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履歴書に添える手書きの送付状の書き方・企業側の印象

書類選考・ES

履歴書を送るとき、あなたは送付状を添えて送っているでしょうか。履歴書に手書きの送付状を添えることはビジネスマナーとして大切です。手書きの送付状はあなたの印象がアップすることにも繋がります。今回は手書きの送付状の書き方に注目してご紹介していきます。

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履歴書に添える送付状ってなに?

就職活動をしている中で「履歴書と職務経歴書を郵送してください」と言われることは多くあります。実はこの履歴書の送り方から選考は始まっています。どんなに素敵な履歴書と職務経歴書を作成しても、送るときのマナーが不足していれば、受け手である企業はあなたに対して悪い印象を抱くでしょう。 送付状は、履歴書を送るときに添える文書を指します。実は履歴書を送るときに、手書きの送付状を添えることはとても大切なことです。どうして大切なのか、これからご紹介していきます。

履歴書に手書きの送付状って必要?

手書きの送付状を添えることは大切ですが、実は履歴書を送るとき絶対に必要な書類ではありません。手書きの送付状を添えていなくても、履歴書は企業に受け取ってもらえますし、選考もしてもらえます。しかし手書きの送付状はビジネスマナーにあたる書類です。 応募書類に必要な書類ではありませんが、企業側があなたにビジネスマナーがあるかの判断基準になる書類が手書きの送付状ですので、あなたの目的が応募した企業に採用されることであるならば、手書きの送付状は必要な書類になります。 ではこの手書きの送付状を添えることにはどんな目的があるでしょうか。

手書きの送付状の目的って?

あなたが履歴書を送るとき、履歴書や職務経歴書の中に、あなたの連絡先や経歴、送り先の企業への志望動機といった情報を記載しますが、この情報は履歴書や職務経歴書を読み進めないとわかりません。 企業には毎日たくさんの郵便物や荷物が届きます。採用の時期にはさらにたくさんの履歴書も届きます。その中で誰が、どんな書類を、どうして送ったのか簡潔に伝えることで、受け手の企業の担当者にとってあなたの応募書類はとてもわかりやすい印象になるでしょう。この簡潔に伝えるツールが手書きの送付状です。 手書きの送付状は自己アピールのための書類でなく、受け手の企業の担当者に対する心配りのツールです。冒頭で手書きの送付状がビジネスマナーとご紹介した所以はここにあります。 ここまで手書きの送付状の大切さと必要性、その目的についてご紹介してきました。ではこの送付状は手書きでないといけないものでしょうか。

パソコンと手書きの送付状で企業の印象は違う?!

「送った書類の内容を簡潔に伝えるだけなら、パソコンで送付状を作成してもいいのでは」と感じた人もいるでしょう。特に文字を書くことが苦手な人は、手書きよりパソコンで作成したいでしょう。 手書きでもパソコン作成でも、送付状によって企業にあなたの書類の内容は簡潔に伝わります。むしろパソコンで作成する方があなたにとって効率は良いです。 しかし送付状を手書きにするかパソコン作成するかで、受け手の企業の印象は異なります。

パソコンで作成した送付状の印象は?

応募書類のうち履歴書は手書きが一般的ですが、職務経歴書はパソコンで作成することが一般的です。職務経歴書には、あなたのこれまでの経歴や実績、保有資格、志望動機や応募先の企業で何がしたいのかといった自己アピールを記載しますので、パソコンで体裁を整えて作成したほうが相手にとって読みやすく、わかりやすいためです。 では、送付状をパソコンで作成して添えた場合、受け手の企業はどんな印象を受けるでしょうか。送付状があることでビジネスマナーのある人物との印象は受けますが、同時に事務的で無機質な送付状との印象も受けます。 送付状の書き方は後程ご紹介しますが、送付状の文面によっては複数の企業に同じ送付状を添えているのでは、といった印象を持たれる可能性もあります。パソコンで作成した送付状は、企業への心配りにはなりますが、その心配りの気持ちが十分伝わらない可能性があります。

手書きの送付状の印象は?

では手書きの送付状は、企業にどのような印象を与えるでしょうか。送付状に限らず手書きをすることは、大変手間と労力を費やします。そんな手間と労力のかかった送付状を受け取った企業は、あなたにビジネスマナーが備わっている上、丁寧で熱意のある人物との印象を受けます。 年賀状やお礼状と同じように、手書きには温かみがあります。書き手の個性も出ます。送付状の内容がしっかりしていれば送付状の目的は果たされますが、あなたが応募先の企業により熱意を伝えたいとき、手書きの送付状は効果的です。

企業によっても印象は違う?

