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メールでの質問のポイント|件名/端的に/箇条書き・例文

初回公開日:2018年01月13日

更新日:2020年08月14日

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メール

ビジネスメールでの質問の仕方をお教えします。件名でできる印象アップの裏技、箇条書きにするだけで出きる?簡単な印象アップのビジネスマナー。あなたのメールが印象アップする本当の書き方をご紹介します。質問は端的に、がポイントです!

ビジネスメールで質問するメリット

ビジネスのシーンで大活躍のメール、社内、社外とわず、毎日何通も送ることがあるのではないでしょうか。口頭で説明したり質問するより分かりやすくすることができますし、ほかにもメリットがあります。 では、ビジネスメールで企業や取引先に質問をするのはなにがメリットなのでしょうか。

記録に残る

ビジネスメールで質問をするときのメリットの代表的なものと言えば、「記録にのこる」、ということです。 ビジネスメールでは「いつ」、「誰が」、「どこに」、「なんと」メールしたかが、のこるのが最適です。つまり宛先や送信者、本文や件名が残ったり、添付ファイルが残るビジネスメールでの質問は適役とも言えます。 もし行き違いになってしまったとしても、じぶんの送信履歴をみて、相手に「12月12日の夕方の16:30頃にメールしております」と伝えれば、探すのにも手間はとらせません。相手からのメールが迷子になってしまったときも、送信履歴を聞いて確認したり、メールの機能を使って、本文から検索したり、アドレスから検索したりと、いまは検索機能がついているビジネスメールがおおいので質問するまでもありません。

相手のスケジュールを邪魔しない

ビジネスメールでビジネスパートナーに質問をする点で、優れている点と言えば、「相手のスケジュールを邪魔しない」ということです。携帯電話やスマートフォンで操作をすれば、必要なときにだけ受け取ることもできますが、基本的に、メールはいつでも送ることができて、いつでも受け取ることができます。 しかも、基本的にいつでも返信をすることが出きるため、相手の会議中に送ってしまったとしても、会議が終わってからしか見ることもできませんし、返信もできません。このように、相手のスケジュールを気にすること無く、質問を送ることができるのです。質問が早急に返して欲しいときには、先に電話をかけてみて、そのあとメールで件名に「【重要】」とし、本文に急ぎであり電話までしてしまった旨をつたえれば大丈夫です。

ビジネスメールでの質問のポイント

ビジネスメールでの質問のポイントですが、気をつけて質問をしなければ、失礼になってしまいます。それをさけるために、今回はビジネスメールでビジネスパートナーに質問をするときのポイントをご紹介します。 まずひとつ目は、「伺う」の使い方です。「行く」という意味と「尋ねる」という意味を持っている「伺う」は質問をしたいビジネスメールではよく使用されますが、間違った使用方法が目立っているときもおおく見受けられます。「意見を聞かせてください」という意味の「伺わせてください」という文章は。動詞が重複するので間違っています。 正しくは「お伺いいたします。◯◯◯についていかがでしょうか」もしくは、「◯◯◯について、伺いたく存じます」です。

件名

質問のビジネスメールでは件名も重要となってきます。ビジネスメールでは、件名で目立たせたいときなどには「【】」をしようします。 例:【重要】明日の会議について 例:【御礼】昨日の食事会のお礼 例:【質問】研修会の日時について このように冒頭に【】で区切って、なにを伝えたいかを記載する事によって、ビジネスメールの重要度や親展度が一目で伝わり、優先順位をつけてくれます。そのため、すぐに返信が欲しいときなどは【早急】や【至急】などのように指定を出した方がいいでしょう。 とくに、本文の内容が少し分かるようにしておくと、なにについてのメールかすぐに伝わり、面倒をかけません。かならず、「質問」だけなどではなく、「◯◯◯についての質問」「【質問】◯◯◯について」という形にして相手の手間をはぶきましょう。

質問の前にことわりをいれる

ビジネスメールなので必要なメールではありますが、それでも相手を思いやって本文を記載するのが重要です。 たとえば、「お忙しい中、失礼いたします。」とか「ご多忙のなか失礼いたします。」などで簡潔に済ませましょう。あまりひとことの断りに長々としてしまうのはいけません。 相手に感謝したり、謝罪を入れる言葉を、一言でいいので入れておきましょう。

端的に

ビジネスメールでの質問は、端的にまとめた方がいいです。要点をしぼっておいて、分かりやすく記載しましょう。 例: 件名:【質問】第二回打ち合わせ日時について 株式会社◯◯◯、営業部、営業課、係長、鈴木山まさしさま 平素より大変お世話になっております。 お忙しいなか大変恐縮ですが、来週に控えた第二回打ち合わせについてご質問させていただきます。 11時からの開催でしたが11:30からに変更することは可能でしょうか。 ご検討のほどよろしくお願いいたします。 □□□株式会社、営業部、第一営業課、坂本りゅうへい、〒000-0000、東京都品川区567-8シーサイドビルディング品川8-105□□□株式会社、電話03-000-0000、携帯電話090-0000-0000、メールアドレスaaaaa@bbb.co.jp

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