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内定通知書の返事の書き方や例文|メール/お礼状・注意点や対処法

内定後

これまでの就職活動の努力が実を結び、面接を受けた企業から内定をもらい喜ぶのも束の間、就活生は企業からもらう内定通知書にお礼の返事をしなければなりません。ここでは、内定通知書の返事の書き方をポイントを押さえながら紹介していきます。

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内定通知書の返事とは?

内定通知書の返事とは?

内定通知書を受け取った時に、内定者がその内定先の企業やお店に出すお礼状のことをさします。 書く内容は、採用してくれたことへのお礼と、その会社で働く際の意気込みなどを書きます。 お礼状を書かなければ内定が取り消しさせるかというとそうではないですが、会社に好印象を与えるため、最近では、高校や大学の就職課・学生課が学生に対して「内定通知書を受け取ったらお礼状を出すように」という指導をしているところが増えてきています。 また、転職の場合にも内定通知書に対してお礼状を出す人が増えています。

マナーを守って誠実な対応を

ここでは、就職や転職が決まった際の内定通知書に対する返事の書き方とポイント、注意点や対処法をご紹介します。 また、就職活動、転職活動では、1社しか応募しないケースは稀なため、複数社から内定通知書をもらうこともあるでしょう。内定の辞退は気が重い作業ですが、そんな時のための書き方もご紹介します。 内定をもらってお礼を送る場合も、辞退をする場合も、後々トラブルにならないように、しっかりとマナーを守った上で、誠実な対応をとるようにしましょう。

内定通知書の返事を出すタイミングは?

内定通知書の返事を出すタイミングは?

内定通知書を受け取ったらすぐに出しましょう。メールの場合は、即時性を活かし、すぐに返事できるのがメールです。内定通知書をいただいた翌日までには送ります。 お礼状の場合は、できるだけ翌日には投函したいものです。早ければ早いほど価値がありますが、遅くとも先方の手もとには一週間以内に届くようにしましょう。

内定通知書の返事の書き方や例文

内定通知書の返事の書き方や例文

どんな内容を書くの?

内定通知書の返事は、メールでも、お礼状でも内容は下記の流れになります。 1.ビジネスマナーに従った挨拶を文頭に書く 2.内定を出してくれたことへのお礼を述べる 3.その会社で働く意気込みを簡潔にまとめる 4.改めて感謝の意を述べ、結びの挨拶で締める 内定通知書を頂いたことに対しての感謝の気持ちと、高い入社への意欲をなるべく早く伝えることが大切です。

メールの場合

メールの場合

内定通知書がメールが来たら、社会人として丁寧な返信をしましょう。その会社で働く場合は、会社でのその後の印象を良くすることにも繋がりますし、断る場合であったとしても、企業は次の候補者を探さなければなりませんので、早めに伝えてあげることが必要です。 人事担当者が知りたいことは「この会社に入るつもりがあるのか、それともないのか」の1点なので、内定通知書の返事のメールでは、それを明確にすることが大切です。ポイントとは、短く・簡潔に・丁寧に・素早くが大切です。

メールの書き方例

【例文】 株式会社●● 人事部 ●●様 大変お世話になっております。 本日、貴社より内定のご連絡を頂きました●●です。 この度採用のお知らせをいただき、心より感謝の程申し上げます。 本当にありがとうございます。 改めて入社の意を強くすると共に、入社までの間に貴社にふさわしい人間となれるよう努力いたします。 今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。 採用のお礼を申し上げます。 署名

お礼状・封筒の場合

お礼状・封筒の場合

内定通知書に対するお礼状は、便箋に手書きで書きます。 便箋は縦書きが基本ですが、横書きでも問題はないでしょう。

準備するものは?