ここまでパソコン作成の送付状より手書きの送付状に利点があるとご紹介してきました。しかし実は、一概に手書きの送付状が好印象になると言えない場合があります。 例えばIT企業のようなパソコンスキルを求められる企業の場合、手書きの送付状は「パソコンのスキルが低い人物ではないか」と印象付ける可能性があります。外資系企業でも同様の可能性があります。 しかし、旅館や飲食店の場合、お客様へのサービスを日々追及している企業ですので、手書きの送付状はとても印象が良いでしょう。相手への心配りができ、丁寧に対応することもできる人物はサービス業にとって必須条件ですので、パソコンで作成した送付状はより事務的で無機質な印象を与えてしまう可能性があります。 このように一概にパソコン作成でなく手書きの送付状であるべきとは限りません。あなたの応募先の企業の体質を調べて、手書きにするかパソコンで作成するか判断しましょう。

手書きの送付状の書き方は?その注意点って?

履歴書を送るときに手書きの送付状を添える必要性はわかりましたが、では具体的にどのように手書きの送付状を書いたらよいのでしょうか。まずは文体以外の注意点に注目してご紹介します。

1:手書きだからこそ丁寧に書こう

いくらあなたの心配りで手書きの送付状を添えても、文字が汚いと印象は悪くなります。文字は時間をかけて丁寧に書くことを心がけましょう。 もともと文字が汚い人でも、丁寧に読みやすいように心がけて手書きをすれば相手に気持ちは伝わります。文字がきれいな人物ではないけれど、気持ちを込めて頑張って丁寧に手書きをした熱意は伝わります。 もともと文字がきれいな人も注意が必要です。文字がきれいだからと、手を抜いてさらさらっと手書きをすることは悪い印象を与えます。いくら手書きの送付状を添えても、その送付状は事務的な印象を与えてしまうでしょう。 文字にはあなたの心が表れます。応募先の企業への思いを込めて、丁寧に書きましょう。

2:誤字や脱字に注意しよう

履歴書と同じように、手書きの送付状においても誤字・脱字は悪い印象を与えます。内容が素敵な送付状であっても、誤字・脱字があれば、読み返して確認することなく送ったとの印象を与えます。 仕事において避けられないミスはありますが、防げるミスも多くあります。その1つが書類の誤字・脱字です。手書きの送付状に誤字・脱字があれば、あなたは作成した書類の見直しもできない人物と判断され、たとえあなたを採用しても書類の作成は任せられない人物と印象付けられます。 手書きの送付状は複数回見直し、誤字・脱字が無いことを確認してから送るようにしましょう。

3:間違えたときは修正する?!

手書きの送付状を見直した結果、誤字・脱字を見つけたときには新しい用紙に書き直しをしましょう。修正ペンや修正テープでの修正をしてはいけません。修正をすることで、書き直す手間を省いて手抜きをした印象を与えてしまいます。 また公的な文書の修正に用いる、二重線を引いて訂正印を押す修正方法も避けましょう。書類選考の場合、企業はあなたを書類からの印象で判断します。どんな方法であっても修正した痕跡のある送付状からは、あなたの心配りも熱意も伝わらず、手抜きをした悪い印象を与えてしまいます。

4:送付状を書くとき筆記用具は何を使う?!

誤字・脱字で書き直さないで済むように、送付状はシャープペンシルを使いたいと感じた人もいるでしょう。しかし、シャープペンシルで書いた文字は簡単に消えてしまいますので、手書きの送付状を書く筆記用具としては適しません。 次に万年筆ですが、送付状の用紙の材質によってはインクがにじんでしまったり、インクボテができてしまうことがあります。使い慣れている人であれば、きれいな見栄えの送付状になりますので送付状を書く筆記用具として適していますが、普段万年筆を使わない人では文字がにじんだり用紙が汚れやすいので万年筆の使用は避けましょう。 文字が消えずににじまず、用紙も汚れにくい筆記用具としておすすめは、ボールペンです。ボールペンの中でもゲルインクのボールペンがおすすめです。ゲルインクのボールペンは、速乾性があるので文字がにじまず、用紙も汚さないので、誰が使ってもきれいな見栄えの送付状に仕上がります。

5:送付状に郵送する日付を記載しよう

履歴書や職務経歴書に日付は記載していますが、手書きの送付状にも郵送する日付は記載しましょう。 先にご紹介したとおり送付状の目的は、応募先の企業が一目であなたの書類の内容を把握できることです。素敵な内容の送付状が添えられてあっても、そこに日付が無ければ履歴書などから日付を確認することになり、二度手間になってしまいます。 またビジネスマナーとしての文書ですので、ビジネス文書において日付の記載は必須項目です。作成日ではなく、郵送日を送付状に記載することを忘れないようにしましょう。

