IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

書類選考の基準と書き方|選考期間/通過率・落ちる理由

書類選考・ES

就活や転職で書類選考に応募したけど連絡が全く来なかったり、そもそもどうやって書類や職務経歴書を描いたらいいのか分からないという人も少なくないでしょう。そこで今回は書類選考の基準や通りやすい書類の書き方や間違えやすいポイントを解説していきます。

更新日時:

書類選考とは

書類選考とは

中途採用でも新規採用でも、採用試験において必ずと言っていい程行われるのが書類選考です。基本的に書類選考にかけられる時間は1枚数分から、長くても10分程で、短期間のうちに多数の応募者をふるいにかけていきます。

意味

意味

書類選考は文字どおり「書類」によって就職希望者を選考することを指します。就職の場合、基本的に何か特別なスキルが無い限り、書類選考から始まる事が普通であり、就職には避けては通れない第一関門です。 多数の応募者が居る場合、一人一人面接する時間もありませんし、採用担当者の身体も持ちません。そのためまずは書類で面接に進める応募者を選んでいきます。また、書類選考の中にも1次選考、2次選考とがあり、徐々にかける時間を増やしていく企業も多いです。

書類選考の基準

書類選考の基準

書類選考ではさまざまな視点から応募者をふるいにかけていきます。書類のみで判断するので、履歴書が薄汚れていたり、字が読めなかったりすると読まれることなく、不採用になってしまいます。せっかく書類に書く内容を考えて時間を割くのですから、万全の状態の書類を提出することが重要です。

努力を惜しまない人材かどうか

最近ではパソコンで印刷するタイプの履歴書も多いですが、もしも本当に受かりたい企業に履歴書を送るのなら、手書きの方が採用担当者からの印象は良いでしょう。 パソコンで印刷するのは「楽だから」「間違えないから」「見やすいから」という理由が多いでしょう。しかし、たくさんの印刷履歴書の中にキチンと手書きで一枚ずつ丁寧に努力して書いているというのがわかる手書きの履歴書があれば、他の履歴書より目に留まりやすくなります。 文字があまり綺麗に書けないという人も多いですが、字が下手でも丁寧に書けば熱意は伝わります。要は努力が採用担当者に伝わるかどうかです。

経歴と欲しい人材がマッチしているか

書類選考では会社で今欲している人材と、経歴やスキルが合致しているかどうかを検討します。学歴を問わない、経験も問わないという会社でも、やはり目を引く経歴や役立ちそうな資格を持っていれば一歩他の候補者よりも先に出ることができます。 転職の場合なら、全く見当違いの職に応募して採用されるのは、確率的にも難しいと考えていた方がよいでしょう。もちろん、前々からの憧れていた職業で夢を叶えた人もいますが、一般的に経歴もスキルも一致しない職業で成功するのは稀です。自分がこれまで何をしていたのか、何を学んできたのかを生かせる職業に絞りましょう。

書類の書き方

書類の書き方

書類選考は形式的なものではありますが、適当に書いたり軽視してしまうのはNGです。応募者の大多数は書類選考で落とされてしまうということを念頭に置きましょう。面接まで進めるように、細心の注意を払って作成することが大切です。

履歴書

文字や写真、内容などから応募者の熱意と努力を読み取られるのが履歴書の特徴です。文字が綺麗でなくても、丁寧に書きこむことで熱意をアピールします。提出年月日には提出する(郵送する)日付を書き込むことを忘れないようにしましょう。コピーされることも想定して黒の万年筆、又はボールペンを使用するようにします。 希望条件や特技の欄はただ書くのではなく、自己アピール欄として自分に何ができるのかや、将来への抱負を表現します。性格や熱意はここから読み取られることが多いです。

職務経歴書

職務経歴書は新卒ではなく、転職採用において多く採用されるフォーマットです。少なくともA4用紙1枚、多くとも2~3枚までに留め、これまでの経歴を要約していきます。最初にこれまでの経歴を300文字程度にまとめた要約文を書くことで採用担当者に興味を持ってもらいます。 また、これまで務めた会社の概要も記入することで前職の職務内容が採用担当者にイメージしてもらいやすくなります。

