IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

手帳の活用法・ウィークリーとマンスリー・仕事以外での活用

ビジネススキル

ビジネスや毎日の暮らしでマストアイテムとなっている手帳について、その有効的な活用法、ウィークリーとマンスリーの違いによるおすすめな使い方、仕事以外での活用方法といった様々な角度から検証する、効果的な手帳の楽しい使い方の特集です。

更新日時:

使いこなせる手帳を選びたい方へ

使いこなせる手帳を選びたい方へ

日々のスケジュール管理に欠かせないアイテムとして、「手帳」は大きな役割を果たしているはずです。毎年買い替えシーズンになると、上手に使いこなせる手帳に巡り会えることを期待する方も多いはずです。 しかし時が経って生活が慣れてくると、使わないページやフォーマットが結構目立つようになった経験も少なからずです。 ここでは手帳の選び方や活用方法をいくつかご紹介していきます。今後、もし手帳を買い替えたいという方や、その活用の習慣のため参考になれば幸いです。

手帳選びのポイント

手帳選びのポイント

今ではスマートフォンやパソコンでスケジュール管理はデジタル化できる時代になりました。しかしまだまだアナログな紙の手帳は健在です。きっと多くの人々が書き込める手帳を活用していると思われます。 アナログな手帳は月間や週間スケジュールの管理やTO DOタスクなど、フォーマットもいろいろと充実しています。ここでは、おすすめな手帳の利便性をさまざまな角度から選び方のポイントを見てまいりましょう。

用途別による手帳の選び方

まずは購入したい手帳について、どのような目的や用途で選ぶのかを決めておきましょう。活用方法は個人差もあるはずですので、最も自分らしい使い方に相応しい手帳を選ぶとよいでしょう。 手帳を使う目的としては、大きく分けると「仕事やビジネス用」「家庭やプライベート用」「仕事とプライベート兼用」「ライフログ」「日記・アイディアメモ」などがあげられます。これらの中から、自分が主流となる活用方法や目的、意図に合わせたフォーマット選びをすることが理想です。

サイズ別による手帳の選び方

市販されている通常の手帳には4つのサイズがあります。各々「A6、文庫本サイズ」「B6、単行本サイズ」「A5、教科書サイズ」「B5、ノートサイズ」に分かれます。中でもB6とA5のサイズの手帳が売れ筋だと言われています。かばんに入りやすく持ち運びに便利で、かつ小さすぎない手帳の大きさとして、このあたりが人気だとされています。 サイズ感も人それぞれの好みです。ポケットサイズの小さいものが好みな方もいるはずですし、多少がさばっても大きく広げて使いたい方もいるはずです。

デザインやフォーマットによる手帳の選び方

手帳の種類はかなりたくさんあるので、概ねは自分らしい好きなデザインの表紙を選べばいいところです。革張りのものからポップで可愛らしいものまで、その中から趣味嗜好に合わせて選びましょう。 一番のポイントはむしろ中身のフォーマットのほうです。活用方法ごとにフォーマットは7種類に分かれると言われています。各々「月間マンスリータイプ」「週間バーチカルタイプ」「週間レフトタイプ」「週間ホリゾンタルタイプ」「週間ブロックタイプ」「1日1ページタイプ」「ガントチャートタイプ」です。

バーチカルとはどのような意味か

ところで、手帳の種類に中でよく耳にするキーワードとして、「バーチカル」と呼ばれる形式のものがあります。わかっていそうで意外と理解していないのではありませんか。 バーチカルは、「時間軸」が縦に用意されていて、時間ごとに目盛りが打たれている形式の手帳フォーマットを指します。 項目は横書きで記入していきますから、時間ごとの予定が一目で理解できる工夫がされています。バーチカル形式は、ここ数年で最も人気がある売れ筋な手帳です。

手帳を活かす習慣術

手帳を活かす習慣術

手帳を購入したら気になってくるのが、毎日のこなし方、活用術についてです。やはり手帳が長続きするには日頃からの習慣が大切です。途中で飽きて辞めてしまわないためには、毎日どのような活用方法にし工夫するかが大切です。ここでは、いくつかの手帳活用の注意点を踏まえつつ、おすすめな手帳の習慣的な活用について述べていきます。

予定を書いただけで安心しない

手帳に記入することは何でしょうか。大凡の方々は近況のスケジューリングや主観が多いはずです。中でもスケジュールをひたすら書き込んで、それでおしまいという方が多くありませんか。ただ書いただけではあまり魅力のある手帳活用術とは言えないでしょう。 より楽しい手帳活用術に欠かせないのが「省みる」習慣です。予定を書いてそのままにし安心するのではなく、たびたび見返すこと、思いついた内容を追記することも大切な作業です。