内定通知書のお礼状は時間がかかってもいいので、手書きで丁寧に書きましょう。そのほうが内定を頂いた企業への感謝の気持ちが伝わります。書く前に用意すべきものは以下の通りです。 ◆黒ボールペンまたは万年筆 ◆白無地の封筒・便箋

書き方例(学生向け・就職の場合)

【例文】 ●●株式会社 人事部 ●●様                                拝啓  時下ますますご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。 このたびは、内定のご通知を頂戴し、本当にありがとうございます。 早速家族へ報告致しまして家族ともども大変喜び、感謝しております。4月から貴社の発展に貢献できますよう、一社員として精進して参る所存ですので今後ともご指導の程よろしくお願い致します。 卒業までの間、悔いの無いように充実した毎日を過ごしたいと思います。  まずはお礼を申し上げたくお便りいたしました。                                        敬具                               平成●●年●●月●●日                                    ●● ●●

書き方例(社会人向け・転職の場合)

【例文】 ●●株式会社 人事部 ●●様  拝啓  初冬の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 このたびは、内定のご通知を頂き、誠にありがとうございます。改めて入社の意を強くすると共に、入社までの間、貴社にふさわしい人間になれるよう、より一層の努力に励むつもりでございます。未熟な私ではございますが、どうか今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。  まずはお礼を申し上げたくお便りいたしました。                                        敬具                               平成●●年●●月●●日                                    ●● ●●

内定を辞退するときはどうしたらいいの?

内定を辞退するときはどうしたらいいの?

メールがおすすめ

内定通知書をもらった後に内定を辞退したい場合、少し前までは電話や手紙、あるいは企業に出向いて口頭でお断りしていましたが、最近ではメールでのお断りが一般的になっています。 理由は、きちんとお断りした履歴が残り、担当者が忙しい時間に手を煩わせることもありません。また、内定辞退の連絡はなにより早く送ることが大切なため、すぐに書けてすぐに届くメールが適しています。 メールであったとしても、内定を辞退する意志と迷惑をかけて申し訳ないという謝罪の2点が伝われば十分でしょう。 ただし、入社承諾書を出した後に辞退をする場合など、相手へ多大な迷惑がかかる時はメールでは少し失礼にあたります。電話で連絡して直接謝罪した後に、お詫びの手紙を出しましょう。

書く内容は?

しっかりと失礼のないように、読み手がある程度納得するようなことを簡潔に記載し、お詫びの言葉を添えます。件名はシンプルかつ具体的にし、内定受諾の時と同様に誤字脱字には気を付けましょう。 他社に内定をもらいそこに入社するとは伝えにくいものですが、正直に伝えた方がいいでしょう。 その際、他社の雇用条件がよかった、御社の条件面に不満があるなどといった内容は書かないようにします。理由をすべて正直に伝える必要はありません。

書き方例

【例文】 ◆件名:貴社内定辞退のお詫び ◆本文: 株式会社●● 人事部 ●●様 大変お世話になっております。 この度、内定を頂きました●●です。 先日は、内定のご連絡を頂き心より御礼申し上げます。 今回、内定を頂いたにもかかわらず誠に恐縮ですが、 入社を辞退させて頂きたく、ご連絡申し上げました。 貴社以外にも面接を受けており、内定を頂いたことが理由です。 貴社にも大変魅力を感じており非常に迷ったのですが、 慎重に検討した結果、他社に入社することを決断致しました。 お世話になりました●●様をはじめ、 貴社には多大なご迷惑をお掛けしますこと誠に申し訳ございません。 こちらの一方的な都合で大変恐縮ですが、 ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 末筆ながら貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。 署名

内定辞退したい場合はいつまでにした方いい?

