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社内メールの書き方や例文|お願い/お礼/年末年始・マナーや注意点

初回公開日:2018年02月01日

更新日:2020年08月14日

記載されている内容は2018年02月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

社内メールにも適切な書き方や例文があるから、もし社内メールをどういう風に書けば良いかで困っている人がいれば積極的に適切な書き方や例文を見てみると良いです。そうすれば社内メールを上手く書けるようになってきて、言いたい事を文章でしっかりと伝えられます。

社内メールの書き方や例文

社内メールを書く際には適切な書き方があるから、なるべくそれに倣うように手を進めていくべきです。その理由としては社内の人に送るメールであったとしても、礼儀正しくしなければいけないためです。それに適切な社内メールを送る事ができなければ、社内の人からの信用にも関わってくるため社内メールには特に気を付けておくべきです。 そうは言っても適切な書き方を参考にしていけば間違った社内メールを送る事は基本的には無いため、それほど心配しなくても良いです。だから社内メールをしっかりと書きたければ、適切な書き方をなるべく見るようにするべきです。そうすれば誰が見ても印象を悪くしない社内メールを書く事ができて、社内の人に実際に送ったとしても大丈夫です。

お願い

社内メールでお願いをする際には「○○の件について、よろしくお願いいたします。」と書けば良いです。社外の人に対しては丁寧な言葉遣いをする事は当然になってくるのだけれど、もちろんそれは社内の人にも同じ事だから特にお願いをする場合に言葉遣いに細心の注意を払うべきです。 その他のポイントとしてはどういう文章を書けば相手が受け取って良い気持ちになるかを考えると良い事です。その理由としては自分の視点だけではなく、相手の視点に立つ事で書き方にも工夫が表れて、より良い文章になるためです。だから一つの視点で考えないようにして、さまざまな見方をしていくと適切で社内メールにも良い影響を与えます。

お礼

社内メールでお礼をする場合には「○○の件、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。」と書けば適当です。特にお礼をする際には感謝の気持ちを述べるとともに、これからも仕事の事で頼る可能性があるから、その事についても触れておくと良いです。だから社内メールのやり取りで、関係を上手く続けていけるように意識する方が適当です。 お礼の言葉を書く際に一般的な定型文を使う事も良いのだけれど、なるべく自分の言葉で書く方が良いです。それはやはりその言葉を受け取った人の印象も変わってきて、適当な関係をずっと続けていけるようになるからです。したがって社内メールでお礼をする機会が来た際には、どういう書き方をすれば良いかを意識してみるべきです。

年末年始

年末年始に社内メールを送る際には「今年一年大変お世話になりました。」や「今年も一年おろしくお願いいたします。」と始めるようにすると良いです。特に年末年始の場合は一年間一緒に仕事をしたお礼や新たな一年が始めるため改めて挨拶をする事が大事になっているため、社内メールの本文になる前に言葉を付け加えていくと良いです。 社内の人とは今後も一緒に仕事をする仲だから少しでも関係を良くしておかなければいけないため、社内メールを送る時にはどういう文章を書くかに関して細心の注意を払うべきです。自分の書き方次第で今まで築いてきた関係を崩してしまう可能性も考えられるから、なるべくそうならないようにするためにも充分に意識して書くようにすると良いです。

入社

入社時に社内メールを送る場合には自分の名前、年齢、どこの部署に配属されたかと最後に意気込みや「今後よろしくおねがいします。」などを書く事が大事になっています。なぜなら相手は自分の事を全く知らず、まずは自己紹介をしなければ突然社内メールを送られたとしても返信に困るからです。 特に入社時にどういう社内メールを送るかで相手からの自分に対する印象が決まってしまうため、なるべく良い印象を与えるためにも書き方に特に注意するべきです。その他にも社会人としてどれぐらい適切なメールを書く事ができるかも見られているから、一人前にメールを送られるようにしておかなければいけないです。

退社

退社をする場合に社内メールを送る際には「○○部のみなさま、お疲れ様です。今まで仕事をしてきた中でさまざまな方のお世話になり、成長する事ができました。本当に多くの事を学ばさせてもらい、本当にありがとうございました。ここで経験した事を今後の人生に生かしていきたいと考えています。」と書けば良いです。 退社時にはこれまで一緒に仕事をしてくれた人達への感謝の気持ちを言いつつ、会社で学んだ事をこれからの人生で生かしていきたいと言う前向きな文章にすれば社内の人を悲しい気持ちにさせなくても良くなります。だから退社をする人は社内メールの文章の中に感謝の気持ちを入れるとともに、会社で学んだ事をどういう風に生かしたいかを書くと適当です。

日程調整

社内メールで日程調整をする際には「○○の件で直接お話をしたいのですが、どの日にちが空いていますか? ご回答のほど、よろしくお願いいたします。」と書けば良いです。その理由としては自分の都合だけで考えるのではなく、相手の都合も頭の中に入れなければならなく、相手があいている日にちも聞かなければならないからです。 自分が空いている日にちを伝える事も大切になってくるのだけれど、まずは相手が空いている日にちを伺う方が良いです。その中から自分がどの日にちが良いかを言う事で、日程調整を上手く進めていく方が相手との関係を崩す事はないため安全です。だからただ単に自分が空いている日にちを伝えるのではなく、日程調整の際には相手優先にしていくべきです。

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