編年体形式/逆編年体形式

編年体形式/逆編年体形式では入社年月や転職、昇格年月が見出しとなります。新卒からこれまでどのような業務をしてきたのかを時系列でまとめていくことで、職務経験と職務に対する習熟度を効果的に伝えることができます。編年体形式では入社から、逆編年体形式では現在から遡っていきます。逆編年体形式では直近の職務を効果的にアピールできます。

キャリア形式

専門性の高い職務やプロジェクトに従事していたものの、転職回数が多い場合やさまざまな場所で勤務していた場合、キャリア形式の職務経歴書が向いています。プロジェクト単位で記入していくことでプロジェクトの重要性、培った業務知識をアピールできます。例えばIT関連の業務なら使用言語や環境、使用機種や資格を入れてアピールします。 また、設計者やデザイナーなど、クリエイティブな仕事なら、自分のこれまでの作品を添付(持参)するようにします。話すのが得意ではなくても、作品がスキルやキャリアを示してくれます。

添え状

添え状

履歴書や職務経歴書を就職希望先に送付する際には、添え状を一緒に同封するようにしましょう。職務に対しての熱意や、どこで採用情報を見たのかを交えて丁寧に書いたものを同封することで、封筒を開けた瞬間の担当者の印象が格段によくなります。 情報の伝達が基本的にデジタルになっているからこそ、アナログ的な添え状は抜群の効果を発揮します。1行ずつの志望理由、簡単な自己PRを記入することで熱意が伝わりやすくなります。

封筒の書き方

封筒の書き方

応募者の大半は気にしていませんが、採用担当者からの第一印象を決めるのは職務経歴書と履歴書が入った封筒です。封筒は採用担当者が一番初めに見るものです。住所が雑だったり切手が斜めだったりすると、第一印象が悪くなってしまいます。丁寧に作成しましょう。 封筒の表面の宛先の住所は都道府県から、会社名も略さず正確に書いていきます。裏側の左下に自分の住所、名前を書き、表側の左下に「応募書類在中」「~職応募書類在中」と記入し、採用担当者の所までスムーズに書類を届けましょう。封筒も定形外の物を利用し、クリアファイルで書類に汚れや折り目が付かないようにしましょう。

書類選考の期間と結果連絡までの日数

書類選考の期間と結果連絡までの日数

新卒や転職用の書類選考を受ける時、どうしても合否の連絡が来るまではドキドキして不安な気持ちになることでしょう。パートやアルバイトでも同じですが、やはり正社員としての第一志望への書類選考は一番緊張します。 連絡が来るのは3~5営業日程度か、1週間後か、それとももっと長くかかるのでしょうか。場合によっては、いっそ会社に問い合わせた方が早いのではないかと焦ってしまうでしょう。書類選考の一般的な期間と、連絡までの日数について解説します。

1週間

1週間

書類選考に通過した場合、一般的に中小企業では1営業日~1週間程度で連絡が来ます。30~50人程度の中小企業だと、採用担当者が興味を示せばすぐに社長へと書類が上がり、面接の日程が組まれます。 反対に大企業の場合、人事担当の人数も応募者も中小企業と比べて多いので、書類を見る人数分余計に時間が掛かることになります。一週間で連絡が来るのは稀でしょう。 また、書類を送付した後は会社の営業日で日数を数えることが必要です。月曜日から金曜日、翌週の月曜日、火曜日で1週間です。カレンダーでもう1週間経ったのにと必要以上に焦ることも無くなります。

2週間

2週間

一般的に書類選考に通過できた場合、2週間で連絡が来ることがほとんどです。時期にもよりますが、書類が届いて遅くとも1~2週間で選考、結論を出します。書類が届いた後、人事がチェックして問題ない(もしくは興味を持った)書類をさらに上の求人を扱う部署に回された後、面接官との日程を組む必要があるので時間がある程度かかります。 書類審査に通過した場合、大企業でも中小企業でも、大抵この10営業日を過ぎたあたりで連絡が来る事が多いです。

