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覚書のフォーマットの例|契約書/家賃/個人情報保護/離婚・注意点

社会人常識

覚書は見た事のない方だと、最初はどれが覚書だとか、書類の書き方もわからない方もいることでしょう。この記事では、今後目にしていくであろう覚書をフォーマットを例に出しながらわかりやすく説明して行きますので、ぜひ参考にしてみてください。

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覚書とはどのような書類なのか

覚書のフォーマットの例|契約書/家賃/個人情報保護/離婚・注意点

私たちが生きていく中では契約を取り交わす機械は何度か持つことになります。契約と聞くとどこかの勤め先の仕事の中で取り交わすイメージを持っている人も多いのではないでしょうか。 しかし、私たちが普段生活していく中でもいろいろな契約を交わしています。例えば、アパートやマンションを借りる際には賃貸契約を、どこかの企業に雇われる際には雇用契約を、携帯電話やスマホを利用する時も携帯電話会社と契約を結んでいます。それらの契約を交わした際に発行されるのが契約書です。 そ実はその契約書よりもわりとよく目にするものに覚書というものもあります。これは契約書ほど正式のものではありませんが、実際のところは契約書と同じように法的効力を伴っている書類です。そのため、双方で覚書を取り交わすことになった場合でも、覚書はきちんと保管しておく必要があります。

覚書にはどのような内容が明記されるのか

それでは覚書には具体的にどのような内容が明記されることになるのでしょうか。 覚書に主に記される内容として、まず契約を取り交わす際に双方で合意した内容や双方の合意の意思を確認するものが挙げられます。いずれも正式な契約書を取り交わす前段階で作成されますが、内容が正式な契約書の主な柱となっているため、中にはこの覚書をもって正式な契約書とすることも多いです。 また、契約書を作成した後で、その契約書の内容を補う意味合いで作成される場合もあります。さらにはもともと交わした契約書の内容を変更する際に作成されることも少なくありません。

覚書のフォーマットの例には何がある

覚書のフォーマットの例|契約書/家賃/個人情報保護/離婚・注意点

実は覚書のフォーマット(書式)はある程度は決まっており、それは業界に限らず違いはあまり見られません。 ただ、所属している部署によっては生で覚書を見たことのない方も少なくないのではないでしょうか。ここでは、そのような方向けに覚書のフォーマットについてご紹介していきます。所属部署が変わったり地位が上がったりして、契約書や覚書を作成する立場になった際にお役立てくだされば幸いです。

契約書の場合

契約書を作成する前段階で覚書を作成する場合、そのフォーマットは大きく分けて、表題と前文、本文、後文、作成年月日、当事者名から構成されています。 表題、つまりタイトルは「覚書」と記載されるのが一般的ですが、多くの場合で「○○に関する覚書」というように目的を明確にした形で作成されます。 次に、前文では契約における両方の当事者について明記し、簡潔に合意した事柄について記載します。なお、一般の契約書でよく見られる「甲」「乙」という略語の説明もここで記されます。ただし、この前文の部分は法的な効力が伴わないため、場合により省略されることもあります。 本文ではより具体的な双方の合意内容について明記し、後文において当事者双方が合意したことの証明などについて記載されます。こちらも前文と同じく法的効力がないことから省略されることもあります。最後に作成年月日と、双方の当事者の署名と捺印がされます。

家賃(賃貸契約書)の場合

覚書のフォーマットの例|契約書/家賃/個人情報保護/離婚・注意点

業務契約における覚書には、アパートやマンションの賃貸物件を契約した際に、不動産会社から賃貸借契約の覚書が発行・郵送されて来たという方も多いでしょう。 この覚書のフォーマットの構成として、賃貸物件名とその住所や構造、築年月日、毎月支払うべき家賃と、その支払期日・方法、更新の際の手続きの方法や必要な費用がまず明記してあります。そしてその下の欄に契約当事者双方(貸主と借主、さらに連帯保証人名)が合意した旨やその内容と、双方の名前やハンコが押捺されています。 ちなみに、賃貸契約の場合は定期的(基本的に2年に1度など)に契約の更新が行われますが、その際にも更新契約の覚書が発行されます。その場合もフォーマットは基本的に同じです。

個人情報保護に関する覚書の場合

個人情報保護に関する覚書は、例えば就職活動の際に企業の選考を受けるということで履歴書やエントリーシートを提出したことのある方であれば、提出の際に受け取ったことがある方も多いのではないでしょうか。最近では個人情報の取り扱いがかなり厳正に行われるようになってきているため、この種の覚書も多く発行されるようになりました。 個人情報保護関係の覚書のフォーマットとしては、表題(「個人情報の取り扱いに関する覚書」)と前文(当事者双方の名前と合意した事柄)、本文(具体的な合意内容)、後文(双方が合意したことの証明)、作成年月日、当事者双方の名前とハンコという構成になっています。

