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内定承諾書の封筒の書き方や例|縦書き/横書き/表/裏・注意点

内定後

内定承諾書を企業へ返送する場合、どんなことに気を付けたらいいのでしょうか?企業に失礼のないよう、ビジネスマナーに沿って、内定承諾書を入れるための、封筒の色やサイズの選び方、ペンの選び方、宛名の書き方、敬称のつけ方などをお伝えします。

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何かと苦労の多い就職活動。そのぶん、念願叶って、あこがれの企業から内定通知をもらえたときの喜びは、ひとしおです。そんなときに気になるのが、内定承諾書の正しい送り方。これからお世話になる会社へ、好印象を与えるような、マナーの行き届いた内定承諾書の送り方を、お伝えします。

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内定承諾書を返送するための、封筒の選び方は?

何色の封筒を選べば良いの?

内定承諾書を返送するための封筒を、自分で用意する場合は、白色の封筒を選びましょう。 茶色の封筒の方が、価格も安く、手に取りやすいものの、重要書類の送付にはふさわしくありません。ビジネスシーンにおいては、茶色の封筒は、請求書や領収書など、重要度の低い事務的な書類の送付に使われることが、一般的だからです。逆に、契約書など、オフィシャルな書類は、白色の封筒を使うことがマナーとされています。 そのような背景もあり、履歴書や内定承諾書のような、就職活動で交わされる書類に関しては、茶色の封筒で送ることは、必ずしもマナー違反というわけではないのですが、内定承諾書は重要書類であるという観点からいっても、白色の封筒を使用するのが好ましいということです。 また、清潔感があり、上品で見栄えも良いことから、印象を良くするという意図でも、履歴書や内定承諾書を送る際は、白色の封筒を選ぶ人が多い傾向にあります。

どのサイズの封筒を選んだらいいの?

自分で内定承諾書返送用の封筒を用意する場合には、企業から内定承諾書が送られてきたときの形状と、同じ形状で送れるようなものを選びます。 つまり、もともと折り目がない状態で内定承諾書が送られてきた場合は、同じように、折り目をつけないまま、内定承諾書を返送するということです。三つ折りなど、折った状態で内定承諾書が送られてきた場合には、同じように折りたたんで、内定承諾書を返送します。 内定承諾書は、A4サイズの書面で作成されていることが一般的ですので、そのまま折らずに返送する場合は、A4サイズの書類がすっぽり入る、角形2号サイズの封筒を選びます。雨に濡れる場合などを想定して、クリアファイルに入れて送ると、なお良いでしょう。角形2号サイズはゆとりがあるため、A4サイズのクリアファイルもすんなり入ります。 三つ折りなど、折った状態で内定承諾書を返送する場合は、長形3号サイズの封筒で返送します。

郵便料金はいくらかかるの?

切手を貼る場合は、料金不足にならないよう、注意しましょう。郵便料金が足りないと、自分のもとに返送されてきてしまい、内定承諾書の提出期日に間に合わなくなってしまう可能性もあります。また、受取人である企業が、不足分の料金を支払って受け取るというケースもあり、当然ながら失礼にあたってしまいます。 一般的な郵便料金は以下のとおりです。 ・角形2号サイズの封筒で送る場合は、定形外郵便物となり、50g以内のときは120円、100g以内のときは140円です。 ・長形3号サイズの封筒で送る場合は、定形郵便物となり、25g以内は82円、50g以内は92円です。(いずれも2018年1月現在) 内定承諾書のほかに書類を同封する場合は、重さが変わってきてしまうため、料金も変動します。その場合は、郵便局の窓口で重さを量り、その場で料金を支払って郵送するほうが確実です。

内定承諾書の返送用封筒の書き方

縦書きと横書き、どちらが良い?

封筒に書く文字については、特に縦書きか横書きかの決まりはありません。アルファベットを含む企業名の場合は、縦書きより横書きのほうが適している場合も多くあります。 縦書きの場合は、基本的に、郵便番号以外は漢数字を使うのがベターですが、見やすさを重視して算用数字を使うことも間違ってはいませんので、ケースバイケースで考えていて良いでしょう。

どんなペンを使って書いたら良い?

どんなペンを使って書いたら良い?

内定承諾書を返送する封筒に文字を書く際、大前提として、かならず「消すことができないペン」を使用してください。 ビジネスマナーの基本ですが、シャープペンシルや鉛筆などは、使用してはいけません。こすると消えるタイプのボールペンも同様です。雨などに濡れて宛先がにじんでしまう可能性もあるため、水性ペンも使用しないようにしましょう。 ただし、油性とはいえ、マジックだとどうしても書いた時点で文字がにじんでしまい、見栄えが良くありません。これも避けましょう。 サインペンやボールペンを使用する場合は、太さも大切な要素です。通常、内定承諾書そのものの表記に使用されるのは、0.5mm前後のボールペンですので、封筒に使用するのは、それよりやや太めの、0.7〜1.0mm程度を目安にしてください。宛名部分は1.6mmが望ましいです。

封筒表面の書き方

封筒表面の書き方

表面には、受取人である企業の「郵便番号」「住所」「企業名」「宛名」を記載します。順序としては、住所→企業名→所属部署名→(場合によっては肩書き)→受取人の名前、となるように書きます。切手は、和封筒の場合は左上、洋封筒の場合は右上の位置に貼り付けます。