内定を承諾していても、法的には入社日の2週間前までであれば辞退できます。内定受諾書や入社受諾書を提出していたとしても契約解除できるため、実質的に法的な拘束力はありません。しかし、法的に認められているからといって不義理が許されるわけではありません。 中途採用を考える企業は、採用する人間の手間や時間、人件費以外にも広告費などの膨大な費用をかけています。また、内定後はあなたを受け入れる準備をしています。そんな中内定辞退されると、すべてが無駄になってしまいます。 社会人としての最低限のマナーを持ち合わせ、辞退を決めたら可能な限り早く伝えましょう。入社意志が無くなったからと連絡が途絶えてそのままということは絶対にやめましょう。

内定を辞退するときもマナーを大切に

不義理をした状態で放置してしまうと、面接で接点をもった方が取引先になったり、個人間の繋がりがあって、後で大変なことになる可能性があります。辞退するのだから関係ないとは思わずに、最初から最後まで誠意ある対応をしましょう。 メールが来たら24時間以内には返信し、必ず最後に署名をつけます。面接を辞退するときはなにより誠実に、できるだけ早く辞退を伝えることが重要です。

内定通知書の注意点や対処法とは?

内定通知書の注意点や対処法とは?

いつまでに返事をしないといけないの?

一般的には、内定通知書をもらったらなるべく早く、遅くても3日以内には返事をします。返事を保留するのは1週間が限度です。 内定通知書を受け取った後に、返事を保留にしたい場合、理由について「第一志望ではないので、待ってください」と正直にいう方もいますが、企業によっては不快に思うこともあるため「家族と十分に話し合って決めたいと思っているので、待っていただけませんか」などと返答した方が無難でしょう。 早い企業では、待ってほしいと返答をした3日後に内定取り消しになるケースもあるようなので、できるだけ相手の迷惑にならないように誠意をもって保留のお願いをします。 他社で内定待ちの場合は、「●日までにお返事をします」など具体的に期限を告げて、こまめに連絡を入れましょう。

誤字脱字はないように

内定通知書に対する返事は、誤字、脱字に注意しましょう。特に先方の社名や担当者名に誤りがあると非常に失礼にあたります。内定通知書の返事を手書きで書く場合は、修正テープなどを使わず新しい便箋に書き直しましょう。

他に提出する書類がある場合は?

内定通知書を受け取った際に、他にも提出する書類があれば一緒に送りましょう。ただし、提出書類の用意のために時間がかかる場合は内定通知書のお礼状だけを先に送ります。

内定通知書を紛失した場合は?

内定通知書をなくしたからといって内定が取り消されるわけではありません。入社承諾書を提出していれば特に問題はありませんが、大切な書類をなくしたということには変わりませんから、企業に連絡して内定通知書の再発行を依頼しましょう。 その場合は、メールではなく電話で連絡をするのがマナーです。自己判断で行動してしまうと失敗にもつながりかねませんし、最悪の場合は就職できなくなる可能性もありますので、必ず企業に連絡しましょう。 ただし、再発行してもらえるとはいえ、そそっかしい印象を与えてしまうことは覚えておきましょう。内定に影響することはありませんが、自身の評価を下げる可能性はあるので、対応には注意が必要です。 内定通知書は、「企業が内定を出した」ということの証明書でもあります、後々内定取り消しなどのトラブルがあったときに役立ちますので大切に保管しておきましょう。

内定通知書が届かない時は?

面接終了から内定通知書が届くまでは、企業によっては幅があり、早い場合は即日わかりますし、応募者が大量にいる場合では一週間以上時間がかかる場合もあります。 面接の終わりに「結果については●日後にご連絡します」と言われた場合でも、多少前後すると思っていても間違いではありません。 内定通知書は、メールや電話があった後で書類が来る場合と、書類がいきなり来る場合の2通りがあります。 企業は優秀な応募者であればぜひ自分の会社に来てもらいたいと考えるので、書類より先にメールや電話で連絡が来ることが多いです。そのため、メール、電話が先に来た場合、書類はその後遅れて届くこともあるため、さらに数日~一週間ほどかかると考えておくといいでしょう。

自分から確認の連絡をしてもいいの?