離婚に関する覚書の場合

近年では一度結婚したものの、性格の不一致などが原因となって離婚するという夫婦の方も少なくありません。一般的には夫婦の話し合いで離婚が成立するという協議離婚が多いのですが、離婚の際に双方で取り交わした同意事項が原因でトラブルになるというのを未然に防ぐために、離婚に関する覚書(離婚協議書)を発行する場合もあります。 こちらについても一般的なフォーマットとして表題(「離婚協議書」「離婚に関する覚書」など)と前文(当事者双方の名前と、離婚そのものと関連事項の合意について)、本文(具体的な合意内容)、後文(双方が合意したことの証明)、作成年月日、当事者双方の名前とハンコが基本的な構成となります。 特に本文で記載すべき内容として、親権や慰謝料、養育費、財産分与など養育やお金関係のことが主です。お金が関わることを明記するのであれば万一に備えて公正詔書も作成しておきましょう。

支払条件に関する覚書の場合

世の中にはさまざまな取引がありますが、なにぶんお金が直接関わってくる事でもあるため、その取引で生じる金銭の支払条件について明記した覚書も数多く発行されています。 そのフォーマットも、ここまでご紹介してきた他の種類の覚書と同じような構成になっています。つまり、表題(「支払条件に関する覚書」など)と前文(当事者双方の名前と、支払条件そのものとそれに関連する事項の合意について)、本文(具体的な合意内容)、後文(双方が合意したことの証明)、作成年月日、当事者双方の名前とハンコという構成です。 ちなみに、支払条件については変更が生じることが少なくないため、そのたびに新しい条件を明記した覚書を双方の合意のもとに発行する必要があります。その際のフォーマットも基本的にはほとんど変わりません。 なお、支払条件が変更となった場合はなるべく早く発行した方がトラブルを未然に防ぐことになります。

覚書のフォーマットを作る上でのコツや注意点とは

覚書のフォーマットの例|契約書/家賃/個人情報保護/離婚・注意点

覚書を取り交わすことになった際には、当然ながら覚書を作成することになりますが、作成の際にはいくつか注意すべき点があります。 ここでは、覚書のフォーマットを作成する際に注意すべき点を見ていきましょう。

内容により印紙が必要になる場合も

覚書の内容によっては印紙を貼りつける必要が出てくる場合があります。印紙の貼り付けが必要な覚書の例としては、契約書や領収書が挙げられます。 覚書が「契約書」という表題をとっていなくても、その内容(契約の成立を証明するようなもの)から考えて実質的に契約書の代わりとなる場合は印紙を貼りつける必要があります。 このため、フォーマットにおいて「覚書」と記されていても、発行する際に内容をよく確認して印紙を貼りつけるべきかどうかをきちんと判断するようにしましょう。

内容のミスはないように

フォーマットの上で「覚書」という表題で記されている文書でも、実質の契約書となる場合は、内容に記入漏れやミスがないかどうかを事前にチェックしておくことも大切です。 もし、実質上の正式な契約書となるということであれば、その内容に何らかのミスがあるにもかかわらず発行すると、後でトラブルがあった場合に大変なことになります。そのため、細心の注意を払ってのチェックは事前にやってきましょう。

覚書と契約書の境目とは

覚書は最初に見たように、本来は契約書を補完する役割を持った文書です。ただし、ここまで見てきたように発行した覚書が実質上の契約書になる場合も少なくありません。 それでは、覚書と契約書の違いとしてどのような点が挙げられるのでしょうか。それは、契約書の方が「双方の当事者が契約に合意したことを正式に証明する文書」であるのに対し、覚書が「合意事項を書面という形で明記した文書」もしくは「契約書を保管するための文書」を指します。 形式的には契約書の方が正式のものであるのに対し、覚書は契約書ほど正式さを伴ったものではないといえるでしょう。そのため、正式に契約書を発行する際には覚書のフォーマットのまま発行しないことが大切です。

覚書のフォーマットがダウンロードできるページとは

覚書のフォーマットの例|契約書/家賃/個人情報保護/離婚・注意点

ITやインターネットの進歩によって、以前よりもずっと楽に覚書のフォーマットをダウンロードできるようになりました。その点では、覚書のフォーマットを一から作るという労力を払わずに済むといえるでしょう。 ここでは、覚書のフォーマットをダウンロードするうえでおすすめのページをご紹介いたします。

「覚書フォーマット」

マイクロソフト社が出しているおなじみのソフトである「Microsoft Word」に基づいて作成されたフォーマットをいとも簡単にダウンロードできるページです。 しかも、覚書だけでなく、各種ビジネス文書のフォーマットもダウンロードできるため、ビジネス文書の作成に慣れていないという方には特におすすめです。

「覚書:無料テンプレートダウンロード」

こちらは先ほどご紹介した「覚書フォーマット」と異なり、「Microsoft Excel」を使って作成された覚書のフォーマットがダウンロードできます。 しかも、Excel97から2003バージョンによるフォーマットが用意されているため、パソコンの新旧に関係なくほとんどのバージョンで利用することができるため、こちらも非常におすすめです。

覚書のフォーマットは割とどこも同じもの

覚書のフォーマットについて見てきましたが、いかがでしたか。 覚書はさまざまな契約を取り交わす際に発行される機会が非常に多いですが、実はそのフォーマットは細かいところが異なるというだけで割と非常によく似通っています。このため、一度フォーマットの作成方法に慣れてしまえば、いとも簡単につくることができます。 そのため、いざ覚書や契約書の発行を担当することになった場合は、まずはそのフォーマットを作ることになれるところから始めるとよいでしょう。あとは、数を稼ぎさえすれば、後輩にフォーマットの作り方を教えることも夢ではありません。

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