6:送付状の書面のバランスに気をつけよう

送付状の見本は後程ご紹介しますが、手書きの送付状を書くときには書面のバランスに気を配りましょう。ちょっとした書き方の違いで、読みやすさが大きく変わってくるからです。 手書きの送付状は一般的に縦書きをしますが、頭語、本文、結語、日付、自分の名前、宛名(会社名、部署、担当者名)の順に書いていきます。 頭語は用紙の一番上から書き始め、頭語の下に1文字あけて時候の挨拶を書きます。本文は、段落ごとに1文字下げて書いていきます。結語と自分の名前は下1文字分あけて書きます。日付は一番上から書きます。日付は和暦で漢数字で書くようにしましょう。宛名は会社名、部署名、担当者名を1文字ずつスペースを開けて1行で書きます。 ちょっとしたことではありますが、手書きの送付状を正しい体裁で書くことでグッと読みやすい送付状になります。

手書きの送付状に使う用紙に決まりはある?

ここまで履歴書に添える手書きの送付状の書き方について紹介してきました。ではこの送付状を書く時どんな用紙を使うのか、これから3つのポイントに分けて紹介していきます。

1:送付状の用紙の大きさは?

履歴書に添える手書きの送付状の書き方・企業側の印象

送付状の用紙の大きさは履歴書や職務経歴書の用紙の大きさに合わせます。履歴書の用紙の大きさは、現在A4サイズとB5サイズの2種類があります。応募先の企業から用紙の大きさの指定がない場合、履歴書はどちらを使っても構いませんが、現在の主流はA4サイズの履歴書になっています。 応募書類は、応募先の企業の担当者が見やすく、取り扱いに不便を感じないことがポイントです。多くの応募者がA4サイズの履歴書で提出している中、あなたがB5サイズの履歴書を提出すると担当者は扱いに不便を感じます。 送付状の用紙の大きさは、履歴書や職務経歴書の用紙の大きさに合わせることが大前提ですが、多くの応募者がA4サイズの履歴書で提出することを考えると、送付状も含めすべての書類をA4サイズで提出しましょう。

2:罫線のある用紙を使ってもいいの?

履歴書に添える手書きの送付状の書き方・企業側の印象

手書きの送付状を書くときに大切なのは、丁寧でバランスの良い書面であることです。熱意を込めて送付状を書いても、その文字が曲がっていたり文字の大きさがバラバラであればとても読みずらく、印象も悪くなります。 白紙の用紙にまっすぐ均等に文字が書けない人は、罫線のある用紙を使っても構いません。ただし、白色の無地で罫線のある用紙を選びましょう。 無理をして白紙の用紙に書くよりも、罫線のある用紙で見やすい送付状に仕上げたほうが格段に印象は良くなります。

3:手書きの送付状は縦書き?横書き?

履歴書に添える手書きの送付状の書き方・企業側の印象

手書きの送付状は縦書きで書きましょう。繰り返しになりますが、送付状はビジネスマナーにあたる書類です。応募先の企業の担当者は、あなたにとって目上の人になります。目上の人への手書きの文書は縦書きがマナーになっていますので、手書きの送付状は縦書きにしましょう。 なお、パソコンで送付状を作成するときには横書きが一般的です。手書きの送付状とは書き方も変わってきますので、パソコンで送付状を作成するときには手書きの送付状との違いに注意が必要です。

手書きの送付状の見本が知りたい!

履歴書に添える手書きの送付状の書き方や用紙選びのポイントはわかったけれど、手書きの送付状の見本も確認したいと感じている人もいるでしょう。送付状の見本はハローワークのホームページをはじめ、多くの求人サイトで閲覧することが可能になっていますので参考にしてください。 ただし、上記サイトにある手書きの送付状の見本をそのまま転記することは避けましょう。送付状の見本は誰が真似ても差しさわりがない内容で作られています。そこにはあなたの熱意がこもっておらず、応募先の企業に事務的な文書に受け止められてしまいます。 手書きの送付状の見本は参考程度にし、あなたの言葉で手書きの送付状は書きましょう。

履歴書に添える送付状を手書きして印象をアップさせよう!

いかがでしたか。応募先の企業の担当者があなたに抱く印象は、応募書類で決まります。あなたがどんなに有能な人物でも、書類選考の段階では担当者はあなたを書類から判断するほかありません。 採用の時期になると、企業へは多くの履歴書が送られてきます。そのどれもが熱意にあふれる履歴書ですから、確認をする企業の担当者の労力は大変大きなものになります。そこで、担当者の立場になって、誰が、どんな書類を、どうして送ったのか簡潔に伝えることがわかる手書きの送付状を添えることは、あなたの印象がアップすることに繋がります。 正しい手書きの送付状の書き方を身につけて、あなたの就職活動を有利に進めていきましょう。

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