1ヶ月

1ヶ月

書類選考が始まってから1か月がたってもまだ連絡が来ない場合、もう書類選考に落ちてしまったのではないかと考えてしまうでしょう。大抵の場合、書類選考に通過した人に早く連絡が行くので、1ヵ月経っても連絡が来ない場合(そのまま連絡が来ない場合もあります)書類選考には落ちてしまったと考えるのが妥当です。 しかし、全ての書類選考に当てはまるわけではなく、体質的に返事の遅い会社や超大手企業でそこまで切迫して人員補充が必要でない場合もあります。また、転職サイトなどに採用情報を掲載している場合、募集の締め切りが過ぎた後から選考が始まる場合もあります。

遅い理由・早すぎる理由

遅い理由・早すぎる理由

早すぎるのは稀

書類選考で早すぎる通知というのは、不採用の可能性が高いです。パッと見た瞬間、企業に合わないような人材だったり、職歴だったりすることが多く、「どう考えても採用の可能性は無い」という人には、ちゃんと書類を見てくれたのだろうか、という程の速さでお断わり通知が来ることもあります。 反対に早すぎる書類選考通過通知は、あまりに良い人材で、他の企業に取られてしまう前に面接しておきたいという、企業側の期待が高まっている良い状況の可能性が高くなります。中には書類を提出しただけで採用と通知が来た人もいます。

書類選考の担当者が忙しい場合

書類選考の選考期間が長いのは、書類選考の担当者が他の業務を兼任しており、書類選考に割く時間が取れないことが多々理由として挙げられます。採用担当者は基本的に事務や社務とを兼任していたり、採用の部署に居ても入社説明会や面接といった日々の業務に終われていることも少なくありません。

書類選考に時間がかかっている

超大企業の場合、書類選考への応募人数も相当のものになるでしょうから、部署で担当しても全て見れていないということもあり得ます。応募者が単に多い場合や、複数の転職サイトから募集をかけた場合、選考用の書類が多かったり、フォーマットがバラバラだったりして書類選考に時間がかかってしまいます。 また、書類選考担当の人員が不足していたり、ある程度応募する人が集まらないと選考を始めない会社もあります。

長期休暇が重なっている

ゴールデンウィークや夏休み、お盆休みなど、全員の休暇でなくても社員が交代で休みを取るような長期休暇のシーズンは、普段よりも選考期間が長くなってしまいます。少なくとも休暇期間が終わってからの書類選考結果通知になると覚悟しておきましょう。

不合格で連絡がこない

残念なことに書類選考に不合格だった場合、通知を行わない会社も多々あります。不合格の場合、面接の日程調整も急いで人材を確保する必要もないですから連絡は後回しにされ、最悪の場合連絡が来ないこともあります。こちらから電話して、合否を聞いても教えてくれないことが多いので連絡は控え、他の企業の選考へ応募するようにしましょう。

手違いで連絡が来ない

たまに応募者からの書類が会社に届いていなかったり、書類選考後に連絡をしたはずなのに、どこかの行き違いで連絡が届いていなかったりする場合もあり得ます。一番困ってしまうパターンですが、どちらも連絡したつもりなので厄介です。 どうしても心配な場合は、問い合わせてみましょう。採用・不採用の問い合わせで即不採用になってしまう可能性は非常に少ないですが、相手が返事をしていないと決めつけるような連絡は、相手を不快にさせてしまう可能性があります。「書類が届いていなかったら申し訳ない、再送する」と、企業側を疑っていないことを強調して問い合わせましょう。

書類選考の通過率

書類選考の通過率

基本的に書類選考は、経験や年次、スキルなどによって通過確率は変動するため、確実とは言い切れませんが、一般論としての書類選考の平均通過確率というのがあります。基本的に就職・転職活動では書類選考、筆記試験(無い場合もあります)、面接という順に進んでいきます。 新卒の就職活動では、まだまだ社会経験が無いことが当たり前で、これから会社で育てて行くので将来に期待が持てる人材なら、ある程度緩めに書類選考を通過させて、とりあえず面接を行うことも多いです。