採用の連絡があったにも関わらず内定通知書が送られてこない、あるいはそもそも採否の結果がわからない場合、自分から企業に問い合わせをしても問題ありません。 連絡をしてもいいタイミングは、内定の連絡があった場合はその日から1週間後、そもそも採否の結果がわからない場合は面接から1週間経過後を目安に確認しましょう。 内定の連絡、および内定通知書が遅くなるのは、選考に悩んでいることや、企業内で採用に関わる人が多く選考が遅れていることもありますし、内定通知書の対応をする担当者が多忙で遅れていることもあります。大きな会社であればあるほど、特に時間がかかる可能性があります。 入れ違いで連絡してしまうのを防ぐためにも、問い合わせるのは予定日を過ぎた直後ではなく、少し時間をおいてからが望ましいでしょう。

内定通知書と採用通知書・内定証明書・入社承諾書の違いとは?

内定通知書と採用通知書・内定証明書・入社承諾書の違いとは?

採用通知書とは?

内定通知書と似たものとして、採用通知書がありますが、それぞれに意味が異なっていますので注意しましょう。 採用通知書は採用試験の結果を伝えるものです。採用通知書はあくまで最終面接の結果が合格であったことを知らせるものであり、必ずしも採用が決定したという意味ではありません。内定通知書と採用通知書の大きな違いとしては採用が内々に決まっているかどうかです。これは就活生にとっては大きな問題であり、採用通知書をもらっただけでは安心できません。 採用が内々に決まったことを知らせる内定通知書をもらってようやく一息つくことができるので注意しましょう。

内定証明書

内定証明書は、内定者に対して会社からきちんとした証明をしたという書類です。内定が決まった時に、内定通知書が送られてきているのに、内定証明書を発行していない会社もあります。 内定証明書がない場合でも、内定通知書だけでも内定を十分に証明することができます。内定証明書と内定通知書はどちらも内定の証明書となると言えます。

入社承諾書

内定通知書を受け取った後、多くの場合は入社承諾書と呼ばれる書類の提出が求められます。 入社承諾書は内定承諾書と呼ばれることがありますが、いずれも「特別な理由がない限りは入社します」という意志を伝える書類になります。 入社承諾書を提出した後に内定を辞退したとしても法律違反にはなりません。入社承諾書には法的な効力はなく、あくまで企業と入社の約束を取り交わす文書となります。 ただし、内定後に研修や備品購入など会社の費用を使った後に内定辞退をした場合、会社によっては損害と捉えられる可能性があります。入社承諾書提出後の内定辞退は、注意が必要です。

内定通知書を手渡しされるときの失礼のない服装とは?

内定通知書を手渡しされるときの失礼のない服装とは?

無難なのはスーツ

内定通知書が手渡しされるときは、多くの場合、内定式の中で手渡しされることが多いでしょう。 この場合の内定通知書は、内定直後に郵送で送られてくるものとは違い、賞状のようなものです。企業の規模によって、代表者にのみ渡すのか、全員に一人ずつ渡すのか等やり方は違いますが、学生時代の表彰状授与式のイメージに近いです。 この時の服装は、基本的に企業から指定があるはずです。もしない場合はスーツを着ていくのが無難と言えるです。 どうしても不安な場合は、企業の担当者に事前に確認をしておくと安心でしょう。

「私服」の指定がある場合は?

「私服」の指定がある場合でも、節度をわきまえるのがいいでしょう。 具体的に言うと、ジーンズ、Tシャツという恰好はNGです。 男性ならジャケットとシャツ、女性なら落ち着いた雰囲気の洋服を選びましょう。 ただ、アパレル業界の場合は、服を扱う仕事をするということで、内定式でもおしゃれをして参加してほしい、と言われる場合はあります。その時は遠慮せずに私服同様のおしゃれをして参加しましょう。 いずれにせよ、下品・不潔な印象をもたれないような服装選びをしましょう。

マナーを守って好感度アップする返事を

マナーを守って好感度アップする返事を

内定通知書に対して、承諾する場合も辞退する場合も、例文を少しアレンジするだけで好感度の高いお返事が書けます。複数の企業を並行して転職活動をするのが一般的ですから、辞退されることも企業は覚悟しています。可能な限り早く誠実に連絡すれば、何も心配はいりません。 しっかりマナーを守って、気持ちよく新しい職場での生活に向けて準備を進めていきましょう。

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