常にデスクに置いて開きっぱなしにしておく

常にデスクに置いて開きっぱなしにしておく

手帳は持ち歩いて活用するのが日常です。ただし引き出しやバッグの中に入れっぱなしにして取り出すのを億劫がっていては意味がありません。手帳は気が向く度に手元で眺めることで、新たな発見や閃き、確認ができるアイテムです。たびたび見返すためには、わざと見えるように工夫すると効果的です。 普段デスクにいるときは、目の前に開いたままにする習慣をつけると、毎日目にして書くことを意識できるようになります。自宅にいるときも常に携行するという癖をつけておくと、ますます愛着が湧いてきます。

手帳の活用術

手帳の活用術

手帳はさまざまなフォーマットがあり、自分なりに使い方をアレンジしたり、慣れることでフル活用できるのが理想です。しかし大凡の場合、使いずらいフォーマットが目立っていき、書くことが無くなって紙面がすかすかになってしまうことも無きにしも非ずです。何も書かない状態に陥ることもままなりません。 あらかじめ自分のルールを作り、手帳活用術を決めておく必要性があります。そのマイルールについては個人差もありますが、ここでは主だったポピュラーな手帳活用術をご紹介します。

色分けルール

手帳術の中でも一番オーソドックスな方法として知られている「色分けのルール」がおすすめです。ある項目についてはこの色で書くというルールを決めておくというやり方です。3色もしくは4色ボールペン、もしくはマーカーなどを利用し、文字の色分けでアレンジを加えます。 仕事上で必要に応じたタスクに重要度の違いや優先順位などを区別させるのに便利な活用方法です。自分にしか分からない色分けルールを作っておけば、毎日の手帳記入も楽しくなっていきます。

簡潔に記入するルール

簡潔に記入するルール

手帳には我流のルールをたくさん決めて活用させると機能性が高くなっていきます。なぜなら書き込めるスペースに制限があるので、できるだけ簡潔にする工夫も必要だからです。おすすめなのは自分で決めた「記号」「略語」を使う方法です。 例えば、ミーティングの予定が入った場合は「MT」にし、アポイントメントは「AP」、出張の場合は「SH」といった略語を自分で決めて書き込めば完了です。略語を使えば、文字数が少なくなりつつも内容は明確で、見た目にも均一になり分かりやすく見えます。

付箋を併用した手帳術ルール

最近ではけせるボールペンも登場してはいますが、そういつも使用することも少ないです。間違ったら消せる良さもありますが、一度消したらもう分からない情報も考えられます。そこで付箋を使用する習慣を手帳にも取り入れると便利です。 とりあえずなこと、仮な内容などを一旦付箋に書きこんで手帳内の該当箇所に貼っておくだけです。もし変更や訂正があれば剥がして貼り替えも可能です。

細めのペンを使用した手帳ルール

シンプルに手帳を使いたい方なら、ペンにもこだわりが出てくるはずです。邪魔にならない細さのペンがあると便利です。最近では手帳の効率化を考えて作られているような細身なボールペンも登場しています。

パイロット PILOT フリクション ボール スリム ビズ

パイロット フリクションボール2 ビズ  0.38mm  (アイスブルー)
パイロット フリクションボール2 ビズ  0.38mm  (アイスブルー)

書いて消せるフリクション・ボールペンも最近では種類がかなり豊富に登場し、細もなタイプのペンも販売されています。手帳との持ち運びと手に馴染むサイズで人気な品です。

年収の多い人はどのような種類の手帳を使うのか

年収の多い人はどのような種類の手帳を使うのか

前述にもあるように、手帳にはいくつかのフォーマットがあり、その中から自分が使いやすいタイプの形式を選べばいいのですが、中でも気になるのが「年収1000万円以上の人」がどのような手帳を持って活用しているのかという疑問です。 実は年収の多いビジネスマンの中では、「レフト式」のフォーマット手帳を活用する傾向が高いと言われています。レフト式、通常だと開いて左側がカレンダー、右側が備考欄、メモ欄として罫線が引かれています。書き込みの自由度が高く、アイデア展開力があるされています。 ただしあくまでもレフト式を活用する傾向が高いというだけなので、その決定的理由は定かではありません。あくまでも参考として取り入れてみてはいかがでしょうか。