郵便番号・住所の書き方

郵便番号は、封筒の上部に横書きにします。郵便番号枠がある和封筒の場合、住所は郵便番号枠の右端のラインに揃え、郵便番号枠から一文字下げたところから書き始めると、適度な余白になります。 自分で内定承諾書返送用の封筒を用意する場合は、和封筒を選ぶことのほうが多いでしょうが、企業から送られてきた内定承諾書返送用の封筒を使用する場合、洋封筒ということもありえます。その場合は、郵便番号と住所の書き出しは、端から2文字分あけて書き出すと、適度な余白になります。 いずれも、住所は都道府県を省略せず、1行で書ききるのが理想です。2行になる場合は、1行目より1字下げた位置から、2行目を書き始めます。ビル名や階数も、省略しないようにしましょう。都道府県名やビル名、階数を省略しない理由としては、万が一、郵便番号や住所に誤りがあった場合でも、きちんと受取人へ届く確率を上げるためです。

宛名の書き方

企業名や所属部署名を書く際は、失礼がないよう、必ず正式名称で書くようにします。法人格については、「(株)」「(有)」などのように略さず、「株式会社」「有限会社」などと書くことが正式なかたちです。所属部署名は、企業名の下に、一文字あけて書く、または行を変えて書きます。 通常、「(部署名)(担当者名)様」が宛名となりますが、担当者名がわからない場合は、「(部署名)御中」もしくは「(部署名)採用ご担当者様」とします。

敬称の使い分け

「様」が特定の個人への敬称にあたるのに対し、「御中」とは、「組織の中の、特定ではない誰か」に対して使用する敬称です。したがって、たとえば「株式会社○○御中 △△様」というように、「様」と「御中」が重複するような表記は、間違いにあたるので、必ずどちらか一方のみを使用することになります。

受取人の名前を書く位置

受取人の名前を書く際は、名前が封筒の中央に来るように、住所よりも大きめの字体で書きます。「株式会社○○ △△部 御中」のように、「御中」を使う場合は、「△△部 御中」を中央へ書きます。「株式会社○○ △△部 □□様」のように、「様」を使う場合は、「□□様」が中央に来るように配置して書きます。 気を付けなければいけないケースとしては、企業から返信用封筒が同封されており、あらかじめ宛名が記載されている場合です。そちらを使用する場合は、敬称がなく、「行」「宛」となっていることが通常ですので、「御中」「様」など、適切な表現に直すようにしてください。「行」「宛」に二重線を引き、「御中」「様」と書き直します。

「内定承諾書在中」の記載は必要?

封筒表面に「内定承諾書在中」の旨を記載することは、必須というわけではありません。ただし、特に大きな会社の場合は、同日に複数の書類が届くでしょうから、ほかの書類にまぎれてしまったり、開封が後回しになってしまう可能性もありえます。 今回の内定承諾書のような重要書類の場合、確実に、また、いち早く、担当者の手元に届くことを考えると、目立つように「内定承諾書在中」と書いておいた方が良いでしょう。この場合、赤文字で「内定承諾書在中」と書き、赤い枠で囲みます。位置としては、封筒表面の左下あたりに書きます。縦書きの場合は縦に、横書きの場合は横に書くようにします。

裏面の書き方

裏面の書き方

裏面には送り主である、自分の情報を書きます。必ず入れる項目は、「郵便番号」「住所」「氏名」です。基本的なルールは表面と変わりませんが、左下にやや小さめの字で記載するのが望ましいでしょう。郵便番号を横書きで書き、その下に住所・氏名を書きます。

封のしかた

すべての書類を入れた後は、封部分をのりづけし、「〆」「封」「緘」など書き入れるようにします。これらのしるしは、差出人が封をした後、誰も開封されていない状態で、受取人に渡ったという証明となります。 この際、セロハンテープやステープラーで封をしてはいけません。簡単に開封ができ、元のように戻すことができてしまうので、封印の意味がなくなってしまいます。かならずのりで封をした後に、封印を記入するようにしてください。 封印として「〆」を使用する際は、交差している部分が、封のフタ部分の、境目に来るように書きます。この際、「×」に見えないよう、気を付けて書きましょう。 「〆」「封」「緘」の使い分けとしては、「〆」はすべての場面で使用できる正式な封字ですが、より丁寧な印象を与えたい場合に、「封」「緘」を使うことが、昨今の風潮では一般的です。なかでも特に改まった場面では、「緘」を使用します。

内定承諾書の封筒への入れ方

書類を入れる向きと注意点

折りたたまずに入れる場合

書類を入れる向きは、まずは上下が逆さまにならないよう、注意が必要です。また、表裏については、封筒の表と中身の表が、同じ向きになるように入れます。

三つ折り・四つ折りの場合

三つ折りや四つ折りのように、折りたたんで入れる場合は、書類の書き出し部分が、封筒の表側に来るように入れます。折りたたむ場合も、そうでない場合も、封筒の表から見て、中身を出した際に、書き出し部分が目に入るという想定で入れる、ということになります。

気持ちをこめて内定承諾書を送りましょう

いかがでしたか?最後になりますが、何よりも、きれいな字で丁寧に書くことが、受取人である企業に良い印象を与える一番の秘訣です。気持ちを込めて作成したあとは、誤字・脱字のないよう、見返してから送りましょう。 これから入社する会社への、意思表明である内定承諾書。自分の決意を新たにするとともに、企業へもきちんとした印象を与え、新しい環境への第一歩を踏み出しましょう。

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