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ビジネスでのお礼状の例文|お歳暮/お中元・マナーや注意点

ビジネスマナー

お歳暮にお中元、開店祝いなど、ビジネスではお礼状を書くことが多々あります。一見難しそうなビジネスのお礼状ですが、実はコツさえ掴めば難しいものではありません。この記事の例文や注意点などを確認して、ビジネスのお礼状への苦手意識をなくしましょう。

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ビジネスでのお礼状の書き方

ビジネスでのお礼状の基本的な形

ビジネスでのお礼状は、どの順番で何を書くか、という形式が決まっています。これが、プライベートで手紙を書くときとの最大の違いであり、ビジネスでのお礼状に苦手意識が持たれやすい理由のひとつです。 しかし、書き方や形式が決まっているということは、パターンさえ掴めば誰でもビジネスのお礼状が書けるということでもあります。まずは、ビジネスのお礼状の基本的な形を覚えておきましょう。

1.頭語(拝啓など)

ビジネスでのお礼状では、一行目に頭語を書きます。プライベートでの手紙のように、相手の名前を最初に書かないように注意してください。 頭語とは、最初のあいさつの役割を果たす言葉です。頭語にはさまざまな種類がありますが、基本的には、相手や自分の立場を問わず使える「拝啓(謹んで申し上げます、の意)」を使用すれば間違いありません。

2.時候のあいさつ

ビジネスでのお礼状の基本的な形

頭語に続けて、時候のあいさつを書きます。時候のあいさつとは、季節や天候に合わせた言葉と、相手の安否確認の言葉とを兼ねたあいさつ文です。時候のあいさつには、季節や天候によって変わる文言と、季節などに関わらず使える文言があります。 時候のあいさつの書き方は、頭語の下に続けて書く方法と、時候のあいさつの次の行に書く方法があります。どちらの書き方を選んでも構いませんが、時候のあいさつの前には1文字分スペースを空けましょう。

3.本文

時候のあいさつの次は本文です。ここに、お礼の言葉やお礼の内容などを書きます。時候の挨拶から改行をして書き始めてください。 本文は、ビジネスでのお礼状においてもっとも自由度が高い項目ですが、ビジネス上のやりとりにふさわしい言葉遣いを意識した文章で書きましょう。

4.結びのあいさつ

結びのあいさつは、お礼状を締めくくるためのあいさつ言葉です。一般的には、改めてお礼をし、相手の活躍や繁栄などを祈る簡潔な一文で締めくくります。結びのあいさつは、本文から改行して書き始めてください。

5.結語(敬具など)

頭語で書き始めた手紙は、必ず結語で締めくくらなければいけません。これは、改まった手紙を書くときのルールです。そのため、ビジネスでのお礼状も、忘れずに結語を使って締めくくりましょう。 結語は頭語とセットの言葉なので、どの結語を使うかは、どの頭語を使ったかによって変わります。たとえば、「拝啓」から書き始めた手紙は、必ず「敬具」で締めくくってください。結語は結びのあいさつの下、もしくは次の行に、下寄せに書きます。結語の下には1文字分スペースを空けましょう。

6.日付

結語の次の行に、お礼状を書いた日付を記入します。縦書きのお礼状の場合、基本的には和暦で、漢数字を用いて記入してください。 なお、日付を書く位置は上寄せです。日付の前には1~2文字分スペースを空けましょう。

7.署名

日付の次の行に、自分の署名を会社名から書きましょう。位置は下寄せで、署名の下には1文字分スペースを空けます。長くなってしまう場合は、会社名などキリが良いところで2行に分けても構いません。

8.相手の名前

相手の名前を書く場所は、お礼状の一番最後です。上寄せで、会社名から記載しましょう。あれば部署名や役職名も記載するのがベターです。長くなってしまう場合は、2行以上に分かれてしまっても構いません。無理に文字を凝縮せず、自然な間隔で書きましょう。

ビジネスでのお礼状の例文

ビジネスでのお礼状の例文

ビジネスでのお礼状で悩みやすいのは、時候のあいさつ・本文・結びのあいさつの3項目です。しかし、実はこの3つの項目も、ある程度内容のパターンは決まっています。 これから、お礼状の種類にあわせて、項目ごとにいくつか例文をご紹介します。自分の気持ちに近い例文を組み合わせたり、伝えたいことがらに合わせて文章を書き変えたりしながら、お礼状の文章を考えてみてください。

お歳暮

お歳暮

時候のあいさつ

・師走の候、貴社ますますご清栄(ご清祥)のこととお慶び申し上げます。 ・師走の候、貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