ウィークリーとマンスリーの活用

ウィークリーとマンスリーの活用

手帳は機能を上手に活用することに気を使います。特に多くのユーザーが悩んでいることの一つは、ウィークリースケジュールとマンスリースケジュールの活用の工夫です。週間スケジュールと月間スケジュールを、うまく活用することができないという声が、結構多いと聞きます。そこで双方の手帳フォーマットを並行して活用する方法についてご紹介します。

一方はメインに、もう一方はサブ的に使う

ウィークリーとマンスリーを上手に使い分ける方法としておすすめするのは、どちらか片方は通常のメインフォーマットとして、スケジューリングにこだわって書き、もう一方はそれとは別なプライベートな項目として活用するという方法です。どちらが使いやすいかは個人の好みで判断で構いません。 例えばウィークリーで通常スケジュールを書きながら、マンスリーは「ダイエット記録」を書いて管理する、マンスリーの枠を利用して日記として活用する、ウィークリースケジュールにTODOリスト、備忘録を時間軸で管理するといった方法があげられます。

手帳の仕事以外の活用について

手帳の仕事以外の活用について

手帳は仕事に関する管理をするものという概念が働きがちです。しかしもっと楽しく手帳を活用したいという方は、仕事とは関係のない「お楽しみ手帳」という感覚で活用するという方法もあります。 ここでは、仕事やTODOなどの一般的な活用とは違った、仕事以外の手帳活用方法をご紹介します。

一言日記として活用する

手帳と密接な関係がある「日記」、これがなかなか続けられないという方も多いことでしょう。そこで誰でも比較的長く続けられるのが「一言日記」です。方法は簡単です。毎日、思いついた一言だけを手帳に綴っていくだけです。文章の長さはその日の気分で構いません。ほんの短い文章でも、気が乗れば長文でもいいので、毎日書く習慣付けになります。

お金の管理に活用する

誰しもお金を節約し貯金したいという願望があります。しかし現実的になかなか難しいと嘆いている方へ、手帳をお金管理用に活用する方法を採用してみましょう。毎日持ち歩いている手帳ですから、何にいくらお金を使ったかを小まめに記録していくには適したアイテムです。収支を上手く書きこみ、行動とお金の出入りを俯瞰すれば、きっと何かが見えてくるはずです。

食事の記録

食事の記録

一時期「レコーディング・ダイエット」という方法が話題になりました。手帳を使って自分の体の管理も可能です。例えば毎日の食事の詳細を記入するという活用方法で、自分の健康にも関わるデータ作りができます。意外と3日前に食べた夕食メニュなどは忘れがちです。毎日の食事を客観的に判断する材料としておすすめな活用方法です。

読書の記録を残す

普段呼んでいる本についての感想を書くことで、頭の中を整理することができます。あるいは感想というよりも、その本を読んで心に残ったフレーズを抜き出して「フレーズ集」にすると、自分だけのネタ帳に早変わりします。他にも、読書に関する些細なことを書いてみましょう。 読みっぱなしのまま薄れていく記憶は、手帳を活用することで記録として残り、いざという時に役立つ可能性があります。

未来日記として活用する

手帳はスケジュール管理として使うのであれば、与えられたり強要されたスケジュールではなく、自分が思い描く理想のスケジュールを、先に書いておくという楽しみ方ができます。未来日記として活用して、数年後の自分のマンスリーやウィークリーなどを書いてみましょう。それは実際に起るかどうかなど別にして、こうありたいという願望として書きます。

今日の名言集として活用する

手帳の習慣が長続きしない理由には、最初は息巻いて頑張って書いてみたものの、徐々に失速し書くことが無くなってしまうという現象があ起こるからです。とにかく毎日何かしらを記入する、もしくは毎日が無理でも多少の時間差を置いて、なるべく続けられる工夫が必要です。 もし書くことが亡くなってしまうようなら、その日の名言を幾つか思いつく限り綴っていくというのもおすすめな方法です。名言の善し悪しは関係ありません。自分がその時に言いと思った名言で構いません。もちろんネット上にある数々の名言集を書きとってもいいでしょう。自分らしい名言集にする作業です。

手帳を上手く活用しよう

手帳を上手く活用しよう

手帳を単なるスケジュール管理の道具にとどめておくだけではなく、人生を楽しく彩るアイテムとして、存分に活用できたら毎日が充実してきます。約1年間、自分の手もとで活用される手帳です。途中で飽きのこない魅力のある手帳術を自分なりに見出し、ライフサイクルの一貫として取り入れてみましょう。

関連タグ

アクセスランキング