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内定承諾書の封筒の書き方や例｜縦書き/横書き/表/裏・注意点

更新日：2023年12月09日

内定承諾書を企業へ返送する場合、どんなことに気を付けたらいいのでしょうか？企業に失礼のないよう、ビジネスマナーに沿って、内定承諾書を入れるための、封筒の色やサイズの選び方、ペンの選び方、宛名の書き方、敬称のつけ方などをお伝えします。

どんなペンを使って書いたら良い？

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内定承諾書を返送する封筒に文字を書く際、大前提として、かならず「消すことができないペン」を使用してください。ビジネスマナーの基本ですが、シャープペンシルや鉛筆などは、使用してはいけません。こすると消えるタイプのボールペンも同様です。雨などに濡れて宛先がにじんでしまう可能性もあるため、水性ペンも使用しないようにしましょう。ただし、油性とはいえ、マジックだとどうしても書いた時点で文字がにじんでしまい、見栄えが良くありません。これも避けましょう。サインペンやボールペンを使用する場合は、太さも大切な要素です。通常、内定承諾書そのものの表記に使用されるのは、0.5mm前後のボールペンですので、封筒に使用するのは、それよりやや太めの、0.7〜1.0mm程度を目安にしてください。宛名部分は1.6mmが望ましいです。

封筒表面の書き方

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表面には、受取人である企業の「郵便番号」「住所」「企業名」「宛名」を記載します。順序としては、住所→企業名→所属部署名→（場合によっては肩書き）→受取人の名前、となるように書きます。切手は、和封筒の場合は左上、洋封筒の場合は右上の位置に貼り付けます。

郵便番号・住所の書き方

郵便番号は、封筒の上部に横書きにします。郵便番号枠がある和封筒の場合、住所は郵便番号枠の右端のラインに揃え、郵便番号枠から一文字下げたところから書き始めると、適度な余白になります。自分で内定承諾書返送用の封筒を用意する場合は、和封筒を選ぶことのほうが多いでしょうが、企業から送られてきた内定承諾書返送用の封筒を使用する場合、洋封筒ということもありえます。その場合は、郵便番号と住所の書き出しは、端から２文字分あけて書き出すと、適度な余白になります。いずれも、住所は都道府県を省略せず、１行で書ききるのが理想です。２行になる場合は、１行目より１字下げた位置から、２行目を書き始めます。ビル名や階数も、省略しないようにしましょう。都道府県名やビル名、階数を省略しない理由としては、万が一、郵便番号や住所に誤りがあった場合でも、きちんと受取人へ届く確率を上げるためです。

宛名の書き方

企業名や所属部署名を書く際は、失礼がないよう、必ず正式名称で書くようにします。法人格については、「（株）」「（有）」などのように略さず、「株式会社」「有限会社」などと書くことが正式なかたちです。所属部署名は、企業名の下に、一文字あけて書く、または行を変えて書きます。通常、「（部署名）（担当者名）様」が宛名となりますが、担当者名がわからない場合は、「（部署名）御中」もしくは「（部署名）採用ご担当者様」とします。

敬称の使い分け

「様」が特定の個人への敬称にあたるのに対し、「御中」とは、「組織の中の、特定ではない誰か」に対して使用する敬称です。したがって、たとえば「株式会社○○御中　△△様」というように、「様」と「御中」が重複するような表記は、間違いにあたるので、必ずどちらか一方のみを使用することになります。

受取人の名前を書く位置

受取人の名前を書く際は、名前が封筒の中央に来るように、住所よりも大きめの字体で書きます。「株式会社○○　△△部　御中」のように、「御中」を使う場合は、「△△部　御中」を中央へ書きます。「株式会社○○　△△部　□□様」のように、「様」を使う場合は、「□□様」が中央に来るように配置して書きます。気を付けなければいけないケースとしては、企業から返信用封筒が同封されており、あらかじめ宛名が記載されている場合です。そちらを使用する場合は、敬称がなく、「行」「宛」となっていることが通常ですので、「御中」「様」など、適切な表現に直すようにしてください。「行」「宛」に二重線を引き、「御中」「様」と書き直します。

「内定承諾書在中」の記載は必要？

封筒表面に「内定承諾書在中」の旨を記載することは、必須というわけではありません。ただし、特に大きな会社の場合は、同日に複数の書類が届くでしょうから、ほかの書類にまぎれてしまったり、開封が後回しになってしまう可能性もありえます。今回の内定承諾書のような重要書類の場合、確実に、また、いち早く、担当者の手元に届くことを考えると、目立つように「内定承諾書在中」と書いておいた方が良いでしょう。この場合、赤文字で「内定承諾書在中」と書き、赤い枠で囲みます。位置としては、封筒表面の左下あたりに書きます。縦書きの場合は縦に、横書きの場合は横に書くようにします。