本文

・さて、このたびはお心のこもったお品を頂戴し、誠にありがとうございました。いつもながら細やかなお心遣いに恐縮するばかりでございます。 ・さて、このたびは結構なお歳暮の品を賜り、誠にありがとうございました。いつもながらのお心遣い心より感謝申し上げます。 ・さて、このたびは丁重なお歳暮の品をお贈りいただき、誠にありがとうございました。このようなご配慮をいただき恐縮に存じます。今後とも変わらぬご交誼のほど、よろしくお願い申し上げます。

結びのあいさつ

・歳末、ご多用の折から、くれぐれもご自愛くださいますようお祈り申し上げます。略儀ながら書中をもちまして、年末のあいさつかたがたお礼申し上げます。 ・末筆ではございますが、貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。まずは略儀ながら書中にてお礼申し上げます。 ・今年も残りわずかとなりましたが、日ごとに寒さも増してまいりますので、皆様くれぐれもご自愛ください。まずは書中をもちましてお礼を申し上げます。

お中元

お中元

時候のあいさつ

・盛夏の候、貴社ますますご清栄(ご清祥)のこととお慶び申し上げます。 ・盛夏の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

本文

・さて、このたびはご丁重なお中元の品をご恵贈いただき、誠にありがとうございました。いつもながらのお心遣い心より感謝申し上げます。 ・さて、このたびは結構なお品をご恵贈いただきまして、誠にありがとうございます。ありがたく拝受しました。ご厚志に改めてお礼を申し上げます。 ・さて、この度はお心のこもったお品をお送り頂きまして、誠にありがとうございました。いつもながら細やかなお心遣いに恐縮するばかりでございます。

結びのあいさつ

・暑さ厳しき折柄、皆様くれぐれもご自愛ください。 ・暑さはこれからが本番でございます。皆様どうかご自愛くださいませ。略儀ながら暑中をもちまして、お礼申し上げます。 ・暑さ厳しき折柄、皆様のますますのご健勝と貴社のご繁栄をお祈り申し上げます。略儀ながら書中をもちましてお礼申し上げます。

移転祝い

移転祝い

時候のあいさつ

・時下ますますご清栄(ご清祥)のこととお慶び申し上げます。 ・貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。

本文

・さて、このたびの弊社XX支店移転に際しましては、ご丁寧なお祝いを賜り、誠にありがとうございました。これもひとえに、皆様のご支援のおかげと心より感謝いたします。今後とも一層のご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。 ・さて、このたびの弊社事務所移転に際しましては、格段のお心遣いに預かり、厚くお礼申しあげます。私どももこの移転を機に、より一層精進してまいる所存です。

結びのあいさつ

・末筆ではございますが、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。略儀ながら書中をもちましてお礼申し上げます。 ・略儀ながら書中にてお礼申し上げます。

開店祝い

時候のあいさつ

・時下ますますご清栄(ご清祥)のこととお慶び申し上げます。 ・貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。

本文

・さて、このたびはXX開店にあたり、お心尽くしのご祝詞とお祝いを頂戴し、誠にありがとうございました。皆様のご指導ご助力のおかげで、無事、開店のよき日を迎えることができました。心より感謝申し上げます。このうえは、社員一同、皆様のご期待に添えるべく業務に邁進してまいります。 ・さて、このたびはXX開店にあたり、ごていねいなご祝詞とお祝いを頂戴し、誠にありがとうございました。これもひとえに、皆様の温かいご支援あればこそと深く感謝しております。今後ともより一層のご指導、ご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。

結びのあいさつ

・末筆ではございますが、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。略儀ながら書中をもちましてお礼申し上げます。 ・略儀ながら書中にてお礼申し上げます。

誕生日祝い

時候のあいさつ

・時下ますますご清栄(ご清祥)のこととお慶び申し上げます。 ・貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。

本文

・さて、このたびはお心のこもったお品をお贈り下さいまして、誠にありがとうございます。山田様の温かいお心遣いに深く感謝申し上げます。 ・さて、この度はお心のこもったお品をお贈り下さいまして、誠にありがとうございます。(ここにプレゼントへの具体的な感想を書いてください)ご厚志に深く感謝いたします。

結びのあいさつ

・末筆ではございますが、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。略儀ながら書中をもちましてお礼申し上げます。 ・略儀ながら書中にてお礼申し上げます。

