お疲れさまです。業務1課の高橋です。 先日、木村部長より、山田さんが退職されることを伺いました。これまでのことを思い出すと、寂しいかぎりです。今でいろいろとご尽力いただき、ありがとうございました。有志一同、ささやかですが、これまでの感謝の気持ちを込めまして、送別会を催したいと思います。 なにかと慌ただしくなる折ですが、ぜひとも、ご参加いただけますようお願いいたします。 つきましては、下記について、ご連絡いただけますようよろしくお願いいたします。 1.〇月〇日より〇月〇〇日の間で、ご参加が可能な日時(できれば複数日でお願いいたします。) 2.苦手な食べ物や、希望される料理がございましたら、お知らせください。

日程のすり合わせ 上司との打ち合わせ

対象は挨拶を依頼する予定の一番上の上司です。主賓の出席可能な日時がわかったら、上司にスケジュールを確認して、日程を確定します。 ついで、事前に送別会での挨拶の依頼をしましょう。口頭でのやり取りの場合は、後で、メールなど送り確認の文書を残します。

会場の決定

送別会の会場選定は、幹事のセンスが問われますが、まずは、会社でいつも利用している店があれば、そこで開催すると、お店もわかっているので、ことがスムーズに進みます。 そうでなければ、会社の近くか、駅近の店など、集まりやすい場所を選びましょう。「ぐるなび」や「ホットペッパー」などの情報誌を利用するのもよいでしょう。 注意点は4点です。 1.主賓の苦手な食べ物をある場合、それを避けて店や料理を決める、あるいは店に他の物に変更できるか交渉する。 2.個室、人数によっては貸し切りでの予約をする。 3.コースには飲み放題をつける。 4.送別会のキャンセルができる期限とキャンセル料、および、出席者数の変更期限を確認する。できれば、当日人数が変わっても対応してもらえる店がいいです。 宴席では、きちんと話ができるよう個室を予約しましょう。また、お酒は別個にすると赤字になる可能性があります。

会費を決める

初回公開日:2018年03月02日

記載されている内容は2018年03月02日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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