中途採用

中途採用の場合、新卒ならある程度窓口が広かった企業も、段々求める人材の期待が高まるにつれ書類選考通過の確率も下がってしまいます。会社によりますが、転職となると平均的に30%程が書類選考の通過確率です。意外と書類選考に通過しにくい事に驚いたでしょうか。5社の面接に進みたいなら最低15社の書類選考が必要な事になります。 いわゆる「経歴美人」の人で、自分の経歴と職業からきちんと向いている会社に絞って書類選考に応募すれば、書類選考をほぼフリーパスできるということもあり得ます。転職に置いて書類選考通過率を高めるには、自分の経歴とスキルに合わせた仕事を選ぶことが重要になってきます。

書類選考で落ちる理由

書類選考で落ちる理由

書類選考は第一印象で決まる

企業の規模や大きさによって、どの程度書類が集まって来るかは変わりますが、書類選考というのは数分しか時間をかけられません。最初はじっくり熟読されることはほとんどなく、第一印象で決まってしまう事を覚えておきましょう。最低限のルール違反や、読みづらい履歴書、分かりづらい職務経歴書は読んでも貰えずに返却されてしまいます。

読んでもらえない

また、重要なのは自分の提出した書類が採用担当者に「読んでもらおう」という気分になるかどうかという事です。選考用の書類はたくさんの人が気合を入れて書きこみますが読んでもらえなければ、せっかくの良い経歴も宝の持ち腐れです。 情報量が多すぎたり、誤字脱字が酷かったり、段落が無かったりして、あまりにも読みにくい場合は経歴を読み込むまで行き着かないことが多いです。伝えたいことを簡潔に纏め、リズムよく採用担当者に読み込んでもらうことが重要です。

自分の基本情報を間違えている

そんなことあり得ないと感じるでしょうが、実際に手慣れている部分であり、文章だからこそ引っ越す前の住所を書いてしまったり、都道府県の漢字を間違えてしまったりすることがあります。 さらさらと何も見ずに書ける部分が一番危ないという事を覚えておきましょう。地名や番地、電話番号などは勘違いしやすいので、書き上げた後にもう一度確認しましょう。

学歴・職歴欄の間違い

学歴や職歴欄はある程度フォーマットと決まりがあります。決まりがある分そこから少しでも外れると目立ちやすいので注意が必要です。学歴と職歴の際には卒業年や月を間違えないようにしましょう。 また、新卒の際には、中学卒業から書いていた学歴も、転職活動の際には最終学歴から1つ前までで残りは職歴に欄を割きます。義務教育は書く必要が無いので注意しましょう。 最後に、全ての学歴と職歴を書き終わったら右下に必ず「以上」と記入することが重要です。これで終わりという印なので書き終わった次の行の右側に書きましょう。

資格/免許欄

資格や免許は必ず正式名称で書くようにします。取得時から名称が変わっている資格は、取得時の名称を記入します。また、資格や免許欄に書くのなら、ある程度のレベルの資格が必要です。例えばTOEICは誰でも受験できますが、300点しか取れていないのに書いても書類選考に不利なのは明らかでしょう。 さらに、資格や免許を持っていなくて空欄にしてしまう人も多いですが、「特になし」と記載したほうが誠実に見え、好感度は上がります。また、取得予定(受験予定)の資格があるならそれを記載してもよいでしょう。

全体的に抽象的である

書類選考に落ちやすい人の特徴として、全体的に抽象的で曖昧な回答しか書かれていないことが挙げられます。「たくさんの」とか「素晴らしい」などと言った表現ではなく、「売上120%」だとか「200人以上の営業」などと、数字を明確に提示する具体的な表現を使用しましょう。

書類選考のコツを掴めば通過率は上がる

書類選考のコツを掴めば通過率は上がる

いかがだったでしょうか。書類選考の基準や書き方、短すぎたり、長すぎる選考期間について解説しました。 次の仕事が決まるまではドキドキした期間を過ごすでしょう。しかし書類選考はコツを掴めば意外と通過できます。これまで何社も書類選考で落ちてしまったという人は、書き方や応募する職種をもう一度見直してみましょう。そうすることで、書類の通過率もアップするはずです。

関連タグ

アクセスランキング