ビジネスでのお礼状のマナーや注意点

手紙

ビジネスでのお礼状は、手紙で作成するのがマナーです。縦書きでシンプルな、ビジネスシーンにふさわしい便箋を使って作成しましょう。ビジネスのお礼状に使える便箋は、100円ショップや文具屋、ホームセンターなどに売っていることが多いので、いざというときのために一冊購入しておくことをおすすめします。 ビジネスでお礼状を書くときの筆記用具は、筆ペンもしくは黒のボールペンです。シャーペンで下書きをしてもかまいませんが、シャーペン書きの状態で出すのはマナー違反になるため注意してください。

ビジネスでのお礼状を入れる封筒

ビジネスでのお礼状を送るときは、二重封筒に入れるのが理想的です。二重封筒とは、白い封筒の中に、色のついた薄い封筒が入った構造の封筒で、主に正式な文書や改まった手紙を出すときに使われます。ビジネスでのお礼状を書くときには、縦書きの便箋と一緒に二重封筒も準備しておきましょう。

メール

メール

ビジネスでのお礼状は、手紙で作成するのが基本的なマナーです。しかし、郵便・fax・メールなど、日々さまざまなツールで多くのやりとりをこなす現代では、双方にとって処理が簡単なメールでお礼をする方が適切という場合もあります。たとえば、打ち合わせや名刺交換など、ビジネス上頻繁にあることに対してのお礼は、メールですることがほとんどです。 ただし、打ち合わせなどの相手によっては、メールでお礼状を送ると失礼にあたる場合もあるため注意が必要です。自分での判断が難しい場合は、必ず上司や先輩に相談しましょう。

はがき

ビジネスでのお礼状は手紙で出すのが正式なマナーですが、現代でははがきでお礼状を出すことも、一概にマナー違反とはいえなくなっています。お礼状のはがきのテンプレートも豊富に配布・販売されているため、テンプレートを利用してお礼状を作成する人も少なくないでしょう。 ビジネスでのお礼状をはがきで出すときには、手紙の場合と同じく、文章は縦書きで書きます。手紙とちがい文章を第三者に見える状態で郵送することになるので、個人情報やプライバシーにかかわることは記載しないように注意してください。

fax

ビジネスにおいてfaxは、主にとり急ぎ書類を見てほしい場合に使われる手段です。また、faxで送った書類は宛先に直接届くことは少なく、多くの場合は何人かの手を介して宛先に渡されます。そのため、ビジネスでのお礼状を送る手段として、faxはマナー違反なので注意してください。

ビジネスでのお礼状と一緒に贈るおすすめの品物

ビジネスでのお礼状と一緒に贈るおすすめの品物

ビジネスでお礼状を送るときには、基本的にはお礼状のみで構いません。しかし、品物を一緒に贈ると、より深く感謝の気持ちを伝えることができます。お礼状と一緒に品物を贈る場合は、相手の年齢や好みなどを考えながら、じっくり考えましょう。 なお、品物を一緒に贈る場合は、ビジネスでのお礼状の本文にその旨を必ず書いてください。たとえば「感謝の気持ちを込めて○○をお送りいたします。皆さまでお召し上がりいただければ幸いです」のように、何を・どのような気持ち(意図)で送るのか、というポイントをおさえて書きましょう。

お菓子

お菓子は、ビジネスでのお礼状と一緒に贈る品物として、ポピュラーな贈り物です。ビジネスのお礼状と一緒に届いたお菓子は、社内や部署内で配られる場合が多いため、大勢で分けやすい小分けにされた商品を選ぶと良いでしょう。なお、相手の好みをよく知っている場合は、分けられないものでも構いません。

お酒

ビジネスでのお礼状を送る相手がお酒好きの場合は、お酒を一緒に贈るのもおすすめです。相手の好みに合ったお酒を贈りましょう。ただし、相手の好きなお酒の見当がつかない場合は、無理にお酒を選ぶのは避けたほうが無難です。

祖品

粗品は、お菓子と同じく、ビジネスでのお礼状と一緒に送るのに適した品物です。筆記用具や消耗品など、あると嬉しいと思われるものを選んで贈りましょう。 なお、「粗品」は人にあげる品物を謙遜した言い方ですが、文字どおり「粗末な品」という意味もあります。そのため、ビジネスのお礼状では「粗品」とは書かず、「心ばかりの品」のように表現しましょう。

ビジネスでのお礼状で感謝の気持ちを伝えよう

ビジネスでのお礼状で感謝の気持ちを伝えよう

ビジネスでのお礼状は、苦手意識が持たれやすい文書のひとつです。しかし、ビジネスでのお礼状は形式やパターンが決まっているため、パターンさえ掴んでしまえば実は難しくない文書でもあります。 お礼状は、感謝の気持ちを伝えるための大切な手段です。お祝いの言葉や品物をもらったら、心を込めたお礼状を送りましょう。

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