内定承諾書の封筒の書き方や例｜縦書き/横書き/表/裏・注意点

何かと苦労の多い就職活動。そのぶん、念願叶って、あこがれの企業から内定通知をもらえたときの喜びは、ひとしおです。そんなときに気になるのが、内定承諾書の正しい送り方。これからお世話になる会社へ、好印象を与えるような、マナーの行き届いた内定承諾書の送り方を、お伝えします。

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内定承諾書を返送するための封筒を、自分で用意する場合は、白色の封筒を選びましょう。 茶色の封筒の方が、価格も安く、手に取りやすいものの、重要書類の送付にはふさわしくありません。ビジネスシーンにおいては、茶色の封筒は、請求書や領収書など、重要度の低い事務的な書類の送付に使われることが、一般的だからです。逆に、契約書など、オフィシャルな書類は、白色の封筒を使うことがマナーとされています。 そのような背景もあり、履歴書や内定承諾書のような、就職活動で交わされる書類に関しては、茶色の封筒で送ることは、必ずしもマナー違反というわけではないのですが、内定承諾書は重要書類であるという観点からいっても、白色の封筒を使用するのが好ましいということです。 また、清潔感があり、上品で見栄えも良いことから、印象を良くするという意図でも、履歴書や内定承諾書を送る際は、白色の封筒を選ぶ人が多い傾向にあります。

自分で内定承諾書返送用の封筒を用意する場合には、企業から内定承諾書が送られてきたときの形状と、同じ形状で送れるようなものを選びます。 つまり、もともと折り目がない状態で内定承諾書が送られてきた場合は、同じように、折り目をつけないまま、内定承諾書を返送するということです。三つ折りなど、折った状態で内定承諾書が送られてきた場合には、同じように折りたたんで、内定承諾書を返送します。 内定承諾書は、A4サイズの書面で作成されていることが一般的ですので、そのまま折らずに返送する場合は、A4サイズの書類がすっぽり入る、角形２号サイズの封筒を選びます。雨に濡れる場合などを想定して、クリアファイルに入れて送ると、なお良いでしょう。角形２号サイズはゆとりがあるため、A４サイズのクリアファイルもすんなり入ります。 三つ折りなど、折った状態で内定承諾書を返送する場合は、長形3号サイズの封筒で返送します。

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切手を貼る場合は、料金不足にならないよう、注意しましょう。郵便料金が足りないと、自分のもとに返送されてきてしまい、内定承諾書の提出期日に間に合わなくなってしまう可能性もあります。また、受取人である企業が、不足分の料金を支払って受け取るというケースもあり、当然ながら失礼にあたってしまいます。 一般的な郵便料金は以下のとおりです。 ・角形２号サイズの封筒で送る場合は、定形外郵便物となり、50ｇ以内のときは120円、100ｇ以内のときは140円です。 ・長形３号サイズの封筒で送る場合は、定形郵便物となり、25ｇ以内は82円、50ｇ以内は92円です。（いずれも2018年1月現在） 内定承諾書のほかに書類を同封する場合は、重さが変わってきてしまうため、料金も変動します。その場合は、郵便局の窓口で重さを量り、その場で料金を支払って郵送するほうが確実です。

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封筒に書く文字については、特に縦書きか横書きかの決まりはありません。アルファベットを含む企業名の場合は、縦書きより横書きのほうが適している場合も多くあります。 縦書きの場合は、基本的に、郵便番号以外は漢数字を使うのがベターですが、見やすさを重視して算用数字を使うことも間違ってはいませんので、ケースバイケースで考えていて良いでしょう。